Especialista de Reuniones y Eventos Jr. / Meeting and Events Specialist Jr

Date: Aug 26, 2024

Location: Mexico (MX01), CMX, MX, 03260

Company: Arthrex

Arthrex, Inc. es una empresa global de dispositivos médicos y líder en desarrollo de nuevos productos y educación médica. Somos una empresa privada que se esfuerza por cumplir nuestra misión corporativa de ayudar a los cirujanos a tratar mejor a sus pacientes. Estamos comprometidos a brindar una calidad inigualable a los profesionales de la salud que usan nuestros productos y, en última instancia, a los millones de pacientes cuyas vidas impactamos.

Objetivo Primordial:
Es responsable de brindar servicios de experiencia en negociación, planificación, programación, administración de datos y administración general de reuniones corporativas, sirviendo como enlace con sus clientes internos brindando orientación estratégica según sea necesario. Se asocia con Cumplimiento, Legal y otras partes interesadas clave en el proceso de planificación previa.

Tareas Esenciales:

• Gestionar, coordinar y ejecutar reuniones, eventos de empleados, laboratorios de cirujanos, cursos de educación médica, reuniones comerciales de HCP, capacitaciones y reuniones de ventas, entre otros eventos corporativos relacionados, para Arthrex México.
• Gestionar la logística de eventos: gestión de asistentes, coordinación de alimentos y bebidas, audiovisuales, transporte, hotel(es) y soporte en el sitio para reuniones y eventos.
• Manejo, control y maximización del Presupuesto asignado para cada evento; incluyendo recomendaciones a los clientes con respecto a los costos totales por asistente para la planificación del presupuesto de eventos y reuniones.
• Es responsable de recabar y resguardar la información de los eventos: recuento de asistentes, información de registro, asistencia a eventos, información de gestión de asistentes, asignación de presupuesto, consistencia de las páginas de planificación de perfiles, documentación de RFP, formularios de aprobación de contratos, etc.
• Realizar tarjetas de identificación, consultas/solicitudes de clientes, listas de alojamiento, manifiestos de transporte, carga de agendas, revisión de BEO, correspondencia por correo electrónico, registro en el sitio, envío de materiales, instalación de eventos realizados fuera del sitio y desmantelamiento.
• Proporcionar mediciones posteriores al evento, análisis, informes, evaluaciones, reconciliación de facturas, devoluciones de cargo y análisis de gastos. Proporciona un análisis de costos finales e informes de ahorro al cliente interno al finalizar la reunión.
• Supervisar las solicitudes de eventos diariamente, así como brindar soporte de servicio al cliente a interno y/o externo sobre el estado/progreso de sus solicitudes.
• Servir como enlace entre los miembros del equipo y los clientes externos.
• Crear sitios web de eventos, páginas de registro e invitaciones; así como responsable de comunicar todo lo relacionado con los eventos, brindando asistencia a los usuarios según sea necesario, responde preguntas, capacita a otros y sirve como enlace entre los clientes internos y los proveedores.
• Trabajar en estrecha colaboración con los equipos de comunicaciones, educación médica y marketing en la logística y las solicitudes de eventos de clientes para ejecutar los eventos con éxito.
• Comunicar políticas, procedimientos y procesos relacionados con la transparencia y divulgación de manera efectiva y con excelente servicio al cliente.
• Colaborar con el equipo de datos de reuniones en la ejecución de informes con gastos de reuniones relacionados con profesionales de la salud para el cumplimiento. Supervisión de todos los eventos corporativos de Arthrex México y eventos de ArthroLab México.

Educación y Experiencia:
Licenciatura en Comunicación, Hotelería, Administración de Empresas, Marketing o afín. Indispensable contar con Titulo.
Experiencia de 1 año mínimo en el área de reuniones y eventos.
La educación puede ser reemplazada por la experiencia solicitada.

Conocimiento y Destrezas Requeridos (Adiestramiento Especializado):

• Conocimiento en sistemas de gestión de reuniones.
• Capacidad para trabajar en un entorno dinámico y en constante cambio.
• Contar con un nivel excepcionalmente alto de atención al detalle.
• Experiencia en Gestión de Proyectos con la capacidad de gestionar múltiples proyectos/asignaciones al mismo tiempo.
• Capacidad analítica para resolución de problemas.
• Servicio al cliente (interno y externo).
• Habilidades de gestión del tiempo y organización para tener la capacidad de cumplir con los plazos y demandas estableciendo prioridades.
• Colaboración con equipos multidisciplinarios.
• Documentación de procesos para temas de auditoría y base de conocimientos.
• Seguimiento de proyectos locales y/o globales.
• Comunicación escrita y verbal apropiada a la audiencia.

Destrezas en Programas, Herramientas y/o Equipo:

• Manejo de Office nivel intermedio
• SAP
• Cvent
• SalesForce

Idiomas Adicionales: Inglés intermedio.

Porcentaje de viaje:
Nacional: 30 %
Internacional 20 %

Estamos comprometidos en tratar a todos los y las solicitantes de manera justa y no discriminamos por motivos de raza, nacionalidad, edad, sexo, características físicas, origen social, discapacidad, afiliación sindical, religión, estado civil, embarazo, orientación sexual, identidad de género, expresión de género o cualquier criterio ilegal según corresponda a ley.

Job Segment: Pre-Sales, RFP, SAP, ERP, Sales, Technology