Secretaire De Direction à France

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• Fonction publique: Fonction publique de l'État
• Employeur: Conservatoire National Supérieur de Musique et de Danse de Lyon (CNSMD Lyon)
• Localisation: 3 quai Chauveau – C.P. 120 – 69266 LYON CEDEX 09

• Nature de l’emploi: Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée: Non renseigné

Rémunération: Non renseigné
Catégorie: Catégorie B (profession intermédiaire)
Management: Non renseigné
Télétravail possible: Non renseigné

Placé sous la hiérarchie directe du Directeur de l’établissement et de la Directrice adjointe, l’Assistant de Direction joue un rôle clé pour la bonne organisation de la vie quotidienne de la direction. Véritable interface entre la direction et les différents interlocuteurs, l’Assistant de direction participe à prioriser et fluidifier les échanges, en interne auprès des différents services métiers, en externe entre la direction et les partenaires et les invités extérieurs. A ce titre, le poste requiert polyvalence, organisation mais aussi diplomatie, écoute et un grand sens de la confidentialité dans l’exercice de sa mission de service public.

Organisation de la vie professionnelle de la direction et du Protocole
- Optimiser l’emploi du temps du Directeur et de la Directrice Adjointe
- Suivre et prioriser les demandes, provenant des différents services en interne et en fonction des urgences
- Assurer le lien entre la direction et ses partenaires externes
- Synthétiser les informations importantes
- Organiser les réunions, en lien avec les différents types d’interlocuteurs
- Accueillir les partenaires extérieurs, notamment les représentants du ministère de la Culture, des institutions étatiques ou des collectivités territoriales, des établissements d’enseignement supérieurs, les partenaires associatifs ou privés, les mécènes…
- Préparation de rendez-vous protocolaires, en lien avec la direction et les différents services du Conservatoire
- Planifier les déplacements réguliers de la direction, s’approprier les logiciels métiers dédiés (plateforme de réservation hôtel, transport, ordres de missions, états de frais, certificats administratifs)
- Suivre les demandes et organiser les réceptions organisées par la direction
- Préparer le bilan global du budget de la direction
- Collaborer avec le service financier pour le suivi des procédures comptables

Collaboration à la vie des instances représentatives de l’établissement
- Planifier et organiser les élections des représentants du Conseil pédagogique et du Conseil d’Administration (Information, diffusion, préparation des listes, des bulletins de vote, tenue du bureau de vote, dépouillement)
- Assurer le rôle de Secrétaire des séances du Conseil d’Administration : organiser et participer aux séances du conseil d’administration, en assurer la logistique, rédiger les délibérations et les procès-verbaux.
- Assurer une veille juridique

Secrétariat de direction, Information et communication
- Assurer, filtrer et redistribuer l’accueil physique, téléphonique et la messagerie électronique
- Assurer l’information et l’orientation des différents interlocuteurs de la direction
- Assurer la réception et la distribution du courrier, des parapheurs des services, la diffusion et le classement des informations
- Produire des supports et documents de communication interne
- Assurer et gérer l’approvisionnement en fournitures de bureau pour la direction

L’Assistant de direction représente l’établissement à l’externe et joue un rôle majeur dans la diffusion de la communication et de l’information en interne entre les services de l’établissement (administratifs, technique et pédagogiques), ainsi qu’avec la communauté étudiante. L’agent doit pouvoir adapter son discours à différents niveaux d’interlocuteurs, pour répondre aux questions et orienter au besoin.

Compétences principales mises en œuvre:
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement du ministère de la Culture et de l’environnement économique et institutionnel
Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur ou du spectacle vivant

Savoir-faire:
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Principes rédactionnels
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Règles protocolaires – maitrise de l’anglais appréciée
- Maîtrise des outils informatiques

Savoir-être:
- Adaptabilité
- Sens de l’organisation et anticipation (gestion des urgences, des priorités)
- Réactivité, rapidité
- Sens du service au public
- Perspicacité
- Sens de l’écoute
- Fermeté et diplomatie
- Loyauté, confidentialité, lien de confiance avec la direction
- Appréhension des enjeux

Renseignements: Marion Boulet, RH, recrutement et formation / marion.boulet@cnsmd-lyon.fr

Candidatures: envoyer CV et lettre de motivation à recrutement.administratif@cnsmd-lyon.fr

Poste à pourvoir à compter du 18 avril 2025

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:
- Respecter les règles de confidentialité et de déontologie
- Fonctionnaire ou contractuels via un 1er CDD d’1 an
- Poste à temps complet : 36h15 hebdomadaires
- Poste télétravaillable – jusqu’à 1 jour par semaine, après une période d’immersion en présentiel
- Rémunération : selon les grilles de la Fonction Publique d’Etat et profil
- Droit à congés avantageux : 51 jours de congés annuels, soit 3,25 jours / mois + 1 RTT /mois, dont 2 fermetures annuelles : 6 à 8 jours à Noël et 3 premières semaines d’août.
- Restaurant universitaire à tarif très subventionné, participation 75% transports publics et/ou forfait mobilité durable (vélo ou covoiturage) jusqu’à 300 €/an, nouvelle Mutuelle et prévoyance du Ministère de la culture (à partir du 1er octobre 2025), carte Culture des monuments nationaux
- Accès gratuit aux évènements publics musique et danse sur site et hors les murs, association du personnel (yoga, chorale, activités, sorties…)

Poste de secrétaire administratif rémunéré sur le budget de l'EP

Vacant à partir du 18/04/2025