Teamassistenz - Chief of Staff Office (w/m/d)

Your career at Deutsche Börse Group

Ihr Arbeitsgebiet:

Das Chief of Staff Office Team übernimmt eine koordinierende Rolle zwischen dem CEO und den Chief of Staff-Bereichen. Darüber hinaus fungiert das Team als Anlaufstelle für alle Konzerneinheiten und für die Mitarbeiter:Innen der Deutsche Börse Group.
Zusammen mit den Experten für Strategie, Regulierung und Regierungsangelegenheiten des Bereichs stellt das Chief of Staff Office sicher, dass alle Konzerninteressen in allen Arbeitsabläufen vertreten sind.

In enger Zusammenarbeit mit anderen Geschäftsbereichen ist das Chief of Staff Office an internen und externen Veranstaltungen, unter Beteiligung des CEO und/oder des Chief of Staff, beteiligt. Darüber hinaus sorgt es für die organisatorische Exzellenz bei Zulieferungen an den CEO, z.B. durch die Vorbereitung von Vorstandssitzungen sowie durch die Verwaltung interner Prozesse, wie das Budget des CEO-Bereichs, Audit- und Compliance-Dossiers oder konzernweiter Verbandsmitgliedschaften.

Das neu entstandene Chief of Staff Office / Group Corporate and Regulatory Strategy, berichtet direkt an den CEO der Deutsche Börse Group.

Ihre Verantwortlichkeiten:

• Professionelles Office Management mit allen dabei anfallenden Assistenzaufgaben sowie der allgemeinen Büroorganisation (z.B. Termin- / Aufgabenkoordination und -überwachung, Terminorganisation, Datenbankpflege, Verwaltung der Büromaterialien etc.)
• Unterstützung bei weiteren administrativen Aufgaben
• Organisation, Planung und Protokollierung von internen Besprechungen inkl. rechtzeitiger Einladungen, Verteilerlisten, Tagesordnungspunkten und weiteren unterstützenden Aufgaben
• Unterstützung bei Qualitätskontrollen interner Prozesse
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Konferenzen
• Vorbereitung von Dokumenten und Präsentationen
• Rechnungsbearbeitung und Controlling-, Budgetaufgaben
• Ansprechpartner:In für interne Mitarbeiter:Innen

Ihr Profil:

• Abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre oder vergleichbare Ausbildung
• Erfahrung als Assistent:In oder in einer ähnlichen administrativen Funktion
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
• Ausgeprägte Präsentations-, Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
• Fähigkeit zum Multitasking und zur Priorisierung der täglichen Arbeitsbelastung
• Hohes Maß an Diskretion und Vertraulichkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Flexibilität, Genauigkeit und Zuverlässigkeit sowie ein kompetentes und verbindliches Auftreten
• Selbstständige, engagierte und sorgfältige Arbeitsweise