Assistente de Viagens Corporativas

Realizar atividades operacionais, relacionadas a viagens corporativas (compra de passagens, hospedagens e locação de veículos), para colaboradores e prestadores, alocados nos Departamentos das áreas “1-Área Fim” e “2-Operações”. Locar veículos para colaboradores do Departamento Comercial (1-Área Fim), atuantes nas regiões/filiais cobertas por este benefício. Realizar atividades de pesquisa e contratação de serviços como hospedagem, transporte de móveis e transporte de veículos, para colaboradores em processo de transferência.

Responsabilidades e atribuições

• Realizar treinamento admissional, no que se refere aos processos relacionados a viagens corporativas, de novos colaboradores e prestadores, dos Departamentos da “1-Área Fim” (COM, AVEND, etc.) e “2-Operações” (LOG, QUA, INV, etc.);
• Comprar passagens aéreas/rodoviárias, para colaboradores e prestadores, alocados nos Departamentos da “1-Área Fim” (COM, AVEND, etc.) e “2-Operações” (LOG, QUA, INV, etc.), de acordo com o Procedimento interno e/ou Política de Viagens Corporativas;
• Comprar hospedagens, para colaboradores e prestadores, alocados nos Departamentos da “1-Área Fim” (COM, AVEND, etc.) e “2-Operações” (LOG, QUA, INV, etc.), de acordo com o Procedimento interno e/ou Política de Viagens Corporativas;
• Locar veículos com finalidade de “viagens corporativas”, para colaboradores e prestadores de serviços, alocados nos Departamentos da “1-Área Fim” (COM, AVEND, etc.) e “2-Operações” (LOG, QUA, INV, etc.), de acordo com o Procedimento interno e/ou Política de Viagens Corporativas;
• Requisitar aprovações pelos Gestores envolvidos e/ou pelo Departamento de Compliance, quando necessário, relacionadas às solicitações de viagens;
• Manter contato com Agências de Viagens e outros fornecedores, para alterações, cancelamentos, remarcações, solicitação de reembolsos, etc.;
• Fornecer informações e orientar os viajantes (incluindo visitantes), sobre processos relacionados a viagens corporativas;
• Controlar documentos pertinentes às solicitações de viagens, além de manter organizadas todas as pastas digitais, referente a cada solicitação sob sua responsabilidade;
• Realizar contato com os colaboradores e prestadores, para confirmar detalhes das viagens e oferecer alternativas que proporcionem melhor custo-benefício;
• Encaminhar para o Departamento Pessoal, cópias de multas (com as devidas identificações dos responsáveis), para os devidos trâmites;
• Locar veículos com finalidade de “benefício”, para os colaboradores e prestadores de serviços do Departamento Comercial, de acordo com o Procedimento interno, normas de Recursos Humanos e/ou Política de Frota;
• Realizar conferências de notas fiscais e faturas, preencher o rateio conforme orientações do Departamento Pessoal e lançar no Sistema Integrado, para programação de pagamento junto ao Departamento Financeiro;
• Extrair relatórios automáticos, do sistema de viagens corporativas, conforme solicitação da Gestão;
• Realizar orçamentos e contratar serviços de hospedagem, para colaboradores em processo de transferência de filiais, mediante aprovação da Gestão;
• Comunicar intercorrências e dificuldades nos processos de viagens, para a Gestão.

Requisitos e qualificações

• Graduação em andamento nas áreas de Administração, Turismo, Marketing ou afins;
• Microsoft Office intermediário (especialmente Excel);
• Experiência mínima de 01 ano, na função;
• Experiência com Sistemas Integrados.

Diferencial:

• Desejável conhecimento dos sistemas de viagens corporativas, utilizados pela empresa;
• Desejável experiência com Agência de Viagens.

Informações adicionais
Regime de trabalho: CLT.
Jornada de trabalho - CH: segunda a quinta de 8h às 18h / sexta de 8h às 17h - 220h mensais.
Benefícios: Vale Transporte + Auxílio Alimentação/Refeição (flexível) + Plano de Saúde + Convênio para Empréstimo Consignado.
Vaga inclusiva: também disponível para PCD - Pessoa com Deficiência.