Senior Manager, GSA Kundenbetreuung Auftragsmanagement (m,w,d) -Remote, Flex

Positionsübersicht:
Der Senior Manager, GSA Customer Care Order Manager, ist für alle Auftragsmanagementprozesse in den B2C-Märkten Deutschland, Österreich und Schweiz verantwortlich und berichtet direkt an den Director of Order Management, Customer Care. Die Hauptverantwortung liegt in der reibungslosen Durchführung und kontinuierlichen Verbesserung der Order-to-Cash-Prozesse in den genannten Märkten, der Führung sowohl des Back Office Managers unserer Innendienstmitarbeiter in München als auch der Teamleiter unserer Remotemitarbeiter, die den auftragsstarken Markt in Deutschland unterstützen. Weiterhin verantworten Sie das Partnermanagement von Customer Care und anderen Dienstleistern für die Auftragsabwicklung der Märkte in Österreich und der Schweiz.

Der ideale Kandidat muss über starke Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Sie können deshalb nachweisen, in einer funktionsübergreifenden Schlüsselposition effektiv zu arbeiten und kreative, aber dennoch praktische Lösungen für Probleme zu finden.

Zuständigkeiten:

1. Steuerung und Leitung des Back-Office-Teams vor Ort in München sowie der deutschen Remote-Teams und Sicherstellung, dass alle Aufträge vom Rezepteingang, über das Genehmigungsverfahren mit den Kostenträgern bis hin zur Auftragserteilung, dem Versand und der Rechnungserstellung korrekt und fristgerecht bearbeitet werden und dabei eine Auftragsgenauigkeit von 98,5 % erzielt wird.
2. Enge Zusammenarbeit mit unserem Buchhaltungsteam und Sicherstellung, dass durch eine fehlerfreie Auftragsbearbeitung, Rechnungen korrekt ausgestellt werden können und mögliche Absetzungen der Kostenträger fristgerecht bearbeitet werden.
3. Sicherstellung, dass die Arbeitslast effizient auf die jeweiligen Teams aufgeteilt ist und Produktivitätskennzahlen stets eingehalten werden können. Durch ein gutes Forecasting erkennen Sie ggf. auftretende Ressourcenengpässe frühzeitig und finden entsprechende Lösungen.
4. Sie sind der Experte für den Order-to-Cash-Prozess für alle Direktmärkte, erkennen Optimierungspotenziale sowohl in der Steigerung von Prozesseffizienzen durch prozessuale Änderungen als auch durch die Weiterentwicklung unserer IT-Systeme.
5. Enge Zusammenarbeit mit unserem CC Quality and Training Team, unserer IT und anderen wichtigen Partnern zur Umsetzung dieser Prozessverbesserungen. Dabei haben Sie die Projektfortschritte und Projektoutcomes stets im Auge.
6. Enge Zusammenarbeit mit unseren wichtigsten internen Stakeholdern aus den Bereichen IT, Commercial und Finanzen und Sicherstellung, dass Ihr Team zu jeder Zeit über Preisänderungen, kommerzielle Aktivitäten und die Einführung neuer Produkte informiert ist. Notwendige Anpassungen werden im Voraus vollständig getestet und erprobt.
7. Zusammenarbeit mit unserem Schulungs- und Qualitätsteams der Kundenbetreuung und Sicherstellung, dass die Schulungen und Arbeitsanweisungen für die GSA- Auftragsabwicklung immer auf dem aktuellsten Stand sind.
8. Regelmäßiges Controlling der Produktivität, der Auftragsqualität und der E2E-Durchlaufzeiten. Enge Zusammenarbeit mit ihren Teams, um mögliche Abweichungen zukünftig auszusteuern.
9. Kooperation mit unserem Market Access Team sowie unserem Vertrieb, um zu jeder Zeit über mögliche Strategieänderungen in den Bereichen Marketeinführung und Preisgestaltung informiert zu bleiben und ggf. notwendige Anpassungen für den Order-to-Cash-Prozess frühzeitig zu erkennen und die Teams entsprechend darauf vorzubereiten.
10. Aufbau und Führung eines neuen Aufgabenbereichs innerhalb der bestehenden Teams, die sich bei Einzelfällen mit den Kostenträgern austauscht, um z.B. unbearbeitete Fälle im Rahmen des Genehmigungsverfahrens oder auch Zahlungsstreitigkeiten seitens der Kostenträger lösen zu können.
11. Verantwortlich für die Beziehungen zu Drittunternehmen, Verwaltung von Ausgaben, Ressourcen und Erreichen von Zielen.
12. Sonderprojekte je nach Bedarf.

