Assistant(e) de Direction - Direction générale H/F

Assistant(e) de Direction - Direction générale H/F

Vous aurez pour rôle de contribuer au bon fonctionnement de la Présidence/Direction générale en assurant, dans un environnement exigeant et stratégique, un appui administratif, organisationnel et logistique de haut niveau.

A ce titre, vous assurerez les missions principales suivantes:

• Assurer la gestion quotidienne d’un agenda complexe et à forte volumétrie, impliquant une coordination étroite avec le cabinet, les services de direction, les partenaires institutionnels et les tutelles. Visant à garantir une organisation fluide, cohérente et sécurisée de l’emploi du temps de la Directrice générale ;
• Filtrer et organiser le traitement des courriers électroniques et des sollicitations adressées à la Directrice générale, selon leur nature, leur urgence et leur degré de confidentialité ;
• Participer à l’organisation logistique des réunions, rendez-vous et événements impliquant la DG : réservation de salles, transmission des informations d’accès, commandes de prestations (repas, pauses), accueil des invités, mise à disposition des documents de travail ;
• Organiser les déplacements professionnels de la Directrice générale en France comme à l’international : coordination avec les services compétents, gestion des réservations, constitution des dossiers logistiques ;
• Assurer le support administratif du cabinet: notes de frais, commandes de fournitures, gestion des congés ;
• Gérer l’ensemble du courrier entrant et sortant : réception, tri, préparation des documents à la signature, mise en forme selon la charte graphique et archivage ;
• Élaborer, relire et mettre en forme des documents administratifs ou institutionnels (correspondances, notes, relevés de décision, supports de présentation) ;
• Assurer le suivi opérationnel des actions ou décisions confiées par la Directrice Générale : coordination avec les interlocuteurs concernés, traçabilité des actions menées, compte rendu de l’état d’avancement.

Profil recherché

Vous justifiez soit de 5 années d’expérience minimum dans un emploi à responsabilité équivalente et soit êtes titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur.

Le poste s’inscrit dans un environnement exigeant, dynamique et en constante évolution, au cœur des enjeux stratégiques de l’École polytechnique.

Polyvalent(e), rigoureux(se) et réactif(ve), vous devrez faire preuve de discrétion, d’adaptabilité et de professionnalisme, pour répondre avec efficacité à la diversité des sollicitations internes et externes.

Éléments de candidature

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

Qui sommes-nous?

L’École polytechnique, surnommée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.

Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.

Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.