Assistente Executivo (HUB Services LATAM)

Location: Guarulhos, São Paulo, Brazil

Job ID: R0086118

Date Posted: 2025-04-02

Company Name: HITACHI ENERGY BRASIL LTDA.

Profession (Job Category): Administration & Facilities

Job Schedule: Full time

Remote: No

Job Description:

A Oportunidade: Executar atividades de apoio e agilização do fluxo de trabalho dos gerentes HUB Services LATAM, prestando toda assistência e serviços de secretaria, filtrando as informações, coordenando agenda, redigindo correspondências, preparando apresentações, fornecendo suporte na organização e administração dos trabalhos, facilitando e agilizando as atividades, fornecendo informações e outras atividades inerentes ao cargo.

Como você causará impacto:

1. Redigir textos, relatórios, cartas, montar apresentações e outros correlatos, verificando que sejam claros e objetivos em atendimento ao conteúdo solicitado pelo Executivo e aos padrões utilizados pela empresa.
2. Receber e classificar visitas e correspondências, fazendo triagem dos assuntos para seu devido encaminhamento, solucionando problemas de natureza administrativa, informando seu superior das decisões tomadas.
3. Programar e controlar agenda de compromissos do superior, mantendo-o informado quanto aos assuntos e horários marcados, organizando material, quando necessário.
4. Marcar, preparar e/ou assessorar seu superior em reuniões, quando solicitado, anotando assuntos, resoluções, providências tomadas, elaborando ata, bem como mantendo follow-up de pendências, conforme orientações recebidas.
5. Realizar todos os procedimentos necessários em casos de viagens e eventos, tais como: reserva de passagem, hotel, aluguel de carros, entre outros, bem como os acertos de contas quando do seu retorno.
6. Gerar relatórios, planilhas e apresentações, mediante compilação de dados fornecidos, conforme solicitação do Superior imediato.
7. Contribuir na elaboração, conferência e controle de relatórios do Executivo, através da compilação, consolidação e análise das informações.
8. Organizar os documentos da área, realizando o arquivamento dos mesmos, procedendo à classificação, etiquetagem e guarda, para conservá-los e facilitar a consulta.
9. Conferir e registrar documentos inerentes à sua área de atuação, como notas fiscais, documentos para pagamentos, contratos, para aprovação.

Requisitos:

• Formação superior completa ou cursando em Secretariado executivo ou áreas correlatas.
• Habilidades de controles administrativos (despesas, viagens, etc.), organização de eventos, recepcionar novos colaboradores da área.
• Obrigatório inglês avançado.
• Espanhol será um diferencial.
• Disponibilidade para viagens.