DGEF - Secrétaire de direction et de sous-direction au sein du secrétariat

DGEF - Secrétaire de direction et de sous-direction au sein du secrétariat

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Direction générale des étrangers en France

• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Télétravail possible Oui

Groupe RIFSEEP: 1
NBI: 20 points
Vos activités principales:
Au sein de l’équipe de secrétariat de la direction de l’asile (3 personnes), et auprès de la directrice de l’asile et des deux sous-directeurs, vous serez en charge de la bonne organisation de leur activité, notamment de leur agenda, de leur correspondance téléphonique et écrite, de leurs déplacements, de la disponibilité de leurs dossiers.
A ce titre, vous assurerez les tâches suivantes:

1. Coordonner les agendas et les réunions : suivre l’agenda de la directrice et des sous-directeurs, organiser les réunions avec des partenaires extérieurs, prendre contact avec les secrétariats des différents services, réserver les salles de réunion;
2. Assurer le suivi des courriers, leur mise en forme et les corrections demandées;
3. Coordonner les plannings pour les congés, gérer l’arrivée des nouveaux agents;
4. Assurer le suivi du courrier (format papier et dématérialisé);
5. Préparer les dossiers des réunions : identification des documents nécessaires sur le réseau, en lien avec les sous-directions et départements, préparation des pochettes et des étiquettes.
6. Prendre en charge les aspects logistiques de la direction, des sous-direction et des départements : organiser les déplacements (réservation des billets, des nuitées d’hôtel), participer à la mise en place logistique des évènements du service.
7. Assurer l’accueil téléphonique et physique.

Vous contribuerez par ailleurs au bon fonctionnement de la direction par les missions suivantes:

1. Planifier les astreintes des cadres en lien avec le secrétariat du DGEF;
2. Assurer les actes courants de la gestion du personnel (absences, maladies, congés, tableau des congés etc.);
3. Utiliser le logiciel Chorus pour la direction (directrice et sous-directeurs) en lien avec les fournisseurs (frais de réception, factures, commandes);
4. Gérer les déclarations de frais de représentation liés aux cartes achats;
5. Procéder aux commandes de fournitures en lien avec les sous-directions.

Votre environnement professionnel:
La direction générale des étrangers en France (DGEF) est chargée, au sein du ministère de l’Intérieur, de la politique d’immigration, d’asile, d’intégration et d’accès à la nationalité française. La DGEF agit dans les domaines qui couvrent l’intégralité du parcours des étrangers en France : entrée sur le territoire, séjour, travail, lutte contre l’immigration irrégulière, asile, intégration, naturalisation.
La direction de l’asile est chargée de la conception et de l’application du droit d’asile, et de l’animation de la politique d’accueil et de prise en charge des demandeurs d’asile et des bénéficiaires de la protection internationale. Elle est composée de deux sous-directions et de cinq départements.

Profil recherché

Le poste nécessite de la disponibilité, de la réactivité et une grande capacité d’adaptation. Eu égard aux activités de la direction de l’asile, le poste exige une totale discrétion.
Durée attendue sur le poste: 3 ans.

Éléments de candidature

Personnes à contacter

lea.behr@interieur.gouv.fr

Localisation administrative et géographique / Affectation:
18 rue des Pyrénées, 75020 Paris
Métro 1 Porte de Vincennes ou métro 6 Maraîchers – RER A Nation

Poste ouvert aux candidats en situation de handicap
Aménagement de poste possible le cas échéant
Bâtiment récent (2015) accessible aux personnes à mobilité réduite (ascenseur)
Correspondante handicap sur site

Les avantages à rejoindre la DGEF :
Vous disposez d’horaires flexibles.
Vous disposez de 27 jours de congés annuels, de 15 jours de RTT ainsi qu’un système de récupération des heures excédentaires (rythme hebdomadaire de 38h).
Des formations vous permettent de perfectionner vos compétences et de progresser dans votre carrière au sein de la fonction publique éventuellement par la préparation de concours.
Pour vous accompagner, la DGEF dispose d’une chargée de mission qualité de vie au travail ainsi que d’une conseillère en évolution professionnelle.
Un service de restauration est disponible au sein de nos locaux.
Sur site sont présents la médecine du travail et une assistante de service social.