SECRETÁRIA

SECRETÁRIA:

Descrição da Vaga:

Buscamos profissional para atuar como Secretária, prestando suporte administrativo e operacional à Presidência e à Diretoria da empresa, facilitando o fluxo de trabalho, organizando agendas e documentos, além de contribuir para as atividades e projetos da empresa, garantindo a organização, eficiência e agilidade nos processos administrativos.

Responsabilidades:

• Gestão de Agenda: Organizar e controlar a agenda da Presidência e Diretoria, agendando compromissos, reuniões e viagens.
• Atendimento Telefônico, E-mail e Redes Sociais: Atender chamadas telefônicas, enviar e responder e-mails, e mensagens de WhatsApp, filtrando as informações e direcionando para os responsáveis conforme necessário.
• Organização de Reuniões: Planejar, agendar e organizar reuniões, providenciando materiais e informações necessárias.
• Elaboração de Relatórios e Documentos: Preparar relatórios, apresentações e outros documentos administrativos conforme a demanda da diretoria.
• Controle de Viagens: Organizar viagens, incluindo reservas de passagens, hospedagem, transporte e planejamento da logística.
• Atendimento a Fornecedores e Clientes: Realizar comunicação com fornecedores, clientes e outros stakeholders em nome da Presidência e Diretoria, garantindo a eficiência nos processos administrativos.
• Gestão de Documentos: Organizar e arquivar documentos e contratos de forma eficiente, garantindo fácil acesso e controle.
• Controle de Despesas: Gerenciar o controle de despesas de viagens e outros custos relacionados à diretoria.
• Comunicação Interna e Externa: Facilitar a comunicação entre os diversos departamentos da empresa e as partes externas.

Conhecimento e Habilidades:

• Formação: Ensino superior completo ou cursando em Secretariado.
• Experiência: Experiência prévia em funções administrativas – em apoio à diretoria será um diferencial.
• Habilidades:
• Senso de organização e capacidade de multitarefa.
• Boa comunicação verbal e escrita.
• Proatividade e capacidade de tomar decisões rápidas.
• Conhecimento de ferramentas de produtividade, como Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint), E-mail e WhatsApp.
• Capacidade de trabalhar sob pressão e cumprir prazos rigorosos.

Competências Desejáveis:

• Conhecimento em gestão de agenda executiva e logística de viagens.
• Fluência em inglês será um diferencial.

Localização: Residir em São José dos Campos ou Jacareí.

Disponibilidade: Disponibilidade para início imediato.

Benefícios: Vale transporte, Auxílio alimentação.

Carga horária semanal: 44 Horas.

Regime de Contratação: CLT.

Salário: Pretensão Salarial.