Verantwortlichkeiten:

1. Sicherstellung, dass das Team alle GSA-Aufträge korrekt und fristgerecht bearbeitet und ausliefert, um eine anstandslose Übernahme der Kosten durch den Kostenträger zu gewährleisten.
2. Teamverantwortlicher für Debitoren der Schweizer Kunden.
3. Vorbereitung von Produktlaunches und Sicherstellung, dass alle vorbereitenden Maßnahmen zur Einführung neuer Produkte oder Sensorkompatibilitäten fristgerecht umgesetzt werden.
4. Kenntnisse über die jeweiligen örtlichen Gesundheitssysteme und der damit verbundenen (Beantragungs-) Prozesse für unsere Kunden, um eine reibungslose Auslieferung des Produkts sowie der anschließenden Kostenübernahme gewährleisten zu können.

Wichtige Entscheidungsrechte:

1. Weiterentwicklung der GSA-Auftragsmanagement-Stratgie inkl. laufender Optimierung der organisationalen Strukturen sowie möglicher Anpassung bei der FTE Planung, um die Anforderungen der jeweiligen Märkte jederzeit erfüllen zu können.
2. Priorisierung von IT-Maßnahmen und Projekten im Rahmen von Verbesserungsinitiativen.
3. Einsatz von entsprechenden Tools oder Hinzuziehen von Fachwissen Dritter.
4. Hauptverantwortlicher seitens GSA bei der Vereinbarung neuer Geschäftsstrategien, um sicherzustellen, dass potenzielle Vereinbarungen/Preismodelle auch über unsere Systeme hinweg abgebildet werden können.

Erforderliche Führungsqualitäten/zwischenmenschliche Fähigkeiten und Verhaltensweisen:

1. Vertreter der GSA-Auftragsverwaltung und unserer Kundenbedürfnisse auf allen Ebenen, einschließlich der Geschäftsleitung.
2. Interkation, Verhandlung und Unterstützung bei Entscheidungsfindungen intern sowie extern ím Rahmen des GSA Order Managements.
3. Leitung der GSA-Auftragsbearbeitung mit Hilfe von internen und externen Partnern.
4. Enge Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Teams wie externen Outsourcing Partnern, der Buchhaltung, Market Access sowie Commercial, um kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben und neue Herausforderungen gemeinsam zu lösen.

Ausbildung und Erfahrung:
Mindestanforderungen:

1. Hochschulabschluss oder einschlägige Erfahrungen.
2. 5+ Jahre Berufserfahrung im Bereich Kundenservice und Order-to-Cash in der deutschen Medizintechnikbranche, auf Führungsebene mit einem direkten Team.
3. C1 Englisch.

Bevorzugte Qualifikationen und Kompetenzen:

1. Mehr als 10 Jahre Erfahrung im Bereich Kundenservice/ Order-to-Cash Prozessen.
2. Erfahrung mit SAP und Salesforce.com.
3. Erfahrung mit der Arbeit in einem schnelllebigen, wachstumsstarken und leistungsorientierten Umfeld, in dem es essenziell ist gesetzte Fristen einzuhalten.
4. Erfahrung mit dem deutschen Krankenversicherungssystem und dessen Anforderungen.
5. Fähigkeit, das eigene Arbeitspensum effizient zu bewältigen und Ziele entsprechend zu priorisieren.
6. Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, sowohl in Wort als auch in Schrift.
7. Hervorragende Analyse- und Problemlösungsfähigkeiten in Verbindung mit einem ausgeprägten unternehmerischen Urteilsvermögen.

Zusätzliche Informationen:
Die Stelle kann remote, hybrid oder vor Ort in München ausgeführt werden.
Die Reisetätigkeit beträgt 20-40%, gestaltet sich aber je nach Bedarf flexibel.