Assistante Commercial jobs in United States

MISSION

Sous la responsabilité de la direction de l’enfance et dans une dynamique de travail en équipe, le responsable de service conduit la mise en œuvre du projet de direction en matière financière, RH et administrative.

ACTIVITES PRINCIPALES

1. Organiser le travail et encadrer directement ou par l’intermédiaire des responsables de pôle l’ensemble des agents du service.
2. Accompagner la mise en place des nouveaux outils, organiser le travail. Définir les objectifs des agents, accompagner leur montée en compétences et évaluer leurs résultats.
3. Mise en œuvre des procédures structurantes de la collectivité au sein du service, notamment en matière de gestion financière, de gestion RH et administrative.
4. Garantir la conformité légale et réglementaire de l’ensemble des processus.
5. Gérer les différents contrats et les diverses conventions pour garantir leur respect dans le cadre législatif et/ou réglementaire. Contribuer à la rédaction des décisions et délibérations portées par la direction.
6. Référent technique au sein de la collectivité sur les aspects RH et Finance.
7. Participer activement aux réunions pilotées par la direction des finances, RH et DS2IN.
8. Assurer la sécurisation de la procédure et du cycle de paye en lien avec le service gestion administrative du personnel (Pôle C) de la DRH.
9. Construire les outils d’aide à la décision pour la directrice et les responsables de service opérationnels. Piloter la performance des pôles : établir les tableaux de bord, définir les indicateurs pertinents du suivi de l’activité, suivre périodiquement les indicateurs, analyser les écarts mensuels, participer à la préparation et l’élaboration des budgets prévisionnels, suivre leurs évolutions.
10. Participer à la préparation des états budgétaires et à la clôture, à l’établissement des états financiers et de leur consolidation.
11. Superviser, sécuriser, contrôler et valider l’information financière et sa communication aux partenaires extérieurs (CAF et autres).
12. Superviser, sécuriser, contrôler et valider la gestion RH : paies et indicateurs RH, recrutement, plan de formation, entretiens annuels, absences, contrats de travail, et autres obligations, en cohérence avec le suivi des effectifs enfants.

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

• Co-piloter des missions ponctuelles d’analyse des coûts.
• Participer aux réunions de direction et au projet de direction ; prendre part aux projets dont le pilotage est confié à ses homologues et à la direction.
• Animer et participer aux réunions du service et ou des pôles.
• Mener des entretiens individuels annuels.
• Contribuer à l’élaboration et à l’évaluation des marchés publics.
• Elaborer les dossiers de subventions en collaboration avec les services.
• Assurer une veille juridique.

MOYENS

• Moyens humains : encadrement direct de 4 (2 catégories B et 2 catégories C) et encadrement indirect de 8 (catégorie C).
• Moyens techniques : téléphone, ordinateur portable.
• Moyen financier : budget de fonctionnement hors masse salariale : € et budget investissement €.

CONDITIONS D’EXERCICE

• Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT/BUT, licence, spécialisé en administration/gestion du personnel ou comptabilité ou gestion.