Assistant, Administrative

Titulo del Puesto: Asistente de Compras Ubicación: Ciudad de México y/o Estados cercanos

Oficina ChildFund: México Cargo de Manager/Supervisor: Officer Sr. Grants Finance

Tipo de puesto: Full-time regular Tipo de Trabajo: Hybrid

Acerca de ChildFund

ChildFund es una organización internacional de desarrollo centrada en la infancia que trabaja en 23 países para conectar a los niños con las personas, los recursos y las instituciones que necesitan para crecer sanos, educados, capacitados y seguros, sin importar dónde se encuentren.

Valores de ChildFund

ChildFund valora un entorno diverso, equitativo, inclusivo y accesible donde todos son bienvenidos y celebrados por igual. En nuestra cultura de conexión, tendrás amplias oportunidades para crecer, aprender y liderar mientras contribuyes con tus talentos e innovaciones a nuestra inspiradora misión.

Compromiso de ChildFund

ChildFund International tiene una política de tolerancia cero respecto a la explotación sexual, el abuso y el acoso (por sus siglas en inglés, SEAH) y todas las demás formas de daño por parte de su personal, socios y otros representantes en la entrega de su misión y servicios para los niños. ChildFund está comprometido con la creación de un entorno seguro tanto en el lugar de trabajo como en las comunidades donde entrega programas y servicios. ChildFund espera que cada miembro del personal, socio y representante adhiera a este compromiso y garantice que se sigan todas las políticas y estándares organizacionales. Este puesto está sujeto a una serie de verificaciones, incluyendo un chequeo de antecedentes penales y/o divulgación para asegurar que los participantes del programa estén protegidos.

Acerca del puesto

Responsable del proceso completo de adquisiciones-compras y contratos, a través del Sistema de compras vigente, dirección de eventos y coordinación de servicios del proyecto, cumpliendo con las políticas y procedimientos de la organización y de los donantes. Esta posición es también responsable de manejar la documentación soporte de las transacciones que realice.

Experiencia y Educación Requeridas

• Estudios universitarios en cualquiera de las siguientes áreas: administración, negocios, economía, comercio o afín al puesto.
• Mínimo 2 años de experiencia comprobable en puestos con función de compras y logística, de preferencia que haya estado en un ambiente multicultural.
• De preferencia experiencia en procesos de compras de insumos en temas de salud y educación.
• Conocimiento del contexto en fronteras norte y sur de México.
• Tener una comprensión profunda de prácticas administrativas y de negociación.
• Excelentes habilidades escritas y orales en español. De preferencia tener fluidez en inglés.
• Tener dominio de aplicaciones relevantes computacionales y plataformas digitales (hoja de cálculo, bases de datos, software de operaciones contables, software de proyectos administrativos, software de presentaciones, Teams, Zoom, Salesforce, ERP).
• Tener habilidades de planeación, organizacionales y de resolución de problemas.
• Tener la capacidad de priorizar varias tareas al mismo tiempo; trabajar de forma efectiva bajo presión y cumplir con fechas límite.
• Tener sólida ética de confidencialidad; demostrar tener flexibilidad y versatilidad para adaptarse a cambios de ambiente y de requerimientos, conforme sea necesario.
• Tener habilidades de manejo de relaciones interpersonales e interculturales de alto nivel, así como la capacidad de crear relaciones de colaboración internas y externas, tomando en cuenta todos los factores culturales, étnicos, sociales y políticos.
• Facilidad de expresión, claridad de ideas, aptitud para trabajar bajo presión y en equipo.
• Disponibilidad para viajar ocasionalmente dentro del área de cobertura del proyecto.
• De preferencia contar con licencia vigente para conducción de vehículo de cuatro ruedas.

Responsabilidades Principales

• Responsable de la adquisición de bienes y servicios a través del proceso de compras, alineado al cumplimiento de la legislación local y de las políticas y estándares organizacionales y de donantes.
• Gestionar los procesos de pagos a proveedores.
• Elaborar plan de compras trimestral en conjunto con los Coordinadores del proyecto.
• Responsable de la logística de bienes y servicios adquiridos.
• Dar seguimiento oportuno a las compras de bienes y servicios, asegurando la logística para entrega en las sedes de los Socios Locales.
• Coordinación del seguro para activos fijos.
• Responsable de la administración de las instalaciones, incluyendo administración de contratos de propiedad/arrendamiento.
• Responsable de dar seguimiento a trabajos de adecuación, mejoramiento y mantenimiento de la infraestructura física y eléctrica.
• Responsable de la gestión de servicios generales para todas las actividades de los proyectos.
• Responsable de la adquisición de inventario del material de oficina, equipos y otros bienes/servicios que se requieran.
• Responsable de administrar los servicios de seguridad, mensajería y otros servicios generales externos.
• Coordinación de transporte, según las necesidades de desplazamiento de las personas autorizadas a utilizar vehículos de la institución y seguimiento al mantenimiento de vehículos, así como en la renta de vehículos.
• Llevar a cabo acciones administrativas que resulten de requerimientos gubernamentales y/o lo que se requiera derivado del registro de ChildFund.
• Desarrollar y administrar el presupuesto anual de su área.
• Desarrollar procesos de capacitación a los Socios Locales en conjunto con Coordinadores de Zona.
• Llevar a cabo actividades de fortalecimiento de capacidades con Socios Locales en temas concernientes al área de compras y control interno.

Competencias Requeridas

Competencias Básicas de ChildFund

• Trabajo en equipo: la capacidad de trabajar de manera efectiva y colaborar con otros; valora y respeta las diferencias individuales.
• Comunicación: demuestra empatía y tacto al comunicarse con otros y usa un enfoque de narración cuando es apropiado.
• Orientación a resultados: logra las cosas; toma medidas proactivas para alcanzar los objetivos y estándares de calidad de la organización.
• Toma de decisiones: utiliza buen juicio, pensamiento crítico y formas no tradicionales para evaluar problemas y oportunidades; reflexiona e innova para mejorar decisiones y resultados.
• Resiliencia: prospera y crece en entornos cambiantes, exigentes y complejos.
• Alfabetización digital: adopta y promueve nueva tecnología en contextos relevantes, se mantiene al tanto de las tendencias tecnológicas y abraza soluciones tecnológicas para los desafíos empresariales.

Otras Competencias Requeridas

• Conocimiento de paquetes informáticos: Excel, Word, Power Point y sistemas de manejo contable y financiero.
• Facilidad de expresión, claridad de ideas, aptitud para trabajar bajo presión y en equipo.
• Conocimiento sólido del área de compras, se valorará el conocimiento en procesos para contabilidad y finanzas para ONGs.
• Conocimiento del marco legal y regulatorio aplicable a las ONGs en México.
• Deseable capacidad intermedia del manejo de inglés.