Secretaire à France

POSTE PROPOSÉ

Secrétaire médicale référente

CONTRAT

CDD; Détachement; Mutation

DESCRIPTIF

IDENTIFICATION DU POSTE:

• Lieu d'activité: Secrétariats médicaux du pôle Ville-Hôpital sur les sites de Trévenans, Belfort et Montbéliard
• Spécificité du poste: Assurer le management quotidien de proximité des secrétariats médicaux du Pôle Ville Hôpital en lien avec la coordinatrice du Pôle
• Grade / fonction: Assistante Médico-Administrative (AMA)
• Quotité de travail: 50% sur des missions de secrétaire référente / 50% sur des missions de secrétaire médicale.
• Rattachement hiérarchique: Niveau 1: la coordinatrice des secrétariats médicaux du pôle, B Capelle / Niveau 2: la cadre supérieure du pôle, A Rahm
• Responsabilité fonctionnelle: Le chef de pôle, les chefs de services et d'unités
• Relations fonctionnelles: Coordinatrice des secrétariats médicaux, cadre supérieure du pôle, cadres de santé, équipes médicales, les autres secrétariats, équipes soignantes, le personnel du bureau des entrées

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Horaires: Selon cycles de travail définis dans le référentiel RH.
• Contraintes organisationnelles et relationnelles:

Très bonnes connaissances du métier de secrétaire médicale
Très bonnes connaissances des procédures en vigueur dans le Pôle

• Matériels et outils utilisés: Outils informatiques, téléphone, terminologie médicale, copieurs, fax, plannings, fichiers, logiciels spécifiques à l'HNFC

DIPLOMES et PRE-REQUIS

• Connaissance de l'environnement médical
• Connaissance et expérience du métier de secrétaire médicale

• Contribuer à l'organisation et au pilotage des activités des secrétariats médicaux de consultation FME, chirurgie, médecine-anesthésie, du CRAP, d'HDJ, de la PASS ou du service social avec une polyvalence dans tous les secteurs, en lien avec la coordinatrice du Pôle.
• Animer les équipes en veillant à l'efficacité et la qualité du travail réalisé, en adéquation avec l'activité médicale et en lien avec la coordinatrice du pôle
• Etablir des plans d'actions en évaluant la charge de travail en fonction de l'activité médicale
• Assurer l'évaluation des connaissances et leur mise à jour.

Gestion des risques et de la qualité:

• Garantir l'identito-vigilance (INSi, Evoluance), le bon accueil physique et téléphonique des patients, la confidentialité et le respect absolu du secret médical dans tous les postes administratifs du pôle.
• Suivre les indicateurs institutionnels: Cisco (taux de décrochés), e-sirius (gestion du flux des patients), DICT, LIFEN, activités en télétravail et proposer des axes d'amélioration.
• Veiller à l'application et à l'optimisation de la politique qualité de l'établissement.
• Recueillir les faits marquants et les faire remonter à l'encadrement.

Gestion ressources humaines:

• Elaboration des plannings de travail et des congés annuels des secrétaires du Pôle
• Gérer l'absentéisme, les congés annuels, les conflits, les formations en concertation avec la coordinatrice
• Contribuer à l'organisation et à l'animation des réunions de service ou de flash-infos.
• Encadrer et évaluer les nouveaux agents, les stagiaires, les agents en reconversion professionnelle: adaptation à l'emploi (objectifs à atteindre, EPP, bilan sur les attendus de la profession)
• Contribuer à l'élaboration ou mise à jour des profils de poste en lien avec la coordinatrice.
• Organiser les entretiens professionnels annuels et les évaluations de fin de contrat.

Missions transversales:

• Rencontres hebdomadaires avec la coordinatrice du pôle
• Contribuer à l'élaboration de procédures / fiches d'informations et leur mise à jour / EPP.
• Assurer la gestion des secrétariats médicaux du secteur concerné en l'absence d'une des référentes.
• Recenser les besoins pour le PEH
• Gérer les besoins en reprographie (gestion du stock, commande) et en papeterie (Co-Pilote)

• Assurer des missions de secrétaire médicale dans les secrétariats médicaux du pôle telles qu'elles sont décrites dans les fiches de poste:

Secrétaire aux consultations externes du Pôle Ville Hôpital (Médecine, Chirurgie ou FME)
Secrétaire au Centre de Réception des Appels Patients
Secrétaire d'accueil et de programmation en Hôpital de Jour - Médecine

La secrétaire médicale référente disposera d'un bureau partagé avec les 2 autres secrétaires référentes pour les missions d'encadrement à 50% (1er étage du site de Trévenans) et disposera d'un poste informatique dans les secteurs concernés pour les missions de secrétaire médicale à 50%, à savoir:

• 1 poste aux guichets en consultation de Médecine-Anesthésie et 1 poste au secrétariat en Hôpital de jour
• 1 poste aux guichets en consultation FME et 1 poste au Centre de Réception des Appels Patients du Techn'Hom
• 1 poste aux guichets en consultation de Chirurgie.

• Avoir l'expérience du management d'équipe.
• Avoir une bonne expérience professionnelle en qualité de secrétaire médicale dans un établissement de santé.
• Connaissance de l'Hôpital et de son environnement ainsi que du système de santé (droits des patients).
• Maitrise des procédures d'identito-vigilance
• Bonnes connaissances en terminologie médicale

• S'adapter aux spécificités des services du pôle
• Savoir prioriser
• Savoir faire face aux situations inhabituelles
• Etre capable de gérer son stress
• Etre capable de proposer des améliorations organisationnelles sous forme de projet à sa hiérarchie
• Etre capable de concevoir ou de tester de nouvelles organisations de travail
• Etre capable de gérer les problèmes et de proposer des solutions concertées.

• Capacité de se positionner au sein des équipes
• Capacité d'analyse
• Engagement professionnel
• Tolérance, ouverture d'esprit
• Rigueur dans le travail
• Dynamisme et réactivité
• Sens de l'écoute
• Tact et discrétion, respect de la confidentialité
• Qualités relationnelles

PERSONNE À CONTACTER

LOUNES LAMIA

Les candidatures (CV + lettre de motivation) sont à adresser par courrier à l'adresse suivante ou par mail à recrutement@hnfc.fr :

Hôpital Nord Franche-Comté
100 Route de Moval
90400 TREVENANS
DRH - Cellule recrutement
0384983186

ETABLISSEMENT

Hôpital Nord Franche-Comté
100 route de MOVAL CS 10499 TREVENANS - 90015 BELFORT cedex
90400 TREVENANS