ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Missão do cargo

Organizar contratos oferecendo assistência aos clientes na operacionalização dos produtos vendidos, atendendo ao cliente e empresa, responsabilizando-se pelo acompanhamento em Follow Up aos clientes. Dar suporte a rotinas administrativas da unidade, com interface direta com o financeiro e RH da Matriz.

Principais responsabilidades:

• Recepção e Programação: Receber informações e materiais publicitários dos clientes e organizá-los em um sistema específico para programação.
• Elaboração de Roteiros: Criar roteiros detalhados para a veiculação dos comerciais, assegurando que todos os elementos sejam incluídos conforme acordado nas negociações.
• Controle de Inserções: Monitorar e gerenciar os Pedidos de Inserção (PIs), que são as solicitações formais para a veiculação dos comerciais.
• Emissão de Relatórios: Após a veiculação, emitir mapas de irradiação que documentam quais comerciais foram transmitidos, servindo como base para o faturamento e a emissão de notas fiscais.
• Colaboração Interdepartamental: Trabalhar em conjunto com as áreas de Vendas, Marketing, Programação, Administração e TI para garantir que todas as operações estejam alinhadas com as estratégias comerciais.

Habilidades:

• Comunicação Eficaz: Capacidade de se comunicar claramente com diferentes departamentos e clientes.
• Organização: Habilidade para gerenciar múltiplas tarefas simultaneamente, garantindo que todas as inserções comerciais sejam realizadas dentro dos prazos estabelecidos.
• Análise de Dados: Competência em monitorar dados operacionais para otimizar processos.
• Gestão de Projetos: Conhecimento em metodologias de gestão de projetos é importante para coordenar as diversas atividades operacionais.
• Inteligência Emocional: Habilidade para lidar com conflitos e promover um ambiente de trabalho colaborativo.

Formação Acadêmica:
Desejável Formação: Superior ou Cursando em Comunicação Social; Administração; Marketing ou Gestão de Operações.

Necessário Experiência Prévia: Experiência anterior em funções administrativas semelhantes, ou dentro do setor comercial ou publicitário.

Atividades:

• Checar e responder e-mails corporativos, atendendo às solicitações dos clientes.
• Formalizar contrato, lançar no Inforádio e cadastrar cliente.
• Auditar o contrato, verificar briefing, criar texto e encaminhar para produção.
• Contatar o cliente solicitando aprovação de material antes de veicular.
• Substituir materiais ou utilizar materiais, de acordo com solicitação de clientes.
• Verificar escalas de flashes.
• Cadastrar materiais no software referente a mídia ser veiculada.
• Gerar programação da mídia a ser veiculada.
• Gerar comprovantes de veiculação impreterivelmente em casos de governo e agências.
• Copiar contratos e PIs, arquivar em pastas específicas e encaminhar originais para o setor financeiro.
• Atualizar planilhas financeiras com transações diárias.
• Dar suporte com informações para fechamento da folha de pagamentos mensal e manter registros organizados.
• Registrar contas a pagar e a receber da unidade.
• Processar faturas e fazer acompanhamento com clientes, fornecedores e parceiros quando necessário.
• Fornecer suporte administrativo durante a preparação do orçamento da unidade.
• Participar de auditorias na unidade.