Personal Assistant to CEO

Mit einer über 10-jährigen Berufs- und Praxiserfahrung im Schwerpunkt HR stehen wir Unternehmen, Bewerbern und Mitarbeitern täglich zur Seite. Unser Know-how setzen wir für Unternehmen im Bereich Recruiting und Stellenbesetzung ein.
Unsere Bewerber und Mitarbeiter profitieren von einer ganzheitlichen Betreuung und Partnerschaft auf Augenhöhe.

With over 10 years of professional and practical experience in the focus on HR, we support companies, applicants and employees on a daily basis. We use our know-how for companies in the areas of recruiting and filling positions.
Our applicants and employees benefit from holistic support and partnership at eye level.

• Tagesordnung und E-Mails des CEO verwalten:
  • Priorisierung, Sammlung von Informationen zur Entscheidungsfindung für den CEO und das Team
• Bedarf definieren und vorhersehen (Tagesordnung, Vorbesprechungen, Reiseänderungen usw.)
• Meetings in enger Abstimmung mit anderen Assistenten/Büros (interne und externe Stakeholder) organisieren/planen
• Reisen und Logistik des CEO verwalten
• Verteilerlisten auf dem neuesten Stand halten
• Logistik und Support für Events, Weblives usw. handhaben
• Verantwortung für den Informationsfluss zwischen internen und externen Personen zum und vom CEO übernehmen (Memos zur Unterschrift und Verteilung vorbereiten)
• Büroverwaltungsaufgaben übernehmen (Telefon, Meeting-/Eventverwaltung, HR-Anforderungen, Ausgaben, Bürobedarf)
• Anlaufstelle für IT und Facility Management sein
• Zur positiven Arbeitsbeziehungen beitragen und als Vermittler innerhalb des Teams und mit Stakeholdern fungieren
• Der Stelleninhaber muss alle Vertraulichkeitsanforderungen respektieren und mit Takt und Diskretion handeln

• Manage the CEO's agenda and mail: prioritizing, collecting information for decision making for the CEO and team
• Define and anticipate needs (agenda, pre-briefings, travel changes, etc)
• Organize / plan meetings in close alignment with other assistants/offices (internal and external stakeholders)
• Manage CEO's travel and logistics
• Keep distribution lists updated
• Handle logistics and support for events, weblives, etc.
• Take in charge the cascade of internal and external information to and from the CEO (preparing memos for signature and distribution)
• Handle office administrative duties (phone, meeting/event admin, HR requirements, expenses, office supplies)
• Be a focal point for IT and facility management
• Contribute to positive working relationships and act as facilitator within the team and with stakeholders.
• Jobholder shall respect all confidentiality requirements, acting with tact and discretion

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung idealerweise mit sehr gutem betriebswirtschaftlichen Hintergrund
• relevante Berufserfahrung im Bereich Assistenz von mehr als 5 Jahren ist notwendig
• gute Fähigkeiten im Bereich aller IT - Tools mit Fokus auf Office, Excel, PowerPoint, Google-Suites
• verhandlungssichere Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch / Französisch und Spanisch sind vorteilhaft
• Stress resistent
• selbstständiges Arbeiten und eine hohe Teamfähigkeit
• absolut verlässliche Person mit großem persönlichen Interesse in Luftfahrt

• Successfully completed commercial training, ideally with a very good business administration background
• Relevant professional experience in the field of assistance of more than 5 years is necessary
• Good skills in all IT tools with a focus on Office, Excel, PowerPoint, Google Suites
• Fluent language skills in German and English / French and Spanish are advantageous
• Stress resistant
• Independent work and a strong ability to work in a team
• Absolutely reliable person with a great personal interest in aviation

Eine Anstellung bei unseren namhaften Kunden bietet allen Mitarbeitern eine Vielzahl von Vorteilen wie:

• wettbewerbsfähige Vergütung
• Karriereentwicklung
• modernste Technologien und Einrichtungen
• internationale Zusammenarbeit
• bedeutende Projekte
• eine positive Arbeitskultur

Employment with our well-known customers offers all employees a variety of benefits such as:

• competitive compensation
• Career development
• state-of-the-art technologies and facilities
• international cooperation
• significant projects
• a positive work culture

Dann zögern Sie nicht und überzeugen uns, dass Sie der perfekte Kandidat (m/w/d) für die ausgeschriebene Stelle sind.
Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen senden Sie uns bitte bevorzugt über unsere Online - Bewerbungsplattform oder auch gerne per E-Mail an g.reuter@fabplus.de.

Alternativ können Sie uns Ihre Unterlagen per Post an fabplus GmbH, Höslerstraße 7b, 86660 Tapfheim senden.

Then don't hesitate and convince us that you are the perfect candidate (m/f/d) for the advertised position.
Please send us your meaningful application documents preferably via our online application platform or by email to g.reuter@fabplus.de.

Alternatively, you can send us your documents by post to fabplus GmbH, Höslerstraße 7b, 86660 Tapfheim.