Assistente de Diretoria - Fundação José Luiz Egydio Setúbal

Job description

A Fundação José Luiz Egydio Setúbal (FJLES) foi instituída em 2010 com o objetivo de contribuir com uma infância saudável para as crianças e adolescentes que vivem no Brasil. Hoje ela atua no território nacional apoiando projetos e iniciativas em saúde infantojuvenil que buscam contribuir para geração e disseminação de conhecimento científico e formulação e a adoção de boas práticas, normas e políticas públicas capazes de impactar, de forma relevante, a realidade das diferentes infâncias. Em 2023 foram R$6.5 milhões investido em 52 parcerias nas temáticas prioritárias de segurança alimentar, saúde mental, imunizações e fortalecimento do terceiro setor e filantropia.

Faz parte do grupo da FJLES o Hospital Infantil Sabará que realiza a assistência pediátrica de excelência e o Instituto Pensi que atua em pesquisa clínica, ensino, voluntariado e a implantação de projetos sociais em saúde infantil.

Dados da vaga em aberto

• CARGO: Assistente de Diretoria
• SETOR: DEPARTAMENTO DE PESQUISA
• ESCALA: 5x2 (Seg. a Sex.)
• HORÁRIO: 08:00 às 17:00
• REGIÃO: Higienópolis (Próximo à estação de Metrô Paulista - Linha Amarela ou Consolação - Linha Verde)

Main responsibilities

• Atender às demandas de suporte dos diretores executivos, pesquisador(a)-chefe e pesquisadores principais;
• Controlar agenda e compromissos dos diretores executivos, pesquisador-chefe e pesquisadores principais, otimizando o tempo no desempenho da gestão, e assegurando agilidade no processo de agendamento dos compromissos desde a solicitação;
• Garantir o monitoramento de execução das solicitações realizadas pelos diretores executivos e pesquisadores;
• Recepcionar clientes, encaminhando-os adequadamente;
• Atender, triar e direcionar ligações telefônicas, contatos de WhatsApp e e-mail, respeitando as alçadas estabelecidas no organograma hierárquico da Instituição;
• Auxiliar na organização e controle das ordens de serviços emitidas pelas diversas áreas da Instituição, encaminhando para os setores responsáveis;
• Transferir o conhecimento sobre a execução das atividades da área para outros cuidadores que venham atuar em sua colaboração;
• Zelar para que as atividades estejam bem distribuídas ao atuar em conjunto com outro cuidador;
• Acompanhar e auxiliar a preparação de reuniões dos diretores executivos, incluindo agenda de sala de reuniões, disponibilidade de recursos de TI, coffee, lista de presença, independentemente do prédio onde for realizada a reunião;
• Reservar, preparar e servir salas de reuniões do Prédio Exclusive;
• Controlar, organizar e requisitar, via sistema, materiais de consumo e de escritório para o Prédio Exclusive;
• Garantir que a empresa terceira execute a limpeza dos andares do Exclusive;
• Organizar arquivos e controlar documentos e correspondências, distribuindo-os dentro de sua complexidade e importância, atentando-se aos prazos;
• Auxiliar no preenchimento, andamento e arquivo e/ou controle de documentos e contratos.

Requirements and skills

• Ensino superior completo em: Secretariado Bilingue, Letras, Administração ou outras áreas correlatas;
• Experiência anterior na função;
• Conhecimento no pacote Office;
• Conhecimento avançado na língua inglesa;

Additional information

O que temos a oferecer:

• Salário Fixo
• Vale Alimentação
• Vale Refeição (Disponível para colaboradores com carga horária diária de 08 horas ou mais, não elegível para colaboradores com carga de horária de 06 horas ou menos)
• Vale Transporte
• Assistência Médica (a partir da admissão, com coparticipação)
• Assistência Odontológica
• Seguro de Vida (50% subsidiado pela empresa)
• Convênio Golden Farma
• Auxílio creche (para colaboradoras mulheres com filhos até 06 anos)
• Parcerias com instituições de ensino

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