Sekretariat und Sachbearbeitung „Stadtbibliothek“ (m/w/d)

In der Stadtbibliothek des Kulturbetriebes der Stadt Aachen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle in der Funktion Sekretariat und Sachbearbeitung „Stadtbibliothek“ (m/w/d) unbefristet in Vollzeit neu zu besetzen. Die Stadtbibliothek Aachen im Kulturbetrieb der Stadt Aachen als modernes Buch-, Medien- und Informationszentrum stellt mit über 300.000 Besucher*innen pro Jahr die meist genutzte städtische Kultureinrichtung dar. Zur Stadtbibliothek gehören neben der Zentralbibliothek auch zwei Stadtteilbibliotheken, ein Bücherbus und vier Nebenstellen. Die Stadtbibliothek Aachen ist Mitglied der „Onleihe Region Aachen" und stellt darüber hinaus umfangreiche digitale Medienangebote zur Verfügung. Im Zuge der Einführung der Selbstverbuchung durch RFID-Technik wurde eine 24/7 Außenrückgabe und Abholstation für Medien eingerichtet; 2023 wurde die Stadtteilbibliothek Depot Talstraße zur OpenLibrary.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Verwaltungsarbeiten wie Postbearbeitung, Materialverwaltung und statistische Auswertungen; SAP-Zeitbeauftragte/r
• Vorbereitung von Sitzungen einschl. Zusammenstellen von Sitzungsunterlagen sowie Protokollführung
• Beschwerdemanagement
• Assistenz bei Dritt- und Fördermitteleinwerbung sowie Abwicklung von Drittmittelprojekten
• Koordination und Vorbereitung von Auftragsvergaben sowie Fertigung der entsprechenden Vorlagen für die zuständigen Gremien
• Beschaffungen und Überprüfung von Wareneingängen sowie Rechnungsbearbeitung; Umsetzung und Überwachung des internen Bargeldhandlings
• Monitoring, Zwischen- und Endabrechnungen von Projekten und anderen Veranstaltungen

Das bringen Sie mit

• die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
• eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement bzw. für Bürokommunikation
• ein hohes Maß an Verantwortungsbereitschaft sowie Organisationsfähigkeit
• Kooperationsfähigkeit sowie ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten
• Offenheit für Veränderungen sowie die Bereitschaft, neue Wege mitzugestalten, sich mit der sich verändernden Medienwelt auseinanderzusetzen und innovative Technologien zu nutzen

Das bieten wir

• Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.300 Mitarbeitenden
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Jobticket für den ÖPNV
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der ausgeschriebenen Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl nach formellen und fachlichen Kriterien und einem sich anschließenden Auswahlverfahren. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.