Secretaria executiva

Será responsável por prestar suporte administrativo e operacional à diretoria e alta gestão da empresa, garantindo a organização, eficiência e confidencialidade dos processos internos.

Principais Responsabilidades:

• Recepcionar as pessoas, atender chamadas telefônicas, filtrar ligações, anotar recados.
• Interface com outros colaboradores, identificar visitantes e os assuntos a serem tratados.
• Gerir salas de reuniões, compras de materiais.
• Gerenciar agendas, compromissos e reuniões da diretoria.
• Organizar viagens, hospedagens e logística de deslocamento.
• Preparar, revisar e arquivar documentos, relatórios e apresentações.
• Atender e filtrar ligações, estação correspondências e e-mails.
• Coordenar eventos e reuniões, incluindo pautas e atas.
• Manter a organização de arquivos físicos e digitais.
• Garantir a comunicação eficiente entre os setores internos e externos.
• Assegurar a confidencialidade de informações sensíveis da empresa.
• Acompanhar e solicitar prestação de serviços de reparo de equipamentos e tudo que englobe a estrutura do prédio. (Facilities)
  
  

• Formação em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas.
• Experiência prévia na função.
• Domínio do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint), Office 365 e ferramentas digitais.
• Habilidades de organização, comunicação e proatividade.
• Discrição, ética e capacidade de lidar com informações sigilosas.