Secretária Executiva

A posição de Secretária Executiva / Assistente de Diretoria é responsável por gerir, representar e facilitar a rotina do Diretor. Faz gestão da agenda, marca reuniões, confecciona ATAS, faz follow-up de demandas e compromissos. Representa o Diretor quando necessário em reuniões, eventos e conversas para coleta de informações, posterior repasses e retorna, quando necessário, com orientações e/ou tomadas de decisões. Faz a gestão de compromissos, facilita deslocamentos, estadias, locomoção, contatos e comunicados. Faz apresentações, relatórios e demais necessidades do Diretor.

Responsabilidades

• Realizar ações de secretariado à Diretoria Executiva.
• Organizar a agenda e os compromissos executivos.
• Executar tarefas administrativas como redigir e/ou digitar comunicados diversos.
• Elaborar planilhas, relatórios e apresentações.
• Triar e encaminhar ligações telefônicas e documentos.
• Recepcionar clientes internos e externos.
• Participar do planejamento e organização de eventos e reuniões.
• Negociar e providenciar a emissão de passagens e reservas de estadia.
• Inscrever as reuniões da Diretoria, bem como apoiar os demais expedientes de interesse da Diretoria.
• Emitir comunicados e/ou cartões diversos, conforme informações recebidas via comunicação oficial.
• Prestar apoio às áreas subordinadas à Diretoria.