Office Manager (m/w/d)

Mit Deinem Organisationstalent und einem Blick fürs das große Ganze unterstützt Du den Bereich Administration & Office am Empfang als Office Manager (m/w/d) und bist zentrale Anlaufstelle für Büro- und Reisemanagement und Korrespondenz. So sorgst Du für einen reibungslosen Ablauf im Alltagsgeschäft.

Wir sind IT-Personaldienstleister und bringen talentierte IT Experts mit spannenden Kundenprojekten namhafter Unternehmen in ganz Deutschland zusammen.

Wir suchen Dich als Office Manager (m/w/d) ab Januar 2025 an unserem Standort in Heidelberg. Ein späterer Einstieg ist ebenfalls möglich.

• Eine wertschätzende und kollegiale Unternehmenskultur
• Eine unbefristete Festanstellung
• Eine intensive Einarbeitungsphase und individuelles Mentoring
• Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zu Home Office und der Ausgleich von Mehrarbeit
• 30 Urlaubstage plus Weihnachten und Silvester
• Gezielte Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Flache Hierarchien und "Du"-Mentalität bis zur Geschäftsführung
• Betriebliche Altersvorsorge inkl. attraktivem Arbeitgeberzuschuss
• Regelmäßige Events zur Stärkung unseres Teamzusammenhalts
• Bürohund und Feel-Good-Manager Nelly

• Allgemeines Büromanagement: Dazu gehören auch Verwaltungsaufgaben, Abwicklung von Warenbestellungen (Büromaterial, Lebensmittel, etc.), sowie die Unterstützung des Team Managers bei Eventplanung und Dienstleistermanagement.
• Empfang und Telefonzentrale: Du bist erste Ansprechperson bei telefonischen Anfragen und übernimmst den Empfang unserer Besucher:innen.
• Verwaltung der Poststelle: Du übernimmst die ein- und ausgehende Post des laufenden Tagesgeschäfts und Betreuung der zentralen E-Mail-Postfächer.
• Fuhrpark- und Reisemanagement: Du unterstützt das Kollegium bei der Buchung von Dienstreisen und bei allen Fragen rund um die Firmenwägen.
• Weitere administrative Tätigkeiten: Zu Themen wie Terminkoordinationen und Vorbereitung von Besprechungsräumen, Vertragsmanagement oder Rechnungsprüfung stehst Du den Fachabteilungen unterstützend zur Seite.

• Kaufmännische Ausbildung: (z.B. als Bürokauffrau / Bürokaufmann, Hotelfachfrau / Hotelfachmann), eine vergleichbare Qualifikation oder erste Berufserfahrung im Bereich Office Management, Verwaltung oder ähnliches.
• Organisationstalent: Du schaffst es, auch bei vielseitigen Aufgaben den Überblick zu behalten und reagierst flexibel auf häufig wechselnde Aufgaben.
• Selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise sowie eine schnelle Auffassungsgabe.
• Offene und teamorientierte Persönlichkeit.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.