Sachbearbeiter_in Verwaltung, Personal und Finanzen (m/w/d/x)

Die international ausgerichtete und transdisziplinär arbeitende weißensee kunsthochschule berlin vereint profilierte Kunst- und Designstudiengänge auf einem grünen Campus. Den Ideen und der Lehre des Bauhauses verpflichtet, zeichnet sich die Hochschule durch das gemeinsame künstlerisch-gestalterische Grundlagenjahr für alle Fachrichtungen sowie hervorragende Arbeitsbedingungen in über 20 Werkstätten und Laboren aus. Mit ihrer zukunftsorientierten Lehre und Forschung bietet die weißensee kunsthochschule berlin ihren rund 850 Studierenden ein exzellentes, praxisnahes Studium. Vor dem Hintergrund gesellschaftlicher Herausforderungen tragen die Hochschulangehörigen und Alumni mit ihren Projekten, Forschungsvorhaben und Kooperationen sowie einer Vielzahl an Veranstaltungen zur Entwicklung der Kunst- und Kulturlandschaft bei und gestalten aktuelle Diskurse aktiv mit.

Die Verwaltung der weißensee kunsthochschule berlin zeichnet aus, dass sie das Schaffen exzellenter Rahmenbedingungen für Studium, Lehre und Forschung ins Zentrum ihres Handelns stellt. Dazu bietet sie kurze Entscheidungswege, handelt lösungsorientiert in kollegialen, engagierten Teams und arbeitet aktiv daran, sich ständig zu verbessern. Sie hat den Anspruch, schnell, agil, digital, diversitätssensibel und nachhaltig im Sinne der spezifischen Anforderungen der an einer Kunsthochschule studierenden und arbeitenden Menschen zu handeln. Als Mitglied unseres Teams tragen Sie maßgeblich zur Verwirklichung dieser Ziele bei.

Sachbearbeiter_in Verwaltung, Personal und Finanzen (m/w/d/x)

E9b TV-L Berliner Hochschulen

Wir suchen zum 01.03.2025 für eine unbefristete Stelle in Vollzeit eine_n engagierte_n Kolleg_in für unser freundliches Team in der Verwaltung. Sie sind erste Ansprechperson für Beschäftigte und Studierende der Fachgebiete der freien Kunst und der Weiterbildungsstudiengänge, die Sie bei allen administrativen Angelegenheiten betreuen und unterstützen. An der Weiterentwicklung und Digitalisierung unserer Prozesse arbeiten Sie aktiv mit.

Ihre Aufgaben:

• Administration für die Fachgebiete Bildhauerei, Bühnen- und Kostümbild, Malerei, Raumstrategien und Kunsttherapie sowie für die Beschäftigten der Verwaltung: Erstellen von Honorar-, Werk- und Lehraufträgen und organisatorische Unterstützung, Sachbearbeitung für Dienst- und Studienreisen.
• Bewirtschaftung von Haushalts- und Drittmitteln für die o.g. Fachgebiete: Soll-Ist-Reportings, Vorbereitung von Vertragsunterlagen, Beachtung von Förderbedingungen, Beratung der Lehrenden zur Mittelverwendung, Kontierung & Rechnungsbearbeitung.
• Betreuung von Berufungs- und Auswahlverfahren: Organisation der Verfahren unter Einhaltung der relevanten Vorgaben (Berufungs- und Befangenheitsrichtlinien etc.), Beratung der Kommissionsmitglieder, Protokollführung, Prüfung von Bewerbungsunterlagen und Ansprechperson für Bewerber_innen, Unterstützung beim On- und Offboarding von Beschäftigten.
• Vorbereitung für die Einstellung und Vertragsverlängerungen für studentische Beschäftigte, Gastprofessuren, Honorarprofessuren und Gastdozenturen in den o.g. Fachgebieten.
• Unterstützung bei Digitalisierungsprojekten: aktive Mitarbeit aus Anwender_innenperspektive bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung von Prozessen und IT-Verfahren.

Ihre Qualifikationen:

• Hochschulabschluss (Bachelor oder gleichwertig) ODER Ausbildung mit gleichwertigen Kenntnissen und Erfahrungen
• Gutes Organisations- und Kommunikationsvermögen, Selbständigkeit, Aufgeschlossenheit für Neues und Teamfähigkeit
• Grundlegende Kenntnisse im Haushalts-, Vergabe- und Arbeitsrecht, idealerweise Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung und/oder Hochschulen
• Sicherer Umgang mit MS Office Programmen, wünschenswert ist Erfahrung mit Buchhaltungs- oder Haushaltssoftware (z.B. MACH)
• Englisch in Wort und Schrift ist wünschenswert
• Wir suchen Bewerber_innen, die aktiv an einer inklusiven und diskriminierungssensiblen Lehr- und Forschungssituation an der weißensee kunsthochschule berlin mitwirken wollen.

Unser Angebot:

• zwei Monate Wissenstransfer mit der jetzigen Stelleninhaberin und eine umfassende Einarbeitung mit Unterstützung des gesamten Teams
• eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit im spannenden und dynamischen Umfeld künstlerischer Hochschulen mit Zugang zu vielfältigen künstlerischen Veranstaltungen
• kollegiale Arbeitsatmosphäre und Teamarbeit inmitten eines schönen grünen Campus
• eine unbefristete Stelle im Gemeinwohlinteresse mit den Vorteilen des öffentlichen Dienstes
• Fortbildungsangebote, zusätzliche Altersversorgung und vermögenswirksame Leistungen
• flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten
• familienfreundliche Arbeitskultur
• 30 Tage Urlaub pro Jahr, zusätzlich frei am 24.12. und 31.12.

Die weißensee kunsthochschule berlin bekennt sich zu einem chancengerechten und diskriminierungsarmen Lehr- und Arbeitsumfeld und wirkt auf den Abbau struktureller Barrieren hin (wie z.B. physische, sprachliche, rassistische, genderspezifische, altersbedingte, heteronormative und weitere). Wir fördern die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter und Lebensweisen. Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte, Schwarzen Menschen und/oder People of Color sind ausdrücklich erwünscht. Menschen mit anerkannter Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

Bitte bewerben Sie sich bis zum 29.11.2024 über die Online-Bewerbung.

Auf die Vorlage von Bewerbungsfotos verzichten wir und bitten hiervon abzusehen. Vorstellungsgespräche sind für den 16. und 17.12.2024 geplant. Bitte halten Sie sich diese Termine frei.

Für Fragen zur Stelle steht Ihnen Jennifer Hoffmann (Verwaltungsleitung) unter (030) 47705 462 gerne zur Verfügung, für Fragen zum Bewerbungsverfahren Viktoria Derlis (Fachgebietsverwaltung Drittmittel) unter (030) 47705 456.

Bitte bewerben Sie sich bis zum 29.11.2024 über die Online-Bewerbung.