Office Coordinator (m/f/d) - Munich

Deine Rolle

Unser Gensler München Team sucht einen Office Coordinator (m/w/d) in Vollzeit (40h/Woche). In dieser Funktion bist Du sowohl für unsere Mitarbeiter als auch für unsere Kunden von zentraler Bedeutung im Büro. Du trägst nicht nur die Verantwortung für die Teams, die Du unterstüt zt, sondern auch für die Räumlichkeiten, in denen wir arbeiten.

Du wirst d ich in einem schnelllebigen Umfeld wohlfühlen, in dem Proaktivität und Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg sind. Du bist in der Lage, di ch schnell an unsere Kultur, unsere Führungskräfte und Teams zu gewöhnen und kannst dich in unseren verschiedenen Ressourcen und Wissensnetz werke n zurechtzufinden. Als offener, kommunikativer Mensch wird es Dir leicht fallen, nicht nur das Münchener Büro zu betreuen, sondern dich auch mit unserem Berliner Team zu vernetzen, das Du bei einigen administrativen Aufgaben unterstützen wirst . Du bist im Münchener Büro tätig und berichtest an den Studio Director des Münchner Büros.

Dein Verantwortungsbereich:

• Aktive Unterstützung der Studioleitung bei operativen Aufgaben zu Studioinitiativen, längeren Projekten sowie Terminkoordination von Principal / Senior Members für beide Standorte

• Allgemeines Büromanagement

• Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Meetings und Reisen

• Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten, Präsentationen in InDesign für beide Standorte, Analysen und Statistiken sowie die Pflege unserer Bibliotheksressourcen-Datenbank

• Abwicklung der Geschäftskorrespondenz in deutscher und englischer Sprache für Projekte

• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen & Kundenterminen, Stundenabrechnungen, Urlaubsanträgen sowie Bewerbung und Koordination von Inhouse-Veranstaltungen für beide Standorte

• Koordinierung von externen Dienstleistern

Deine Qualifikationen:

• Mindestens 2 Jahre + Erfahrung in der Dienstleistungsbranche oder in einer ähnlichen Funktion
• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder kaufmännische Ausbildung bevorzugt
• Fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch sind unerlässlich
• Hervorragende Detailgenauigkeit, hervorragende organisatorische und zeitliche
• Fähigkeiten, die Fähigkeit, kurz- und langfristige Fristen einzuhalten sowie gute Fähigkeiten zur Priorisierung.
• Gute Kenntnisse in Photoshop/ Bluebeam und Indesign wären von Vorteil
• Kenntnisse von Workday und Salesforce sind von Vorteil
• Ausgeprägte verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Fähigkeit, Bedürfnisse zu antizipieren und proaktiv zu handeln

Leben bei Gensler

Wir ermutigen jeden Mitarbeiter bei Gensler, ein gesundes und ausgeglichenes Leben zu führen. Zu unseren umfassenden Leistungen gehören eine Altersversorgung und zweimal jährliche Bonusmöglichkeiten.

Im Rahmen des Engagements des Unternehmens für die berufliche Entwicklung bietet Gensler die Erstattung bestimmter beruflicher Qualifikationen und der damit verbundenen Verlängerungs- und Prüfungsgebühren an. Darüber hinaus erstatten wir die Studiengebühren für bestimmte förderfähige Programme oder Kurse. Wir betrachten unsere Weiterbildungsprogramme als strategische Investitionen in unsere Zukunft.

Wir schätzen Vielfalt und verpflichten uns, ein integratives Umfeld für unsere Kollegen zu schaffen. Wenn Du aufgrund einer Behinderung Unterstützung oder eine Unterkunft benötigen, k annst Du uns hier kontaktieren.

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Your Role

Our Gensler Munich Team is looking for a full time (40h/week) Office Coordinator (m/f/d) . In this role, you will be integral to the experience of both our employees and our clients, taking responsibility not only for the teams you support but also for the space that we work in .

You will thrive in a fast-paced environment where the key to success is proactivity and communication. You’ll be able to quickly acclimatise to our culture, leaders and teams and navigate your way around our various resources and knowledge networks. As a natural relationship builder , it will be easy for you to also connect to our Berlin team, which you will support in some administrative assignments. You will be based in the Munich Gensler office and will report to the Studio Director of the Munich Office.

What You Will Do

• Active support of the studio management in operational tasks on studio initiatives, longer projects as well as diary co-ordination of Principal / Senior Members for both Germany offices
• General office management
• Planning, coordination and monitoring of appointments, meetings and travel s
• Creation & updating of documents, presentations in InDesign for both Germany offices , analyses and statistics as well as our Library resource database
• Handling business correspondence in German and English for projects
• Support in the planning and realisation of events & customer meetings , timesheets, time off requests as well as promoting and coordination of in house events for both Germany offices
• Coordination of external service providers

Your Qualifications

• Minimum of 2 years + experience within the Professional Services Industry or in a similar role

• Bachelors’ degree in Business Administration or commercial apprenticeship preferred

• Fluency in German and English is essential

• Excellent attention to detail, superior organisational and time management skills , ability to handle short- and long term deadlines as well as good prioritization skills.

• Proficient or Expert in Photoshop/Bluebeam and Indesign would be an advantage

• Knowledge of Workday & Salesforce a bonus

• Strong verbal and written communication skills

• Ability to anticipate needs and operate proactively

Life at Gensler

We encourage every person at Ge nsler to lead a healthy and balanced life . Our comprehensive benefits include pension and twice annual bonus opportunities .

As part of the firm’s commitment to professional development , Gensler offers reimbursement for certain professional qualifications and associated renewals and exam fees . In addition , we reimburse tuition for certain eligible programmes or classes . We view our professional development programmes as strategic investments in our future .

We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for our colleagues. If you need assistance or an accommodation due to a disability you may contact us here.