Assistente Administrativo

POSIÇÃO: Assistente Administrativo

A Saipem é líder global na engenharia e construção de grandes projetos para os setores de energia e infraestrutura, tanto offshore como onshore. A Saipem é “Uma Empresa” organizada em cinco linhas de negócios – Serviços Baseados em Ativos, Transportadores de Energia, Energia Eólica Offshore, Infraestruturas Sustentáveis, Robótica e Soluções Industrializadas. A empresa possui 8 estaleiros de fabricação e uma frota offshore de 23 embarcações de construção (das quais 21 próprias e 2 de propriedade de terceiros e administradas pela Saipem) e 15 sondas de perfuração, das quais 8 próprias. Sempre orientada para a inovação tecnológica, o propósito da empresa é “Engenharia para um futuro sustentável”. Como tal, a Saipem está empenhada em apoiar os seus clientes no caminho da transição energética para Net Zero, com meios, tecnologias e processos cada vez mais digitais orientados para a sustentabilidade ambiental. Listada na Bolsa de Valores de Milão, está presente em mais de 50 países ao redor do mundo e emprega cerca de 30 mil pessoas de mais de 120 nacionalidades.

Sempre empenhada em promover e apoiar os valores da diversidade e da inclusão, a Saipem confirma o seu compromisso em valorizar as diferenças como fonte de enriquecimento mútuo. Para tal, promove e incentiva condições que permitam a eliminação de todos os obstáculos que limitem a plena expressão das pessoas e o seu pleno desenvolvimento dentro da organização. Protege e garante condições de trabalho que respeitam a dignidade individual, ao mesmo tempo que promove um ambiente de trabalho colaborativo, harmonioso, justo e solidário.

Sobre a Vaga

• Processamento de Notas Fiscais / Controle de Atividades e Faturamento: Controle de Atividades: Monitoramento das atividades solicitadas e faturadas; Conferência de Notas: Verificação das notas fiscais em relação aos contratos correspondentes e comprovantes necessários; Acompanhamento de CAP e Centro de Custo: Monitoramento contínuo dos CAPs e centros de custo relacionados; Emissão de Capas: Responsável pela emissão de capas para as notas fiscais, conforme procedimentos internos e instruções do Corporativo; Processo de Assinatura: Coordenação do processo de assinatura, garantindo a fluidez das etapas; Comunicação: Interação com departamentos relevantes para garantir a correta tramitação de documentos; Retorno aos Escritórios: Responder às solicitações dos escritórios, fornecendo informações ou documentos necessários; Uso do SAP: Realizar atividades específicas no SAP, como emissão de SES e WOs.
• Redação e Atualização de Documentos:
  
  

Documentos e Relatórios

• Planilha de Controle de Contratos: Manter atualizado o controle de contratos, CAPs, centros de custo, etc.
• Planilhas de Provisionamento Mensal: Manter atualizadas planilhas de provisionamento mensal para o AFC e o Corporativo.
• Planilhas de Forecast: Atualizar periodicamente informações sobre saldo residual dos contratos, condições de contratação, centros de custo, etc.

Gestão de Sistemas

• Inclusão, Atualização e Acompanhamento em Sistemas: Atualização e controle de atividades nos sistemas Legal Archives, SAP, etc.
• Organização de Arquivos: Manter arquivos digitais e físicos organizados, garantindo fácil acesso e atualização contínua.

Coordenação de Reuniões

• Logística de Reuniões: Planejamento e coordenação de reuniões (i.e. ACC e BoD), incluindo: Agendamento e Preparação de materiais de suporte.

Planejamento de Viagens

• Organização de Viagens: Planejamento e organização de viagens, abrangendo: Reservas de voos; Reservas de hotéis; Transporte.

Emissão de Documentos

• Emissão de Form45 / Minuta de LoE: Responsável pela criação e gestão de Form45 e minutas de LoE, além de pedidos de serviço, conforme necessário.

Sobre Você

• Segundo Grau Completo
• Desejável experiência prévia em escritório de advocacia ou jurídico interno de outras empresas.
• Proficiência em software de escritório (como Microsoft Office) e ferramentas de gestão de agenda.
• Conhecimento de SAP
• Inglês Avançado.
• Habilidades de Comunicação: Excelentes habilidades verbais e escritas (português e inglês).
• Organização: Capacidade de priorizar tarefas e gerenciar tempo de forma eficaz.
• Discrição e Confidencialidade: Manter informações confidenciais e sensíveis em sigilo.

LOCAL: Rio de Janeiro

Essa posição receberá currículos somente até o dia 06/05/2025.