Auxiliar Cuentas Por Pagar

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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Nombre de la Posición: AUXILIAR CUENTAS POR PAGAR

Reporta a: CONTADOR DE CTAS POR PAGAR Y TESORERIA

Grupo de Negocio: Polymer Solution

Función / Departamento: FINANZAS

Locación: Altamira 1

Última fecha de revisión: Diciembre 2023

OBJETIVO PRINCIPAL

Administración y control de pagos para las operaciones realizadas con Agentes Aduanales, Fletes y las relacionadas con la Empresa de Servicios. Asegurar la integridad de los Saldos con Proveedores y EMRF manteniendo las cuentas al corriente y con el cumplimiento a los lineamentos normativos vigentes.

FUNCIONES ESCENCIALES

• Registro contable y proceso de pago de Cuentas de Importación y Exportación de Agentes Aduanales, Servicios de Fletes así como de las Operaciones generadas en la Compañía prestadora de Servicios.
• Atención a Proveedores.
• Elaboración de Cheques.
• Contabilización de la Caja Chica.
• Registro del IVA proveniente de Importaciones.
• Compensación y control de los anticipos pagados a los Agentes Aduanales.
• Control y análisis de la cuenta EMRF en cuanto a Fletes y Servicios.
• Atención a los requerimientos de Auditorias: Externas, internas y de Gobierno Corporativo.
• Gestión de pagos diarios (RH, Logistica y anticipos).
• Archivo de Documentación.
• Apoyo en tomas físicas de inventarios del área de finanzas.
• Monitoreo de Complementos de pago (Regulación Fiscal).

Responsabilidades

• Rinde cuentas ante su jefe inmediato con base al organigrama.
• Cumple con la Política de Sustentabilidad y el reglamento general de control de pérdidas.
• Conoce los riesgos de sus actividades y aplica los controles establecidos responsablemente.
• Documentar, mantener y mejorar lo que le aplique referente al sistema de Autogestión en SST para prevenir, minimizar o eliminar los riesgos asociados con la seguridad y salud en el trabajo.
• Recomienda o aporta soluciones a través de los canales establecidos.
• Cumple con los objetivos que apliquen en su proceso.
• Elabora los registros del sistema de gestión integral de su área.
• Identifica los aspectos ambientales de sus actividades.
• Participa en el control, monitoreo y medición de los controles operacionales derivados de los aspectos ambientales de su proceso.
• Cumplir y llevar a cabo sus actividades en las operaciones y la ejecución de proyectos asignados con base en los lineamientos del sistema de gestión integrado (SGI), en materia de seguridad, salud, medio ambiente y calidad.
• Participar y colaborar en las iniciativas promovidas por la organización para fomentar un entorno organizacional favorable en el centro de trabajo, a través del cumplimiento de los valores éticos establecidos.
• Abstenerse de realizar prácticas o conductas contrarias al entorno organizacional favorable y actos de violencia laboral.
• Colaborar en fomentar y cuidar un entorno organizacional favorable y prevenir actos de violencia laboral.
• Participar en los programas de desarrollo, capacitación y/o entrenamiento, para el desarrollo de habilidades, competencias y conocimientos aplicados a mis funciones y responsabilidades, así como participar en las actividades que establezca la empresa para controlar los factores de riesgo psicosocial.
• Participar en el desarrollo de metas y objetivos relacionados con indicadores de PSM con el fin de facilitar y servir como multiplicadores de la aplicación de PSM para el resto de la organización.
• Participar en las actividades correspondientes para garantizar efectividad en PSM.

ALCANCE Y DIMENSIONES DEL TRABAJO

• Programación y pago de acuerdo a calendario de pagos.
• Información Financiera confiable y oportuna (Cumplimiento a calendarios).
• Velocidad de respuesta ante diversidad de tareas (Organización y Planeación de actividades).
• Exactitud en la determinación de registros contables y pagos sobre fechas de vencimientos con base a los calendarios de pagos establecidos.
• Análisis de la EMRF, verificación oportuna de facturas depuración de saldos improcedentes.
• Ejecución de mejoras continuas del proceso financiero y gestión del riesgo del negocio.
• Aseguramiento de registros de facturas de proveedores nacionales con CFDI asociados y respaldo en portal.

HABILIDADES Y CONOCIMIENTO REQUERIDO

• Habilidades Administrativas.
• Contabilidad general.
• Actualizado en temas fiscales.
• Manejo de algún ERP (preferentemente SAP).
• Manejo intermedio - avanzado de Excel.

Relaciones Internas y Externas

• Contralor: Solicitud de Autorización de Pagos, firma de cheques y autorizaciones especiales.
• Logistica / Embarques: Atención a las incidencias encontradas en la facturación de Fletes, revisión de la EMRF del mismo rubro.
• Compras: Atención a las incidencias encontradas en la facturación de Almacenajes y Maniobras, revisión puntual de los problemas de provisión de las cuentas de gastos por operaciones de importación. Revisión de la EMRF.
• Comercio Exterior: Atención a las incidencias encontradas en las facturas, Bl s y cuentas de gastos resultantes de las importaciones y exportaciones del negocio. Revisión de la EMRF.
• Recursos Humanos: Elaboración de Cheques de Pensiones, Pago de Impuestos y Finiquitos.
• Gerente de planta: Solicitud de Autorización de Pagos, firma de cheques y autorizaciones especiales.
• Auditores Internos: Atención a los Requerimientos de Información.
• Almacén: Atención de las incidencias encontradas en los arribos, Revisión EMRF de Servicios.

External Relation

• Proveedores: Notificación de Pagos, Atención de problemas con el Portal de Facturación, Revisión de Incidencias de la Provisión.
• Auditores Externos: Atención a los Requerimientos de Información.
• Auditores Internos: Atención a requerimientos de Auditoria-Proceso de Autoevaluación.

Idiomas

Inglés: SÍ No Nivel: Básico Intermedio Avanzado

Otro: Nivel: Básico Intermedio Avanzado

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