Construction jobs in Canada

Résumé du poste

Apporter un soutien au gestionnaire de propriété dans les opérations quotidiennes pour les immeubles du portefeuille et contribuer à la réalisation des projets annuels prévus au budget dans les limites des montants prévus. Le poste porte sur les fonctions administratives liées à la gestion immobilière et à l'analyse des contrats de location

Responsabilités principales
• Adopter et soutenir de manière proactive la culture de Pure en matière de durabilité environnementale et de responsabilité corporative et sociale.
• Fournir le meilleur niveau de service à la clientèle aux clients, aux fournisseurs et aux équipes internes et soutenir le(s) gestionnaire(s) dans les opérations quotidiennes.
• Travailler en collaboration et de manière efficace avec les équipes des comptes payables, des comptes recevables, de la location, des finances et de la gestion des actifs.
• Émettre des bons de commande à la demande du gestionnaire immobilier et les envoyer au fournisseur. Traiter les factures relatives à toute dépense d'exploitation. Gérer et collecter les formulaires de configuration des fournisseurs pour le compte de l'équipe AP.
• Effectuer les courus mensuels. Soutenir le processus de préparation des budgets annuels. Préparer et mettre à jour le tableau annuel des contrats de service selon les instructions de l'équipe des finances.
• Lire et comprendre les baux afin de garantir l'exactitude des informations reçues et les maintenir pour tous les clients. Administrer les remboursements liés aux baux (c'est-à-dire les allocations aux locataires).
• Participer à l'administration et aux procédures de suivi des emménagements et des déménagements des clients.
• Préparer les contrats de service et effectuer le suivi administratif des signatures. Assurer un suivi minutieux des échéances des contrats.
• Mise à jour régulière des renseignements sur les clients et les fournisseurs, coordonner en temps opportun avec CertiSync et aider au suivi auprès des clients pour les rapports d'entretien des systèmes CVC.
• Coordonner les visites, les déplacements et l'accès aux propriétés en collaboration avec les clients, les opérations, la construction, la location, l'équipe de gestion des actifs ou les entrepreneurs.
• Travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires immobiliers pour préparer les documents nécessaires pour le transfert des dossiers vers les Affaires juridiques.
• Travailler avec les clients responsables du paiement des taxes foncières. Leur demander des preuves de paiement et fournir les documents nécessaires à l'équipe comptable.
• Collaborer avec l'équipe CX et l'équipe du Développement durable pour la transmission d'avis Pure à tous les clients, mensuellement et trimestriellement, ou lorsqu’applicable.
• Maintenance mensuelle du tableau de suivi des services publics, vérification au niveau des emménagements et des déménagements des clients et des comptes GL.
• Toute autre tâche selon les directives reçues.

Compétences et expériences requises
• Au moins trois ans d'expérience dans le secteur de la gestion de biens immobiliers commerciaux avec des portefeuilles de taille moyenne à grande (une expérience dans le secteur industriel est un atout);
• Un baccalauréat en administration des affaires, en gestion de projet ou dans un domaine connexe est un atout;
• Capable de travailler dans un environnement au rythme rapide et de gérer plusieurs projets tout en maintenant la précision;
• Capacité à travailler dans un environnement où le rythme est soutenu et à gérer plusieurs projets tout en restant précis ; esprit d'équipe et de collaboration avec de solides compétences interpersonnelles et de communication;
• Maîtrise de Microsoft Office;
• La maîtrise de Yardi ou d'une plateforme similaire est un atout;
• Solides compétences en matière d'analyse et de résolution de problèmes;
• Compétences de premier ordre en matière de service à la clientèle;
• Capacité à mener à bien les missions dans les délais impartis;
• Forte capacité à gérer le temps et à hiérarchiser les tâches.

Notre personnel fait notre différence. Chez Pure Industriel, nous nous engageons à favoriser la diversité et l'inclusion sur le lieu de travail au sein de notre organisation ; nous encourageons ainsi toutes les personnes qualifiées de tous horizons à postuler. Des mesures d'accommodement sont possibles, sur demande, pour tous les candidats souffrant d'un handicap tout au long de notre processus d'embauche. Les candidats retenus feront également l'objet d'une vérification des antécédents.

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Role Summary

Provides support to the Property Manager in the day-to-day activities for buildings in the portfolio and assist in completing annual budgeted projects within budgeted amounts. The role pertains to administrative functions relating to property management and analysis of leases.

Core Responsibilities
• Embrace and pro-actively support the Pure culture of environmental sustainability, and corporate and social responsibility.
• Provide best in class customer service to customers, contractors and internal teams and support Manager(s) for the day-to-day operations.
• Work collaboratively and effectively with Accounts Payable, Accounts Receivable, Leasing, Finance, and Asset Management teams.
• Issue purchase orders (PO) as requested by Property Manager and send to vendor and process invoices related to all operating expenses. Manage and collect vendor set up forms on behalf of AP Team.
• Complete monthly accruals. Assist with annual budget process. Prepare and update the annual contract budget spreadsheet as directed by the Finance team.
• Read and understand leases to ensure accurate information is received and maintained for all customers. Administer lease related payments (i.e. tenant allowances.)
• Assist with the administration and tracking of customer move-ins and move-outs.
• Prepare service contracts and ensure administrative follow up of signatures and ensure rigorous monitoring of contract expiries).
• Regular maintenance and updating of customer and vendor information, timely coordination with CertiSync and assisting with customer follow up for HVAC Maintenance reports.
• Assist in coordinating site visits, tours and access for work related jobs to space with customers and Operations, Construction, Leasing, Asset Management Team or contractor access.
• Work closely with the Property Managers to prepare the necessary documents for the transfer of legal disputed files.
• Work with customers responsible for paying property tax bills. Request proof of payment from them and provide the necessary documents to the accounting team.
• Work with CX Team and Sustainability Team in distributing Pure notices to all customers, monthly and quarterly.
• Monthly maintenance of Utility Tracker, verifying customer move ins/outs and GLs.
• Other duties as directed.

Required Skills and Experience

• Preferred minimum of 3 years’ experience in the commercial property management industry with mid-large sized portfolio’s (industrial experience is an asset);
• Bachelor’s degree in business administration, project management, or industry related education an asset;
• Able to work in a fast-paced environment and handle multiple projects while maintaining accuracy;
• Collaborative team player with strong interpersonal and communication skills;
• Proficiency in Microsoft Office;
• Proficiency in Yardi or similar platform an asset;
• Strong analytical and problem-solving skills;
• First class customer service skills;
• Ability to deliver on assignments in a timely manner;
• Strong ability to manage time and prioritize tasks.

Our people are what makes us different. At Pure Industrial we are committed to workplace diversity and inclusion within our organization; therefore, we encourage all qualified persons from all backgrounds to apply. Accommodations are available, upon request, to all applicants with disabilities throughout our hiring process. Successful applicants will also be subject to a background check.