Office Manager (f/m/d)

Stellenbeschreibung

Empfang & Büroorganisation: Du bist die erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten – sowohl im Büro als auch telefonisch – und sorgst für eine angenehme Atmosphäre und reibungslose Abläufe.

Arbeitszeit- & Abwesenheitsmanagement: Du prüfst und koordinierst die Arbeitszeitbuchungen in unserem Zeiterfassungssystem, sowie Urlaubsanträge und Krankmeldungen über unser HR-System.

Meeting- & Eventmanagement: Du organisierst und bereitest Meetings vor und behältst stets den Überblick. Zudem planst und setzt du interne Events wie Jubiläen, Firmenfeiern und Team-Meetings kreativ um.

Office & Facility Management: Du beschaffst und verwaltest Büromaterialien, Hardware und Verbrauchsmaterialien sowie Lieferanten- und Versicherungsverträge und steuerst externe Dienstleister.

Travel Management: Du planst und buchst Geschäftsreisen (Bahn, Flug, Mietwagen, Hotels, Restaurants) und kümmerst dich um die Reisekostenabrechnung.

People & Organization Support: Du unterstützt das People & Organization Team beim Onboarding-Prozess, um neuen Mitarbeitenden einen erfolgreichen Start zu ermöglichen, sowie im Interviewprozess.

Payroll & Accounting Support: Du übernimmst Aufgaben in der vorbereitenden Payroll & Accounting und prüfst sowie verwaltest den Zahlungsverkehr und Rechnungen.

Kommunikations- & Postmanagement: Du verwaltest den Postein- und -ausgang und sorgst für einen effizienten Informationsfluss innerhalb des Unternehmens.

Audit Support: Du unterstützt bei internen und externen Audits.

Koordination im Office-Team: Du behältst den Überblick über die Abläufe im lokalen Office-Team, sorgst dafür, dass tägliche Aufgaben effizient erledigt werden, und bist die zentrale Ansprechperson für organisatorische Themen.

Qualifikation & Erfahrung

Qualifikation: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringst 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position oder mit Bezug zu Office Management, Personal- oder Finanzadministration mit.

Sprachkenntnisse: Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich.

Arbeitsweise: Deine strukturierte, eigenständige und zuverlässige Art hilft dir, den Büroalltag effizient zu organisieren.

Zeit- & Prioritätsmanagement: Auch in einem dynamischen Umfeld behältst du den Überblick, setzt klare Prioritäten und arbeitest sorgfältig, ohne dabei wichtige Details zu übersehen.

Organisationstalent: Du liebst es, Abläufe zu koordinieren, und sorgst mit deiner vorausschauenden Planung für einen reibungslosen Ablauf im Büro.

Teamfähigkeit & Kommunikation: Du schätzt den Austausch auf Augenhöhe, bist hilfsbereit und arbeitest gerne mit verschiedenen Teams zusammen.

Digitales Know-how: Du bist versiert im Umgang mit MS Office und hast idealerweise Erfahrung mit Zeiterfassungs- oder HR-Systemen, oder anderen digitalen Verwaltungstools.