Agent Administratif à France

Missions au sein du secteur Services Economiques

Missions quotidiennes

1. Engagement et réception des commandes en secteur d’exploitation et d’investissement (Pharmacie Centrale, Stérilisation Centrale et Direction Transversale de la Maintenance).
2. Suivi informatique des dépenses d’exploitation et d’investissement de la Pharmacie Centrale.
3. Demande de MAPA (Marchés à procédures adaptées).
4. Commandes à Lyréco (réception, rangement, distribution des fournitures de bureau et calendrier…).
5. Commandes à Hospimag.
6. Emission des titres de Recettes relatifs aux:

• Avoirs sur remise sur chiffres d’affaires HCL (RFA).
• Avoirs sur les Achats pour compte (APC) et les baisses de prix.
• Contrôle des justificatifs et rapprochement avec les avoirs (pour la casse, les périmés et les retraits de lots internes à la PC) avant transmission au CSP.

Missions périodiques ou ponctuelles

L’agent administratif participe à l’accueil physique de la PC en l’absence de l’agent du secrétariat (téléphone + ouverture de poste) et selon l’organisation du service administratif.

Missions au sein du secteur Approvisionnement

1. Gestion des bons de commande de médicaments et de DMS.
2. L’agent administratif est en charge d’imprimer les bons de commande de médicaments et de DMS du jour (hors médicaments gérés par l’interne, hors MDS, Stupéfiants et ATU). Ensuite il effectue le tri des bons à recevoir par catégorie « ambiant » et « frigo » afin de les transmettre à la plateforme aux agents en charge de la réception.
3. Lorsque les commandes ne passent pas par EDI, il doit transmettre les commandes aux fournisseurs par mail après signature du pharmacien. L’agent administratif s’assure de la bonne transmission des commandes passées dans Hospitalis (En l’absence de l’agent administratif, cette activité est attribuée à son binôme).
4. Gestion des bons de réception et de livraison.
5. L’agent administratif effectue un contrôle des dates de péremption sur les bons de livraison. Si une date de péremption est inférieure à un an, l’agent doit saisir cette date sur le logiciel Gildas. Il assure l’impression et le scan des bons de livraison, des factures au CSP pour faire une transmission au CSP.
6. Comptabilité matière.
7. L’agent administratif imprime les factures et réalise la rédaction de courriers pour faire demande de remboursement pour les achats pour compte. Il doit compléter un tableau de suivi de ces demandes de remboursement afin d’assurer le suivi et de relancer les fournisseurs en cas de non remboursement.
8. Classement et archivage.
9. Classement des bons de commande et de réception de médicaments et de DMS.
10. Classement des dossiers patient secteur médicaments en accès dérogatoire.
11. Classement des bons de commande des médicaments en accès dérogatoire. Archivage des bons de commandes et de réception de médicaments et de DMS.
12. Archivage des boites à archive une fois par an.

Compétences

• Logiciels généraux :

  EXCEL, WORD, OUTLOOK

• Logiciels spécifiques :

  CPage, KMS, e-Order, Gildas, Hospitalis

Conditions de travail

Lien Hiérarchique: Directeur DTPS, Cadre administratif.

Lien Fonctionnel: Cadre administratif.

Quotité: 100%.

Poste classé à repos fixe.

Droit à 28 CA et 15 RTT.

Présence sur site cinq jours par semaine, du lundi au vendredi.

Horaires: 08h00-15h50.

Localisation du poste de travail: bureau services économiques/bureau du secteur approvisionnement, Pharmacie Centrale.

Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.

Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d’accéder au statut de la fonction publique.

Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité d’accéder au statut de la fonction publique par la voie des concours.