Office Manager:in mit Schwerpunkt Büroorganisation & Buchhaltung

Office Manager:in mit Schwerpunkt Büroorganisation & Buchhaltung, Düsseldorf

Düsseldorf, Germany

Du suchst nach einer sinnhaften Tätigkeit und möchtest einen positiven Beitrag für unsere Gesellschaft leisten? Du hast innovative Ideen und willst damit den öffentlichen Sektor zukunftsfähig gestalten? Dann nutze Deine Chance und werde Teil von IMAP.

Wir, das sind mittlerweile über 70 einzigartige Mitarbeitende an den Standorten Düsseldorf und Berlin, die alle die Leidenschaft für gesellschaftliche Wirkung und Veränderung antreibt. Wir arbeiten systemisch und verbinden dabei Fach- mit Prozessberatung in den Bereichen Vielfalt, Führung & Team, Strategie, Organisation & Kultur, Digitalisierung, Nachhaltigkeit, Internationale Zusammenarbeit und Evaluation & Beteiligung.

In einer von Offenheit geprägten Unternehmenskultur wird bei uns ein wertschätzender und vertrauensvoller Umgang großgeschrieben. Bei IMAP kann sich jede:r einbringen und zu jeder Zeit den Rückhalt des Teams erwarten.

• Office Management: Als Teamplayer:in und echtes Organisationstalent bist Du Ansprechpartner:in für alle organisatorischen und administrativen Aufgaben im Büroalltag. Dazu gehört auch die Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen in unserem Büro, die Pflege von Akten und Dokumenten sowie die Bereitstellung von Material, Hard- und Software für unsere Kolleg:innen. Als Büro-Allrounder:in sorgst du dabei nicht nur für Ordnung, sondern hältst dem gesamten Team den Rücken frei. Am Empfang bist Du der erste Kontaktpunkt für Telefonanrufe, E-Mails sowie unsere Besucher:innen und bist die erste Ansprechperson für unsere externen Dienstleister:innen.
• Rechnungsprüfung und vorbereitende Buchhaltung: Du bist verantwortlich für die sorgfältige Prüfung und Vorkontierung der Eingangsrechnungen unserer Unternehmensgruppe. Dabei achtest Du auf die korrekte Verbuchung aller relevanten Geschäftsvorfälle und kümmerst Dich um die vorbereitende Buchhaltung. Du stehst im engen Austausch mit unserem externen Steuerbüro und sorgst für eine reibungslose Finanzbuchhaltung.
• Projektadministration und -finanzen: Bei Dir laufen die administrativen und finanziellen Fäden unseres Tochterunternehmens ChangePartner zusammen. Du bist verantwortlich für das Anlegen neuer Aufträge im ERP-System und die korrekte, fristgerechte Erstellung der Ausgangsrechnungen.

Uns ist die richtige Mischung aus fachlicher und persönlicher Kompetenz sowie einer teamorientierten und pragmatischen Grundeinstellung wichtig. Wir achten daher immer auf ein stimmiges Gesamtpaket, welches für diese Stelle idealerweise die folgenden Qualifikationen umfasst:

• Ausbildung & Berufserfahrung: Du verfügst über eine kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Buchhaltung, oder hast bereits in einer vergleichbaren Stelle im Office Management und/oder in der Buchhaltung Erfahrungen gesammelt.
• Organisationstalent: Dich zeichnet eine organisierte, zuverlässige und präzise Arbeitsweise aus und Du handelst selbstständig und eigenverantwortlich, bringst Dich aber auch gerne im Team ein.
• Kommunikationsstärke: Du kommunizierst gerne und serviceorientiert – das Arbeiten mit Menschen macht Dir Spaß, sei es im Team oder mit unseren internen und externen Kund:innen.
• Zahlenaffinität: Du arbeitest gerne mit Zahlen und bringst ein hohes analytisches Denkvermögen mit.
• IT Kenntnisse: Du bist sicher im Umgang mit Office365 und hast idealerweise bereits Erfahrung in der Arbeit mit einem ERP-System und/oder einer Buchhaltungssoftware, z. B. DATEV. Darüber hinaus hast du Lust, deine Ideen für die weitere Digitalisierung und Prozessinnovationen einzubringen.
• Freude am Lernen: Du lernst gerne dazu und stärkst mit uns gemeinsam das Fundament für weiteres Wachstum. Dazu bringst Du gerne eigene Ideen zur Verbesserung der Abläufe in deinem Aufgabenbereich, im Team Corporate Functions und darüber hinaus ein.

Bitte bewirb Dich auch dann, wenn Du nicht alle Punkte erfüllst.

• Zusammen sind wir stark: Es sind immer wieder die Begegnungen mit Kolleg:innen, die unseren Arbeitsalltag bereichern. Wir bieten daher modern ausgestattete Arbeitsplätze im Herzen von Düsseldorf, die zum Austausch einladen und schaffen bei Teamevents wie Segeltörns, Volleyball-Turnieren oder Spieleabenden bleibende Erinnerungen.
• Die Balance macht es: Mit einem flexiblen Home-Office Tag pro Woche gehen wir auf individuelle Bedürfnisse ein und schaffen im Team Spielräume für flexible Arbeitszeiten.
• Wir schätzen Transparenz, auch beim Gehalt: Wir achten auf eine transparente und leistungsorientierte Vergütung und sprechen regelmäßig offen über den aktuellen Gehaltsspiegel.
• Das Wohl unserer Mitarbeitenden liegt uns am Herzen: Daher unterstützen wir Dich mit Angeboten wie dem Deutschlandticket, einem Jobrad oder einer betrieblichen Altersvorsorge. Darüber hinaus profitierst Du von Corporate Benefits, einer vergünstigten Urban Sports Mitgliedschaft sowie die Auszahlung einer jährlichen Erholungsbeihilfe.
• Wir stehen an Deiner Seite: Mit einem strukturierten Onboarding und der Unterstützung durch eine:n Mentor:in begleiten wir Dich von Tag 1 bei Deiner beruflichen Reise bei IMAP.
• Wir bringen Deine Entwicklung auf das nächste Level: Wir betrauen Dich von Anfang an mit verantwortungsvollen Aufgaben, die Deinen Stärken entsprechen und fördern Dich durch passgenaue persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten.
• Du bist richtig und wichtig: Wir sind ein interkulturelles und interdisziplinäres Team. Daher ist uns ein wertschätzender sowie rücksichtsvoller Umgang miteinander wichtig. Wir bieten einen sicheren Raum für Mitarbeitende unterschiedlicher Kulturen, Nationalitäten, ethnischer Zugehörigkeiten, sexueller Orientierungen, Religionen, unterschiedlichen Geschlechts und Alters.