Secrétaire Assistante de Direction H / F

Gitec Mathurins recrute pour l'un de ses clients, une association institutionnelle présente en France et en Europe, une Secrétaire Assistante pour assister la DG.

En binôme avec une autre assistante, vos missions seront les suivantes :

1. Préparer ou prendre en charge des dossiers, recevoir et traiter les demandes des interlocuteurs avec une forte autonomie, en appui de la direction concernée.
2. Assister la directrice générale au quotidien.
3. Assurer diverses tâches administratives afin de contribuer au bon fonctionnement du service.
4. Gérer l'agenda de la directrice générale.
5. Suivre et préparer les dossiers des différentes réunions et instances, et des entretiens.
6. Assurer une coordination fluide en interne avec les autres pôles.
7. Gérer le budget.
8. Gérer les instances :
1. Etablir les ordres du jour des commissions et comités, en lien avec les autres départements, en vue du Comité de direction restreint dédié.
2. Constituer et assurer la mise en ligne des dossiers pour les instances réunissant les adhérents.
3. Suivre la constitution et la transmission des dossiers pour validation de la directrice générale.
4. Mettre en forme les comptes rendus, les envoyer au président et assurer le suivi des modifications demandées.

De formation, BTS Assistanat, vous justifiez d'une expérience similaire d'au moins 5 ans au sein d'une direction générale.

Les compétences et qualités attendues pour ce poste sont :

1. Grande confidentialité
2. Sens du service, écoute et sens du contact
3. Polyvalence, rigueur, autonomie
4. Capacité rédactionnelle et de synthèse
5. Excellente maîtrise du Pack Office
6. Anglais courant

Spécificité du poste : Poste en binôme qui nécessite une grande confidentialité et disponibilité ; une capacité avérée à gérer la diversité et la multiplicité des tâches ; ainsi que de grandes qualités relationnelles et d'écoute.