Persönliche Assistenz (m/w/d)

Persönliche Assistenz (m/w/d)

Für eine Familie in Aachen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine persönliche Assistenz (m/w/d). Die Stelle wird unbefristet besetzt.

IHRE AUFGABEN

Hausmanagement und Personalführung:

• Aktualisierung vorhandener Pläne zur Haus- und Personalsteuerung inkl. Dienst-/ Urlaubspläne sowie Kommunikation dieser an Beteiligte
• Bei unvorhergesehenen Änderungen sofortige Aktualisierung und Kommunikation der neuen Pläne an alle Beteiligte
• Kontrolle -und bei Bedarf Begleitung- der Umsetzung von Aufgaben
• Ablage/ Verwaltung von Unterlagen inkl. Pläne
• Bestandsmanagement: Bestandsführung und -kontrolle sowie Erstellung von Einkaufslisten inkl. Einkaufen
• Rechnungsmanagement: Inhaltliche Kontrolle, Einholung Freigabe von Rechnungen inkl. Kommunikation zur Begleichung sowie Ablage/ Verwaltung
• Reparaturen und Instandhaltungen nach vorheriger Absprache koordinieren/ organisieren sowie Beteiligte informieren. Bei Bedarf vor Ort Termine mit Dienstleistern begleiten und kontrollieren.

Kommunikation:

• Unterstützung bei sämtlicher Kommunikation und bei Bedarf Übernahme von mündlicher und schriftlicher Korrespondenz (E-Mails, Nachrichten) sowohl Intern als auch Extern
• Bei kurzfristigen Änderungen umgehende Information an alle Beteiligte
• Ansprechpartner für Interne (Mitarbeiter) und Externe (Dienstleister, etc.) sowie Förderung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit

Terminmanagement:

• Sämtliche private und berufliche Termine nach vorheriger Absprache koordinieren / organisieren / verschieben und dabei auf mögliche Terminkollisionen /-abhängigkeiten aufmerksam machen sowie Beteiligte informieren
• Langfristige Instandhaltungs- und Wartungstermine mit Dienstleistern koordinieren/ organisieren unter Berücksichtigung der Terminplanung der Familie
• Termin-Doku/ -Verwaltung und proaktiv Beteiligte an wichtige Termine erinnern
• Bei Bedarf organisatorische Unterstützung in der Vor-/Nachbereitung von Terminen sowie im Erkennen inkl. Vermeidung von möglichen Ineffizienzen (Termine, Aufgaben, Logistik)
• Bei jeder Veränderung/ Verschiebung: Prüfen und Erkennen aller abhängigen Punkte und Auswirkungen und dementsprechend Anpassungen vornehmen und an alle betroffenen Personen kommunizieren

Reisemanagement:

• Unterstützung in der Planung, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Reisen

IHR PROFIL

• Mindestens dreijährige Berufserfahrung im Bereich persönliche Assistenz oder Hausmanagement
• Erfahrungen in der Personalführung (Planung, Begleitung und Kommunikation)
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Fähigkeiten in Planung, Organisation und Koordination mit Gespür für Relevanz und Prioritäten
• Gute Kommunikationsfähigkeiten
• Führerschein der Klasse B
• Lösungsorientierte, vorausschauende sowie selbständige Arbeitsweise
• Bereitschaft sich an bestehende Systeme anzupassen und Neues zu erlernen
• Souveränes und überzeugendes Auftreten auch im interkulturellen Kontext
• Sehr hoher Grad an Zuverlässigkeit, Loyalität und Verschwiegenheit

INTERESSIERT?

Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung inklusive Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse an die E-Mail-Adresse: bewerbung.assistenz-ac@gmx.de

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!