Asistente de Rectoría

Objetivo del Puesto

Brindar asistencia administrativa, organizacional y personal a la Rectoría, asegurando el óptimo funcionamiento de sus actividades diarias con discreción, eficiencia y confianza. Facilitar la comunicación y coordinación con las distintas áreas de la universidad, así como gestionar documentación, agenda, eventos y temas estratégicos con absoluta confidencialidad y profesionalismo.

Funciones y Responsabilidades

1. Gestión Administrativa y Organizacional
   • Coordinar y administrar la agenda de Rectoría, asegurando una planificación eficiente.
   • Organizar reuniones internas y externas, gestionando la logística y documentación necesaria.
   • Filtrar y priorizar la correspondencia, correos electrónicos y llamadas dirigidas a la Rectoría.
   • Elaborar y gestionar oficios, informes y documentos administrativos, asegurando su correcta redacción y presentación.
   • Coordinar calendario institucional con todas las actividades a realizarse, tanto académicas y administrativas.
2. Manejo de Información Confidencial
   • Administrar documentos sensibles con estricta discreción y resguardo.
   • Manejar con total confidencialidad información personal y laboral de la Rectora.
   • Servir de enlace entre la Rectoría y otros departamentos, garantizando una comunicación estratégica y segura.
3. Relaciones Institucionales
   • Actuar como representante de la Rectoría en eventos institucionales cuando sea necesario.
   • Mantener relaciones de respeto y cordialidad con autoridades académicas, personal administrativo y público externo.
   • Coordinar reuniones con directivos, asegurando una gestión eficiente.
4. Apoyo Personal y Logística
   • Brindar apoyo en temas personales de la Rectora que sean necesarios para su correcto desempeño laboral.
   • Organización de archivos y seguimiento de asuntos específicos asignados.
   • Supervisar que las oficinas de Rectoría estén siempre en óptimas condiciones y con los insumos necesarios.

Requisitos del Puesto

Formación Académica:

• Licenciatura en Administración, Relaciones Públicas, Comunicación, Derecho, o afines (preferente).
• Diplomado en Asistencia Ejecutiva, Gestión Administrativa o afines (deseable).

Experiencia:

• Mínimo 2 años en un puesto similar como Asistente de Dirección, Asistente Ejecutiva o Asistente Personal.
• Experiencia en manejo de información confidencial y trato con altos directivos.

Conocimientos Técnicos:

• Gestión de agenda y organización de eventos.
• Redacción ejecutiva de documentos y correos.
• Manejo avanzado de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Conocimiento en protocolos institucionales y normativas administrativas.

Competencias y Habilidades Claves

• Discreción y Confidencialidad
• Organización y Planificación
• Habilidad para la Gestión de Prioridades
• Comunicación Efectiva y Relaciones Interpersonales
• Capacidad de Resolución de Problemas
• Autonomía y Proactividad
• Atención al Detalle

Valores Institucionales Asociados

El Asistente de Rectoría debe ejercer su función con total ética, responsabilidad y compromiso con los valores de la Universidad de la Salud del Estado de México.

• Lealtad y Confianza: Garantizar el manejo adecuado de información y relaciones.
• Excelencia: Desempeñar sus funciones con profesionalismo y alto nivel de calidad.
• Compromiso Institucional: Apoyar la misión de la universidad en su crecimiento y consolidación.
• Trabajo en Equipo: Colaborar estratégicamente con todas las áreas para el cumplimiento de objetivos.

Condiciones de Trabajo

• Horario: Tiempo completo (lunes a viernes de 8:00 a 16:30 horas)
• Ubicación: Universidad de la Salud del Estado de México.
• Modalidad: Presencial
• Sueldo propuesto: 13,000-14,000
• Prestaciones conforme a la Ley y superiores.