Office Assistenz (gn)

Office Assistenz (gn)

Die HANDELSBLATT MEDIA GROUP GMBH & CO. KG, ein Unternehmen der Dieter von Holtzbrinck Medien, ist das führende Medienunternehmen für Wirtschafts- und Finanzinformationen in Deutschland und Europa. Mit großen Marken wie Handelsblatt und WirtschaftsWoche, zahlreichen Fachpublikationen, einem breiten multimedialen Angebot und einem globalen redaktionellen Netzwerk sorgen wir für Orientierung, Meinungsbildung und Dialog. Knapp 1000 Mitarbeiter:innen tragen täglich dazu bei, die Verbreitung wirtschaftlichen Sachverstands kraftvoll in die Tat umzusetzen.

Wir suchen am Standort Frankfurt in Teilzeit mit 20 bis 25 Stunden zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Office Assistent:in (gn).

Aufgaben

• Interne Veranstaltungen: Du bist am Standort der Ansprechpartner:in für unsere Event Abteilung und das Gebäudemanagement und übernimmst die Vor-Ort-Organisation und Koordination von Veranstaltungen, insbesondere zu den Themen Raumbuchung, Ausstattung und Vorbereitung der Räumlichkeiten inkl. kleineren Aufbauarbeiten sowie zur Teilnehmerbetreuung und -bewirtung.
• Assistenz & Empfang: Du bist für die Gäste der Redaktion und der Vermarktungsteams erste Kontaktperson und bildest die Schnittstelle zu diesen. Du übernimmst die allgemeine Betreuung der Gäste sowie die Bewirtung. Daneben bist du bist für die Verwaltung und Bestellung von Zugangskarten und Transpondern verantwortlich.
• Gebäudemanagement: Du koordinierst die Reinigungsdienste, bestellst und kontrollierst Materialien, bist erste Ansprechperson für Störungen und übernimmst Aufgaben im Bereich Arbeitsschutz.
• Brief- und Paketpost: Du bist für den internen und externen Versand von Briefpost und Paketen zuständig und übernimmst die Postverteilung.
• Büroausstattung: Du fungierst als Schnittstelle zwischen den Mitarbeitenden vor Ort und der IT-Abteilung, übernimmst die Verwaltung der IT-Hardware am Standort und die Kommunikation mit der IT.
• Team-Unterstützung: Du unterstützt die Redaktions- und Vermarktungs-Teams vor Ort – soweit es deine übrigen Aufgaben zulassen – in administrativen Themen wie Reisemanagement, Terminmanagement und Rechnungsbearbeitung.

Profil

• Ausbildung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung: Du bringst fundierte Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit – idealerweise in einem Medienunternehmen oder einer (Event-)Agentur.
• Organisation: Du liebst es, wenn alles rund läuft – vom Meetingraum bis zur Materialbestellung.
• Kommunikation & Kundenorientierung: Du hast ein offenes Ohr, bist freundlich und serviceorientiert.
• MS-Office: Du gehst sicher mit MS-Office um – besonders mit Outlook und Teams.
• Flexibilität: An Tagen mit größeren Veranstaltungen kann der Tag auch mal länger sein – deine Bereitschaft zur Flexibilität ist da ein Pluspunkt.

Wir bieten

• Ein modernes Office mit netten Kolleg:innen.
• Ein vielfältiges Arbeitsumfeld mit einem großen Gestaltungsspielraum.
• Trainingsangebote über unsere „GROW Academy“ und Zugang zu unserer Learning Plattform.
• Ein umfassendes Onboarding, 30 Tage Urlaub, bezuschusstes Firmenticket, Radleasing-Angebot, Fitnessstudio Kooperationen, Zuschüsse zur Altersvorsorge, rabattierte Buchbestellung, Firmenevents u.v.m.

Chancengleichheit und Vielfalt zu fördern ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir ermutigen deshalb ausdrücklich motivierte Personen, die nicht zu 100% den genannten Kriterien entsprechen, sich trotzdem zu bewerben.

Bitte beachten Sie, dass ein gültiger Arbeitsgenehmigung für Deutschland für Nicht-EU-Bürger erforderlich ist.