Lider | Seguimiento de Proyectos

Líder de Seguimiento de Proyectos

Estudios: Carrera en administración, contabilidad, transformación de negocios o campos relacionados con la experiencia práctica de supervisión, seguimiento administrativo de proyectos y gestión de equipos enfocados a seguimiento administrativo de servicios o proyectos.

Inglés: Avanzado, con excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.

Ofrecemos: Prestaciones de ley.

Horario: 9 a 6 de lunes a viernes, presencial.

Experiencia: Más de 10 años de experiencia en control interno de la operación para el seguimiento de proyectos, en gestión de operaciones multidisciplinarias como ejecutivo o director de cuentas en agencias de publicidad (tráfico, control administrativo de cuentas, control de gastos y cobro a clientes) con expertise en servicios de comunicación (talleres de capacitación, campañas de marcas o empresas, comunicación).

Requisito Deseable: En agencias de publicidad como: Ejecutivo de cuenta, Project Manager administrativo de cuentas, Director de cuentas que desee cambiar la operación de agencia por el de la operación administrativa en una agencia de comunicación.

Conocimientos:

• Conocimiento sólido de principios básicos de contabilidad.
• Conocimiento de SAP Bussines One, módulo de clientes, proveedores, proyectos y generación de reportes.
• Excel avanzado para preparar, presentar reportes de gestión (macros).
• Inglés avanzado, bilingüe.

Interacción con Áreas: El rol de líder de seguimiento de proyectos trabaja directamente con el área de administración y finanzas, el equipo de consultoría, servicios generales y proyectos de cuentas claves para la gestión de las actividades de cada especialista de seguimiento de proyectos tanto a nivel estratégico, táctico y operativo para garantizar la gestión administrativa de múltiples proyectos de consultoría de diferentes tamaños.

Las Actividades Importantes enunciativas más no limitativas del Líder abarcan desde:

• Reporteo de estatus de las cuentas clave del despacho mediante el estado de resultados de cada proyecto.
• Atender y dar seguimiento a proyectos de alta demanda de atención o internacionales.
• Control del proceso de inicio a fin de cuentas por pagar desde el registro en sistema SAP hasta la contabilización del pago a proveedores.
• Control del proceso de inicio a fin de cuentas por cobrar, desde alta de clientes en SAP hasta la emisión de facturas de ingresos y cobranza a clientes.
• Con base en las políticas de facturación y cobranza a clientes asegura la distribución y control de pago al despacho y equipos de consultoría.

Responsabilidades:

• Dar seguimiento a los planes de trabajo de cada ejecutivo a su cargo.
• Priorizar y definir los proyectos y tareas en los que se debe enfocar cada especialista para el registro de ingresos y cumplimiento de compromisos de pago.
• Interacción con otras áreas para agilizar las actividades relacionadas con clientes, proveedores y consultores.
• Asume la responsabilidad completa del equipo administrativo de seguimiento de proyectos, supervisando la asignación de unidades de negocio, proyectos y gestión de cuentas clave.
• Organiza y lidera reuniones de alineación para el equipo de seguimiento de proyectos para el cumplimiento de las políticas, actividades de control y seguimiento de las cuentas de los clientes del despacho.
• Participa en el diseño e implementación de mejora de procesos del área.
• Mide y gestiona el desempeño de cada especialista de seguimiento de proyectos.
• Proactivamente maneja el cambio de directrices administrativas en los diferentes proyectos, identifica potenciales riesgos, comunica y genera planes de contingencia que implementa en el equipo.
• Asegura y supervisa las actividades administrativas que impactan en la facturación a clientes cumplan puntualmente los requisitos fiscales, legales, tipo de cambio.
• Organiza el calendario y capacita a los nuevos especialistas y asistentes administrativos en los procesos de gestión de seguimiento de proyectos.
• Asigna proyectos a los nuevos especialistas, supervisa y monitorea el desempeño a los 3, 6, 9 y 12 meses.
• Realiza sesiones de retroalimentación frecuente para aumentar el desempeño del equipo y de manera individual.

