Mairie à Espagne

DIRECTION DE LA POPULATION

Cadre d’emplois : Attaché

Catégorie : A

Rattachement hiérarchique : N+1 : Directrice générale adjointe au développement social, culture et citoyenneté

Au cœur de la Métropole de Lyon, la ville de Vaulx-en-Velin connaît un projet de ville structurant pour accompagner son développement urbain, démographique et économique : la fin de la mandature 2020-2026 sera tout à la fois celle de la réception d’un nouveau groupe scolaire et du lancement de la construction d’un Equipement Mutualisé Ville – Campus et d’une Maison de Projet, et de la poursuite des politiques publiques de proximité connaissent un renouvellement significatif des pratiques, notamment dans le cadre du nouveau contrat de ville.

Mission de la direction : La Direction Habitants Citoyenneté regroupe plusieurs équipes qui ont vocation à être directement au service des usagers dans une volonté de qualité, de réactivité et de proximité. Regroupant les services État-Civil Population, Cimetières, Mairie Annexe, Pôle de Proximité, Accueil-Standard ainsi que Archives, la Direction est au cœur du projet d’amélioration de la relation usagers engagé par la Ville.

Finalité du poste : En relation et en cohérence avec les objectifs fixés par la Direction Générale, le Directeur participe à la définition et à la mise en œuvre des orientations stratégiques de la direction en matière :

• d’Etat civil – Population – Élections : fiabiliser les actes et procédures mis en œuvre notamment pour ce qui concerne les élections, les titres d’identité, les mariages/pacs, le recensement
• d’amélioration de la relation usagers : accompagner le projet porté par le Directeur adjoint
• de fonctionnement de l’Hôtel de ville et de la mairie annexe : contribuer à la sécurisation et au bon fonctionnement des équipements
• de proximité : assurer la réponse aux habitants sur les problématiques de vie quotidienne dans un contexte de forte mutation urbaine qui génère de nombreuses difficultés pour les habitants
• d’archives : dans sa dimension de gestion et de contribution aux projets de la collectivité.

Missions et activités principales du poste : Vous êtes chargé d’assurer le management opérationnel d’une équipe polyvalente de 8 cadres dont 1 directeur adjoint et 7 responsables de services (accueil général, état civil, population, mairie Annexe, cimetières, archives, proximité). Au quotidien, vous participez également en proximité à la gestion et à la continuité du service État-civil Population. Plus généralement, vos missions consistent en :

• concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle d’activité
• coordonner les méthodes de travail
• veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
• animer le dialogue et la concertation au sein de la direction
• animer des réunions de service et de direction
• planifier les activités en fonction des contraintes de l’équipe
• accompagner également la communication et la relation à l’usager :
• optimiser le traitement des demandes et de la fonction accueil
• gérer les situations conflictuelles et/ou sensibles
• évaluer la qualité du service rendu à la population et accompagner votre directeur adjoint, chef de projet
• accompagner la simplification des démarches administratives
• assurer le lien entre la mairie centrale et la mairie annexe
• assurer l’information des usagers sur les évolutions réglementaires

Vous assurez l’organisation et le bon déroulement du processus des élections. Vous êtes le garant de l’application des changements législatifs au sein des équipes et pilotez les dispositifs de veille prospective et juridique. Vous assurez l’optimisation de la gestion des ressources administratives, budgétaires, humaines et informatiques du service. Vous savez accompagner la Direction dans le pilotage et l’exécution de projets ou d’opérations :

• mettre en œuvre un projet de service partagé
• planifier les étapes et les ressources d’un projet ou d’une opération
• identifier les finalités, objectifs, enjeux et les limites d’un projet.

Vous êtes garant de la mise en œuvre de la politique de gestion optimisée des documents de la collectivité.

Connaissances et compétences requises :

• connaissance de l’organisation des élections
• principes et modes d’animation du management opérationnel
• méthodes et outils d’évaluation (indicateurs, tableaux de bord, planning)
• techniques de résolution des conflits et médiation
• techniques de recherche et veille documentaire
• gestion de projets
• connaissance des procédures administratives, du cadre réglementaire et du fonctionnement des collectivités territoriales
• maîtrise de l’outil informatique, de la bureautique, et des logiciels métier (Mélodie, Gescime, E-sirius, Ciril, Alto, Maestro)

Qualités requises :

• maîtrise de l’expression écrite et orale
• capacités de management, sens des responsabilités, esprit d’initiative
• sens du relationnel, capacité d’écoute, pédagogie, diplomatie
• capacités d’adaptation et d’analyse
• réactivité et anticipation
• sens du travail en équipe et aptitude au travail en polyvalence
• rigueur, organisation et méthode

Conditions et contraintes d’exercice : Respect des contraintes horaires liées au fonctionnement quotidien et à l’organisation d’opérations ponctuelles lourdes (élections, recensement…).

Profil : titulaire d’une formation supérieure en droit, spécialité droit civil, ou expérience de plusieurs années en collectivité intégrant un contact avec la matière juridique. Solide expérience en collectivité locale souhaitée.

Rémunération : Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi ; NBI (pour les titulaires) ; RIFSEEP ; 13ème mois (conditions de la délibération) ; chèques déjeuner, participation employeur à la protection sociale complémentaire prévoyance et santé (conditions de la délibération). Ce poste est ouvert aux demandeurs d’emploi en situation de handicap – aux demandeurs d’emploi reconnus bénéficiaires de l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés (BOETH).