ASSISTENTE ADMINISTRATIVO DE GRUPOS E EVENTOS

Job Description - ASSISTENTE ADMINISTRATIVO DE GRUPOS E EVENTOS (HOT0BHUM)

Hilton Sao Paulo Morumbi

Av. das Nacoes Unidas, 12901

Sao Paulo 04578-000

Princípio das Responsabilidades & Propósito da Posição:

Ser responsável pela coordenação do departamento de vendas assistindo à toda equipe de vendas, a fim de ajudar a atingir os objetivos do Business Plan.

FUNÇÕES ESSENCIAIS

1. Relatório de activities para execução do trabalho do dia.
2. Elaboração de propostas de eventos com hospedagem de grupos (mínimo 10 aptos) e de grupos sem eventos.
3. Atendimento a clientes (pessoalmente e telefone), reuniões, etc.

Além de realizar as funções essenciais, esta posição pode ser requerida para realizar uma combinação das seguintes funções sustentadoras, com a percentagem de tempo realizando cada função para ser exclusivamente determinada pelo supervisor baseado em requerimentos particulares da empresa.

• Saber quais são os Padrões de Qualidade da Marca Hilton nos quais seu departamento é avaliado pelo Hóspede Misterioso.
• Verificar disponibilidade de salas e elaborar propostas dos eventos com hospedagem de grupos (mínimo de 10 aptos) e de grupos sem eventos. Existem exceções para grupos com a autorização de Revenue com menos de 10 apartamentos.
• Ler diariamente os jornais para obter informações sobre os clientes e aperfeiçoar o relacionamento com os mesmos.
• Ampliar permanentemente seus contatos com clientes externos e internos, efetuando ligações para melhor entendimento do negócio.
• Programar visitas de familiarização no hotel e atender à solicitações imprevistas.
• Atuar como intermediário e colocar o cliente em contato direto com o staff do hotel quando necessário.
• Trabalhar em cooperação com os Gerentes de Vendas dando suporte na verificação de disponibilidade das salas oferecidas para o evento com grupo otimizando a utilização dos espaços.
• Reportar mensalmente a Gerente de Grupos e Eventos o progresso de suas funções e os resultados alcançados contra as metas estabelecidas.
• Atualizar diariamente suas atividades no Delphi, preenchendo as activities do sistema conforme padrão.
• Assegurar que todas as solicitações de clientes são respondidas dentro de 24 horas.
• Elaborar e enviar todo tipo de correspondência necessária para a boa operação do seu departamento e demais departamentos do Hotel.
• Manter um bom ambiente de trabalho e boa comunicação dentro do departamento e com os demais departamentos do hotel para assegurar o cumprimento dos Padrões da Marca Hilton e assegurar a satisfação do hóspede/cliente.
• Atender ao telefone em até 03 toques, de maneira educada e profissional. Aprender e praticar os procedimentos corretos de como atender chamadas telefônicas, como colocá-las na espera e como transferí-las.
• Participar de reuniões de vendas a que for solicitado.
• Participar dos treinamentos que são dados para sua própria capacitação, e transmitir seus conhecimentos e experiências a seus colegas.
• Demonstrar a todo hóspede e Membro de Equipe uma atitude positiva, disposição e espírito de cooperação.
• Preencher a Pesquisa de Opinião de Membros de Equipe realizada semestralmente.
• Realizar seguimento dos grupos e eventos já confirmados para que o pagamento seja efetuado nas datas previstas.
• Promover a venda de outros hotéis da marca Hilton sempre que possível.
• Colaborar ativamente na criação de Momentos Hilton.
• Chamar o hóspede pelo nome sempre.
• Conhecer os relatórios que medem a satisfação do hóspede (SALT e MPS), acompanhar sua evolução a cada período e participar dos planos de ação para sempre melhorar os resultados.

ORIENTAÇÃO AO MERCADO DE EVENTOS SOCIAIS

• Acompanhar as degustações realizadas para que o cliente escolha e aprove o menu sugerido para o evento.
• Realizar reuniões com o Chefe de Cozinha e o cliente para a apresentação do menu, e discutir as possibilidades de novas opções.
• Realizar reuniões junto ao Supervisor de Banquetes e o cliente para repassar detalhes de todo o andamento da festa e seus detalhes especiais.
• Recepcionar os clientes no dia do evento, dar suporte ao supervisor e conferir últimos detalhes.
• Apresentar-se pontualmente e corretamente uniformizado, enfatizando o asseio e apresentação pessoal.
• Cumprir com os horários estipulados e se adaptar às mudanças de acordo com as necessidades operacionais do hotel.

Chave de Frequência: Raro - até 1 hora, Ocasional - 1-3 horas, Frequente - 3-6 horas, Constante - 6-8 horas

Atividade FísicaFrequência

Andando, Subindo Escada Ocasional, Agachando/ Curvando, Dobrando joelho/ Inclinando-se para frente (cabeça e ombros) Ocasional

Empurrar / Puxar Raro

Visão Próxima Constante

Visão Longe Ocasional

• Assimilar a cultura da Família Hilton e demonstrar conhecimento do trabalho e dos padrões de serviço.
• Frequência regular em conformidade com os padrões, que podem ser estabelecidos pelo Hilton de tempo a tempo, é essencial à realização com sucesso desta posição.
• Colaboração interdepartamental desenvolvendo temporariamente outra função desde que requerido pelo seu superior.

REQUERIMENTOS DE SEGURANÇA

• A Comissão Interna de Prevenção de Acidentes prevê o cuidado da adequação ergonômica durante a jornada de trabalho, para evitar lesões por esforço repetitivo.
• Respeitar e fazer respeitar as normas de segurança para as pessoas, instalações e equipamentos do Hotel.
• Cuidar eficazmente dos utensílios e equipamentos de trabalho, mantendo-os limpos e em ordem.
• Controlar e cumprir com a campanha de economia de energia, água e campanha de reciclagem.
• Conhecer e cumprir com as disposições de conservação ambiental do hotel.
• Reportar ao Departamento de Segurança qualquer irregularidade que atente contra os hóspedes, seus pertences, à propriedade do hotel e contra sua própria pessoa.

Ter conhecimento de como proceder em caso de incêndio e emergência.

Reportar ao Departamento de Segurança qualquer irregularidade que atente contra os hóspedes, seus pertences, à propriedade do hotel e contra sua própria pessoa.

Posições subordinadas a Assistente de Grupos & Eventos:

O indivíduo tem que possuir o seguinte conhecimento, perícias e habilidades e ser capaz de explicar e demonstrar que ele ou ela pode realizar as funções essenciais do trabalho, com ou sem acomodação razoável.

• Habilidade para preparar o formulário de grupos para até 15 apartamentos com todas as informações necessárias para aprovação do Gerente responsável e envio do orçamento ao cliente.
• Conhecer e promover as facilidades do hotel e conhecer em profundidade as fortalezas e debilidades do hotel e de seus concorrentes.
• Conhecimento dos diferentes estilos de montagens de salas.
• Conhecimentos básicos de equipamentos audiovisuais.
• Habilidade de relacionamento interno e externo (clientes), demonstrando sempre calma, diplomacia e respeito.
• Proficiência do sistema Delphi.
• Habilidade de navegação nos sistemas do pacote Windows, Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Internet, Intranet.
• Habilidades pessoais para garantir satisfação dos hóspedes e clientes.
• Habilidade de coordenar e administrar multifunções, além de auxiliar de acordo com a necessidade os demais colegas de grupos & eventos.

PADRÕES DE QUALIFICAÇÃO

EDUCAÇÃO

• Inglês nível Intermediário
• Conhecimentos em computação (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)