Office Services Manager m/w/d

Job Description

Über Fragomen

Fragomen ist der weltweit führende Anbieter exklusiver Einwanderungsdienstleistungen. Mit über 6.200 Fachkräften in mehr als 60 Büros weltweit konzentrieren wir uns seit 70 Jahren ausschließlich auf Immigration und bieten Unterstützung in über 170 Ländern.

Unsere Expert:innen sind angesehene Vordenker:innen auf dem Gebiet der Einwanderung und beraten Regierungen weltweit, darunter den US-Kongress, das britische Parlament, die Europäische Union, die Vereinten Nationen und den Deutschen Bundestag.

Eine Karriere bei Fragomen bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld für vielfältige Kund:innen zu arbeiten – kein Tag gleicht dem anderen. Wir schätzen unsere kulturelle Vielfalt, setzen uns für Chancengleichheit ein und glauben, dass unsere Unterschiede uns stärker machen.

Über das Team

Unser Office Services Team in Frankfurt sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Büro und bietet umfassende administrative Unterstützung für unsere Mitarbeitenden. Das Team zeichnet sich durch eine hohe Struktur, Detailorientierung und exzellenten Kundenservice aus.

Über die Rolle

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine:n zuverlässige:n und erfahrene:n Office Manager (m/w/d) für unser Büro in Frankfurt. In dieser Rolle stellen Sie sicher, dass das Office Management effizient, professionell und auf höchstem Niveau durchgeführt wird.

Sie berichten direkt an eine:n Partner:in in Frankfurt und arbeiten eng mit der Director Office Services Europe (mit Sitz in Großbritannien) sowie mit den Bereichen Human Resources, IT und Finance zusammen.

Ihre Aufgaben

Kundenservice & Office Management

• Sicherstellung einer professionellen Kundenerfahrung beim Besuch oder Kontakt mit Fragomen Deutschland

• Erste Ansprechperson für alle Büroanfragen und Delegation von Aufgaben bei Bedarf

• Gewährleistung eines stets professionellen Erscheinungsbilds und einer angenehmen Atmosphäre im Büro

• Organisation und Betreuung von Webex-Anrufen und Voicemails für das Frankfurter Büro

• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Büroveranstaltungen

• Verwaltung des Online-Schreibtischbuchungssystems (Rendezvous)

• Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Büroschließung und Einhaltung von Sicherheitsmaßnahmen

• Verwaltung der Büroausstattung und des Bestellbudgets

Mitarbeiterbetreuung & Sicherheit

• Verantwortung für die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften

• Betreuung des Onboarding- und Offboarding-Prozesses für neue Mitarbeitende

• Unterstützung bei Versicherungsangelegenheiten und Schadensfällen

• Verwaltung von Sicherheitsaudits und Notfallplänen (BCP) in Zusammenarbeit mit der Director Office Services Europe

• Koordination von Büroinstandhaltungsmaßnahmen wie Reparaturen, Klimaanlagen oder Heizungssysteme

Führung & Teammanagement

• Disziplinarische und fachliche Leitung des Office Services Teams (Office Coordinators, Rezeptionist:innen, PA)

• Rekrutierung, Einarbeitung und Weiterentwicklung der Teammitglieder

• Implementierung neuer Büro- und Verwaltungsprozesse für den Standort Frankfurt

Vertrags- & Lieferantenmanagement

• Erstellung und Verwaltung des Office-Services-Budgets

• Betreuung der Lieferanten- und Dienstleisterverträge, inklusive Verhandlungen und Compliance-Sicherung

• Zusammenarbeit mit Gebäudemanagement und Vermietern zur Klärung von Serviceanfragen

• Überwachung und Freigabe von Rechnungen und monatlichen Ausgabenberichten

Dokumentenmanagement & Administration

• Verwaltung des Office Services Shared Mailbox-Postfachs

• Sicherstellung von hohen Service- und Compliance-Standards für alle Dokumentenprozesse

• Zusammenarbeit mit Shared Services für ausgelagerte Verwaltungsaufgaben

Ihr Profil

• Mehrjährige relevante Berufserfahrung im Office Management mit hoher Eigenständigkeit

• Erfahrung in Mitarbeiterführung und Teammanagement

• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Hohe Organisationsfähigkeit sowie starke soziale Kompetenz

• Erfahrung in Budgetmanagement und Vertragsverhandlungen mit Lieferanten

• Fähigkeit, flexibel auf sich ändernde Arbeitsbedingungen zu reagieren

• Hohe Verantwortungsbereitschaft und Belastbarkeit in einem dynamischen Umfeld

• Erfahrung in der Umsetzung von Prozessoptimierungen und Effizienzsteigerungen

Unser Angebot

Freuen Sie sich auf eine zentrale Lage im Herzen Frankfurts mit exzellenter Verkehrsanbindung sowie ein internationales Team aus über 100 Kolleg:innen aus mehr als 30 Ländern.

Wir bieten Ihnen attraktive Benefits, darunter:

• 30 Tage Urlaub für Ihre Erholung

• Zuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel oder Fitnessmitgliedschaften

• Bike-Leasing-Programm für eine nachhaltige Mobilität

• Regelmäßige Weiterbildungen zur persönlichen und beruflichen Entwicklung

• Mitarbeitervouchers für besondere Anlässe

Teamgeist & Events

• Gemeinsame Feiern wie Sommer- und Jahresendveranstaltungen

• Team- und Kulturevents für ein starkes Miteinander

• Besondere Highlights wie unsere Halloween-Party, Firmenläufe oder Pride-Events

Soziale Verantwortung & Nachhaltigkeit

• Förderung von Diversität & Inklusion

• Unterstützung von Charity-Projekten und Pro-Bono-Arbeit

• Engagement für Nachhaltigkeitsinitiativen

Unsere Werte

Fragomen setzt sich für Chancengleichheit, Vielfalt und Inklusion ein. Wir fördern ein Arbeitsumfeld, das frei von Diskriminierung ist – unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, Alter, sexueller Orientierung, Identität oder Behinderung.