Clientes:

• Lidera proyectos que requieren atención y seguimiento prioritario, por el nivel de facturación, idioma y/o complejidad operativa.
• Evalúa los diferentes requerimientos de los contratos, propuestas comerciales aprobadas y proyectos de nivel internacional o complejidad alta.
• Solicitud de documentación o información para el alta en SAP de los Datos Maestros de clientes.
• Obtener los documentos legales con las áreas internas del despacho para cumplir con los requisitos legales, contables y fiscales para cumplir con los requisitos de alta de proveedor de los clientes.
• Generación de códigos manuales de proyectos acorde a cada tipo de cuenta o proyecto, para el control de ingresos y gastos de cada cuenta.
• Establecer las acciones requeridas para el cumplimiento de tiempos de entrega de facturas a clientes de los proyectos a su cargo y el de los especialistas.
• Elabora la orden de venta en SAP acorde a los servicios contratados por el cliente, para emitir la factura y solicita posteriormente el timbrado fiscal al área contable de la unidad de negocio.
• Realizar la cobranza de los proyectos a su cargo, acorde a los requisitos establecidos en contratos, propuestas o directrices del despacho.
• Vigilar y enfocar los esfuerzos de los especialistas de seguimiento de proyectos para reducir el financiamiento de las cuentas de los clientes.
• Proponer soluciones para agilizar la operación de cobranza dentro del equipo de seguimiento de proyectos.
• Realizar seguimiento del progreso, problemas, y escalar según sea necesario para el cumplimiento de las actividades relacionadas con las cuentas del despacho.
• Elaboración de reportes para presentar el estado de las cuentas por cobrar de los proyectos del área de seguimiento de proyectos.

Proveedores:

• Recaba, valida y archiva la documentación para el alta de proveedores y solicita la creación del proveedor en SAP.
• Solicita, valida y confirma la creación de órdenes de compra a la asistente administrativa para asegurar el registro de los gastos a nivel contable en SAP de cada proyecto a su cargo (gastos generales, reembolsos de gastos).
• Solicitar facturas a proveedores y validar que la información cumpla con los requisitos fiscales vigentes antes del pago.
• La responsabilidad incluye asegurar la precisión de las cifras y el cumplimiento de la legislación de impuestos vigente.
• Realizar la programación de pagos de cada proyecto y unidad de negocio de manera semanal, acorde a las políticas del despacho para solicitar el pago al contador de la unidad.
• Elaboración de reportes para presentar el estado de las cuentas por pagar de los proyectos del área de seguimiento de proyectos.

Equipo de Consultoría:

• Realizar el cálculo y distribución de pagos al equipo de consultoría acorde a las condiciones establecidas en el proyecto y al tipo de pago (iguala, porcentaje, desempeño).
• Entrega semanal del cálculo de pagos a consultores por unidad de negocio y proyectos pagados o facturados, al área de finanzas.
• Recibir las solicitudes de anticipo de remanentes de los consultores, realizar el registro y la solicitud de pago al área de finanzas de manera semanal.
• Elaborar el estado de cuenta de cada consultor acorde a los clientes y proyectos a su cargo.
• En caso de salidas o cancelación de colaboración con el despacho, revisar los formatos entregados por recursos humanos con el desglose de pagos pendientes por cada unidad y proyecto, para solicitar la orden de compra y registro en SAP, para posterior programación de pago.

Competencias:

• Altamente organizado con la habilidad de priorizar tareas y dar seguimiento a actividades.
• Habilidad de captura de datos junto con la habilidad de análisis numérico.
• Alto grado de precisión y atención al detalle para reportes y revisión de documentos.
• Enfoque al cliente y habilidades de negociación, manejo de conflictos y asertividad, inteligencia emocional y formación de equipos de trabajo.
• Liderazgo, capaz de integrar un equipo para lograr un objetivo común de manera conjunta e inspirarlo.