Verwaltungsangestellter (m/w/d) – Raumreservierung und Gewerkschaftstag (befristet)

Die IG Metall ist mit rund 2,14 Mio. Mitgliedern eine der größten Gewerkschaften weltweit. Sie vertritt die Interessen der Beschäftigten in der Metall- und Elektroindustrie, in der Eisen- und Stahlindustrie, in der Textil- und Bekleidungswirtschaft und in der Holz- und Kunststoffbranche. Im Non Profit Bereich zählt sie zu den größten Organisationen in Deutschland.

Für das Ressort Veranstaltungsmanagement (IDT) in unserer Vorstandsverwaltung in Frankfurt am Main suchen wir ab sofort einen Verwaltungsangestellten (m/w/d) – Raumreservierung und Gewerkschaftstag (befristet).

Deine Aufgaben:

• Ansprechpartner*in für Veranstaltende, Erteilen einfacher Auskünfte, Weitervermittlung der Anliegen innerhalb des Arbeitsbereiches sowie Problembearbeitung bestehender und optionaler Raumreservierungsbuchungen.
• Dateneingabe und -pflege im Raumreservierungssystem, Richtigkeit von Angaben prüfen, Identifizieren und Klären von Widersprüchen und Erstellung statistischer Auswertungen im Rahmen der Aufgaben.
• Organisation von Veranstaltungen (Terminfindung-/-koordination, Raumbuchung, Verpflegung, Reinigung, allgemeine organisatorische Absprachen, Erstellen, Abstimmen und Versand von Einladungen, Materialbestellungen, Vorbereitung von Vorlagen, organisatorische und logistische Begleitung bei der Durchführung).

• Recherche von Veranstaltungsorten und Einholen von Angeboten entsprechend der Anforderungen und den Vorgaben der IG Metall und ihrer Veranstaltungsorganisator*innen.
• Vorbereitung, Durchführung und Nachfassen von Anmeldeprozesse der zugewiesenen Veranstaltungen. In Konzeption und nach Vorlagen.
• Kommunikation und Abstimmung mit Veranstaltungsorten bezüglich der Übernachtungen, Kontingentüberwachung und Stornofristen.
• Datenpflege in den Konferenzsystemen (MDB/VMS/Veranstaltungstool) wie Erfassen, Bearbeiten und Verwalten der Teilnehmer*innen-Meldungen.
• Unterstützung der Veranstaltungsbetreuung (z.B. Empfang der Teilnehmer*innen, Überwachung des Konferenzbetriebes und Teilnehmermanagement) der Tages- und Abendveranstaltungen in der Vorstandsverwaltung und bei bundesweiten Veranstaltungen.
• Assistenz für Verwaltungssachbearbeiter*innen und Ressortleitung, inhaltliche Zuarbeit/sachbezogene Recherchen.

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung vor der IHK oder entsprechend schulische Bildung mit anschließender Berufserfahrung.
• Gute und schnelle Auffassungsgabe.
• Ausgeprägtes Organisationstalent.
• Einsatzbereitschaft und Durchsetzungsvermögen.
• Sicheres, freundliches und gewinnendes Auftreten nach Innen und Außen.
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Motivation.
• Kenntnisse im Bereich der Veranstaltungsorganisation.
• Umfangreiche gewerkschaftspolitische Kenntnisse.
• Gute Kenntnisse mit den bei der IG Metall eingesetzten DV-Werkzeugen (MS-Office-Paket, Internet, Intranet).
• Bereitschaft zur Weiterqualifizierung.

Unser Angebot:

Wir bieten unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein professionelles und anspruchsvolles Arbeitsumfeld. Ein kooperatives Betriebsklima und umfangreiche Sozialleistungen runden das interessante Angebot ab:

• Komplexe, herausfordernde und sinnstiftende Aufgaben.
• Inspiration und Raum für eigene Ideen in einem Team, das Individualität und Gemeinschaftsgeist schätzt.
• Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist uns ein wichtiges Anliegen.
• Umfangreiches Gesundheitsmanagement.
• Attraktives Vergütungspaket (13,5 Monatsgehälter).
• Sechs Wochen Jahresurlaub.

Haben wir Dein Interesse geweckt?

Dann bewirb Dich bis zum 24.04.2025 mit Deinen vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellungen und dem frühestmöglichen Eintrittsdatum.
Wir freuen uns auf Deine Online-Bewerbung.

Lutz Steiner
IG Metall
PA Personalmgt./Konzepte
Personalreferent
Tel.+49 (0) 69 6693 2451