Asistente Administrativo Direccion

Job Description

RESUMEN DEL PUESTO Proporciona apoyo administrativo a uno o más roles de liderazgo sénior. Las tareas incluirán la introducción de datos, archivo, gestión de calendarios o viajes, control de cambios de documentos y apoyo en las actividades diarias de oficina. Recolección, compilación y análisis de datos e información. Redacta descripciones escritas y resúmenes de resultados.

FUNCIONES PRINCIPALES

1. Llevar a cabo las actividades administrativas que se hayan asignado para fomentar los objetivos individuales y de equipo.
2. Agilizar la comunicación entre el superior sénior y sus compañeros y entre el superior y las partes externas, como los medios de comunicación, los clientes y el público.
3. Programar reuniones y organizar viajes.
4. Aplicar la discreción y realizar un juicio independiente al analizar solicitudes de información y determinar tendencias.
5. Reunir, compilar, verificar y analizar la información para que el líder la use en documentos como memorandos, cartas, informes, discursos, presentaciones y comunicados de prensa.
6. Organizar, mantener y distribuir archivos, informes y correos electrónicos.
7. Redactar o transcribir los procedimientos operativos estándar y otros documentos.
8. Redacción de procedimientos, presentaciones e informes según como se solicite (PowerPoint, Excel, Word, etc.).
9. Distribución de informes semanales y mensuales.
10. Seguimiento y evolución de la información como se solicite.
11. Establecimiento y mantenimiento de ubicaciones centralizadas para los archivos compartidos.
12. Mantenimiento y actualización de las bases de datos (por ejemplo, reclamaciones, discrepancias, etc.).

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REQUISITOS MÍNIMOS DEL PUESTO

Educación: Carrera concluida en administración de empresas/ingeniería.

Experiencia profesional: un mínimo de cuatro años de experiencia como asistente administrativo.

Conocimientos, habilidades y destrezas:

• Nivel de habilidad intermedio en Microsoft Access (por ejemplo, diseñar y crear consultas sencillas, modificar los tipos de datos, agregar fechas, trabajar con campos obligatorios o crear etiquetas).
• Nivel de habilidad intermedio en Microsoft Excel (por ejemplo: uso de la función SUMA, establecimiento de bordes, establecimiento del ancho de columna, inserción de gráficos, uso del ajuste de texto, clasificación, establecimiento de encabezados y pies de página o escalas de impresión).
• Nivel de habilidad intermedio en Microsoft PowerPoint (por ejemplo: aplicar un tema, formatear el espaciado de caracteres, insertar una imagen, cambiar el diseño y los colores del tema de las diapositivas, agregar transiciones, personalizar números de diapositiva, cambiar el estilo de un diagrama o formatear fuentes).
• Nivel de habilidad intermedio en Microsoft Word (por ejemplo: inserción de encabezados, saltos de página, números de página y tablas o ajuste de columnas de tablas).
• Nivel de habilidad intermedio en Project y Adobe Writer.
• Mecanografía a más de 40 ppm.

Función laboral

Sectores

• Fabricación de equipo médico