Assistente Executivo

Área e especialização profissional: Administração - Secretariado

Nível hierárquico: Assistente

Lugar de trabalho: São Paulo, SP

Regime de contratação: Temporário

Jornada: Período Integral

Principais atividades:

1. Coordenar compromissos e reuniões da Diretoria e Presidência, organizando materiais e documentos, reservando e organizando locais e observando a disponibilidade de horários e datas;
2. Organizar e zelar pela limpeza das salas de reuniões;
3. Organizar e manter registros da agenda, dispondo horários de reuniões, avisando as pessoas participantes previamente sobre datas e horários, e compromissos em geral da Diretoria e Presidência;
4. Atender, efetuar e direcionar ligações telefônicas para a Diretoria e Presidência;
5. Recepcionar clientes e visitantes e acompanhá-los aos seus destinos;
6. Servir café e água à clientes e visitantes, bem como em reuniões internas;
7. Solicitar serviços de cartório, correio, viagens, táxi, entre outros;
8. Elaborar, conferir e ratear os pagamentos referentes à cartório, táxi e viagens;
9. Enviar e receber diariamente as correspondências do Presidente e Diretores, conferir e distribuir para os seus respectivos destinatários;
10. Organizar e prestar conta dos gastos da Diretoria e Presidência com cartões corporativos;
11. Elaborar e conferir na planilha de serviços, gastos, reembolsos e outros atributos;
12. Assessorar a Diretoria em eventos internos e externos;
13. Viagens: preparar e coordenar a agenda para viagem do superior: elaborar itinerário, reserva de passagens, caso necessário emissão de Passaporte, Visto, reserva de Hotel, seguro, adiantamentos para despesas, etc.;
14. Viagens Gerais – responsável pelo processo de compra (da cotação à emissão) de todos os funcionários que necessitem de viagem pela empresa. Mantém contato com hotéis, agências de viagens e prestadores;
15. Responsável pela guarda e manutenção dos documentos do Presidente e Diretores;
16. As responsabilidades adicionais serão nomeadas pelo Diretor Geral.

Requisitos:

1. Ensino médio completo
2. Desejável superior cursando ou formação técnica em Administração, Secretariado ou áreas correlatas;
3. Desejável conhecimento em Inglês/Espanhol;
4. Conhecimento no Pacote Office.

Habilidades desejáveis:

1. Boa comunicação;
2. Facilidade para trabalhar em equipe;
3. Serenidade.

Obs:

- Atuação 100% presencial em Butantã/SP;

- Jornada: Segunda a sexta, de 08h às 18h;

- Vaga temporária por 180 dias.

Benefícios:

1. Vale refeição
2. Vale transporte