Office Manager Solingen (m/w/d)

Deine Rolle bei uns

Kunden-/ Lieferantenmanagement

• Du führst Lieferantenrecherchen durch, holst Muster ein und prüfst diese sorgfältig.
• Du stimmst Dich mit internen Kollegen ab und erstellst Preisanalysen, in denen Du Waren und Dienstleistungen gegenüberstellst.
• Du überwachst und erinnerst an den Freigabeprozess für Bestellungen.
• Die Bestellabwicklung, Warenannahme sowie die Kontrolle der Lieferungen liegen ebenfalls in Deinem Verantwortungsbereich.
• Rechnungen prüfst und gibst Du frei, während Du Reklamationen und Gutschriften verfolgst.
• Zusätzlich kommunizierst und koordinierst Du Termine mit externen Dienstleistern.

Verwaltungsaufgaben

• Du verwaltest Schlüssel und Parkkarten, einschließlich deren Ausgabe und Dokumentation.
• Bei Ausschreibungen unterstützt Du und koordinierst Dienstleister sowie interne To-Dos.
• Mit der Hausverwaltung stimmst Du Dich ab und bist Ansprechpartner für Floormanager-Belange.
• Du kümmerst Dich um den Postein- und -ausgang und organisierst Betriebsrat-Meetings sowie Seminare.
• Reisemanagement gehört ebenfalls zu Deinen Aufgaben, von Hotelbuchungen bis hin zu A1-Bescheinigungen.
• Du empfängst und akkreditierst Gäste und sorgst für deren Bewirtung.
• Außerdem betreust Du administrative Themen des Video Service Centers, wie interne Schulungen oder Umbaumaßnahmen.

Marketing-Support

• Du planst, konzipierst und führst Mitarbeiterveranstaltungen und Kampagnen durch.
• Du recherchierst und holst Angebote für Werbemittel ein und organisierst Versandaktionen.
• Bei der internen und externen Markenkommunikation unterstützt Du durch Ideenfindung, Planung und Umsetzung von Projekten.
• Darüber hinaus förderst Du die interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Teams (SG/VSC).

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position mit starkem Fokus auf Organisation und Kommunikation.
• Hervorragende Kenntnisse in MS Office und idealerweise Erfahrung mit Einkaufstools oder CRM-Systemen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Hohe Organisations- und Problemlösungsfähigkeit, gepaart mit einer proaktiven Arbeitsweise.
• Freundliches, professionelles Auftreten und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck den Überblick zu behalten.

Deine Vorteile bei der WebID

• Damit Du an den Office-Tagen nicht nur geldbeutelschonend sondern auch umweltfreundlich fahren kannst, steuern wir 50% zum Deutschlandticket bei.
• Die Gesundheit unserer Mitarbeitenden liegt uns am Herzen: Nutze unsere Partnerschaft mit Wellhub und profitiere von eHealth Apps, Gymmemberships u.v.m.
• Du brauchst Deine tägliche Ration Bewegung? Komm‘ doch mit dem Fahrrad ins Büro. WebID ermöglicht es Dir, ein Jobrad zu leasen und sponsort sogar noch Deinen Leasingvertrag.
• Ob Weihnachtsfeiern, Frühlingsfeste oder einfach mal den Feierabend gemeinsam einläuten – es findet sich immer mal wieder eine Gelegenheit für eine gemeinsame Abendgestaltung.
• Natürlich fehlt es auch bei uns nicht am Obstkorb, erfrischenden Getränken sowie Kaffee.

Wenn du also viel Spaß an Office Management hast und in einer wachsenden Organisation, mit einem echt innovativen Produkt, arbeiten möchtest, dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!