Secretária Executiva

ASSESSORAR EXECUTIVO(S) / ÁREA(S)

Administrar agenda do(s) executivo(s), despachar com o(s) executivo(s), colher assinatura, priorizar compromissos e ligações telefônicas, definir horários, marcar compromissos, cancelar compromissos, administrar pendências, dar suporte em reuniões, secretariar reuniões, acompanhar executivo(s) em evento(s) e viagens.

ATENDER PESSOAS

Recepcionar pessoas, fornecer informações, atender pedidos e solicitações, atender ligações telefônicas, filtrar ligações telefônicas, fazer ligações telefônicas, encaminhar ligações telefônicas, anotar recados, transmitir recados, orientar pessoas, encaminhar pessoas, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados.

GERENCIAR INFORMAÇÕES

Ler documentos, pesquisar informações e dados, consultar profissionais de outras áreas, elaborar base de dados, cobrar ações, cobrar respostas, cobrar relatórios, controlar cronogramas, controlar prazos, direcionar informações, manter atualizado o banco de dados, acompanhar processos, reproduzir documentos, confeccionar clippings, encaminhar documentos, divulgar informações.

ELABORAR DOCUMENTOS

Redigir documentos, elaborar atas, elaborar relatórios, elaborar convites e convocações, formatar documentos, elaborar planilhas e gráficos, preparar apresentações, anotar informações, digitar documentos, datilografar documentos, transcrever textos, elaborar prestação de contas, elaborar ficha de avaliação.

CONTROLAR CORRESPONDÊNCIA FÍSICA E ELETRÔNICA

Receber correspondência, protocolar correspondência, triar correspondência, enviar correspondência, registrar correspondência, transmitir fax, controlar malote.

AUXILIAR NA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS E VIAGENS

Providenciar documentação legal do executivo (passaporte, vistos), fazer check-list, pesquisar local, solicitar verbas, reservar sala/local, preparar sala/local, enviar convite ou convocação, confirmar presença, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, dar suporte durante o evento, elaborar lista de presença, encaminhar certificados.

GERIR SUPRIMENTOS

Levantar necessidades de material, formular pedidos de compra, requisitar material, conferir material.

ARQUIVAR DOCUMENTOS FÍSICOS E ELETRÔNICOS

Identificar o assunto, identificar a natureza do documento, determinar a forma de arquivo (disquete, microfilmagem), classificar documentos, ordenar documentos, cadastrar documentos, arquivar correspondência, administrar arquivos, atualizar arquivos.

QUALIFICAÇÕES MÍNIMAS

O profissional deve ser diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, legalmente reconhecido, ou diplomado no exterior por curso superior de Secretariado, cujo diploma seja revalidado na forma da lei. Portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de início da vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no art. 4º desta Lei. É assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não habilitados nos termos do cargo anterior, contenham pelo menos cinco anos ininterruptos ou dez anos intercalados de exercício de atividades próprias de secretaria, na data da vigência desta Lei.

Conhecimentos básicos de informática.

• Ensino Superior completo em Secretariado Executivo.
• Experiência profissional com atividades administrativas, em cargos como: assistente administrativo ou auxiliar administrativo/financeiro.
• Pacote Office nível intermediário.
• Boa comunicação.
• Habilidades de organização.

Tipo de vaga: Tempo integral, Efetivo CLT

Pagamento: R$1.896,44 por mês

Benefícios:

• Vale-alimentação
• Vale-transporte

Horário de trabalho:

• De segunda à sexta-feira
• Turno de 8 horas
• Turno diário