Administrative Assistant / Asistente Administrativo | MEXICO

Must be bilingual – English/Spanish.

PURPOSE:

Provide support to all areas, mainly to Regional Strategy. This function is administrative in nature, solving the needs of the different offices in the region, as well as doing follow up to projects.

FUNCTIONS:

1. Managing inbound and outbound correspondence via mail, telephone and in person site visitors
2. Office Management - Meeting Room management, office supplies, H&S, Facilities
3. Coordinate office expenses, such as rent, maintenance, and utilities
4. Travel Booking & Assistance when required
5. Attend Senior Stakeholder meetings in the role of minute taker, as and when appropriate
6. Liaising with multiple departments - Legal, Finance, Leasing, HR etc.
7. Facilitate requests for scheduling deliveries, arranging couriers, and meeting the needs of role stakeholders
8. Assist with smaller projects if other departments (such as Finance, HR, and Operations) request it, as approved by the supervisor
9. Data entry, photocopying / scanning
10. Organize catering as needed
11. Keep the reception area organized and free from clutter
12. Assist the management team in the coordination of local transportation and the organization of meetings with different local stakeholders.

These job functions are representative of tasks accomplished by incumbents. The list is not exhaustive; incumbents perform other related tasks.

WORKING CONDITIONS AND PHYSICAL DEMANDS:

Position works in a standard office environment. Standing, sitting, and walking required daily.

QUALIFICATIONS:

1. Minimum of two year of administrative experience
2. Effective time management and organizational skills with a high level of attention to detail
3. Excellent interpersonal skills and ability to communicate effectively in writing and verbally.
4. Proficient in Word, Excel and Outlook.
5. Shows initiative and must be reliable.
6. Able to work independently and as a team player.
7. Adaptable and flexible.
8. Communication, interpersonal and management skills.
9. Initiative, creativity, prudence, and proactivity.
10. Service oriented.
11. Must be bilingual – English/Spanish.

It is the policy and practice of this Company to prohibit any form of discrimination or harassment based on race, color, religion, sex, gender identity, sexual orientation, transgender status, national origin, age, disability, military or veteran status, or status in any group protected by federal, state or local law.

PROPÓSITO:

Brindar soporte a todas las áreas, particularmente a la de Estrategia Regional. Esta función es de naturaleza administrativa, solucionando las necesidades de las diferentes oficinas de la región, así como en el seguimiento de proyectos.

FUNCIONES:

1. Gestionar la correspondencia entrante y saliente por correo, teléfono y visitantes del sitio en persona.
2. Gestión de la oficina: gestión de salas de reuniones, material de oficina, salud y seguridad, instalaciones.
3. Coordinar los gastos de oficina, como el alquiler, el mantenimiento y los servicios públicos.
4. Proveer asistencia en reserva de viajes cuando sea necesario
5. Asistir a las reuniones de las partes interesadas senior en el papel de tomador de actas, como y cuando sea apropiado
6. Ser enlace con varios departamentos: legal, financiero, arrendamiento, recursos humanos, etc.
7. Facilitar solicitudes para programar envíos, organizar mensajería y satisfacer las necesidades de las partes interesadas.
8. Ayudar con proyectos si otros departamentos lo solicitan (como Finanzas, RR.HH. y Operaciones), según lo apruebe el supervisor.
9. Entrada de datos, fotocopiado / escaneo
10. Organizar catering según sea necesario
11. Mantener el área de recepción organizada y despejada
12. Asistir al equipo de gerencia en la coordinación de servicio de transporte y reuniones con distintas partes interesadas locales cuando sea necesario.

Estas funciones de trabajo son representativas de las tareas realizadas por los titulares. La lista no es exhaustiva; los titulares realizan otras tareas relacionadas.

CONDICIONES DE LA POSICIÓN Y DEMANDAS FÍSICAS:

Posición trabaja en un entorno de oficina normal. Se requiere estar de pie, sentarse y caminar diariamente.

REQUERIMIENTOS:

1. Mínimo de dos años de experiencia administrativa.
2. Gestión eficaz del tiempo y habilidades organizativas con un alto nivel de atención a los detalles.
3. Excelentes habilidades interpersonales y capacidad para comunicarse de manera efectiva por escrito y verbalmente.
4. Competente en Word, Excel y Outlook.
5. Muestra iniciativa y debe ser confiable.
6. Capaz de trabajar de forma independiente y en equipo.
7. Adaptable y flexible.
8. Habilidades comunicativas, interpersonales y de gestión.
9. Iniciativa, creatividad, prudencia y proactividad.
10. Orientado al servicio.
11. Debe ser bilingüe: inglés / español.

Es política y práctica de esta Compañía prohibir cualquier forma de discriminación o acoso basado en raza, color, religión, sexo, identidad de género, orientación sexual, estado transgénero, origen nacional, edad, discapacidad, estado militar o veterano, o estado en cualquier grupo protegido por leyes federales, estatales o locales.