Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Institutssekretariat - mit 80% bis 100%

Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Institutssekretariat
mit 80% bis 100%

Organisationseinheit

Institut für Photonik und Quantenelektronik (IPQ)

Ihre Aufgaben

Sie übernehmen allgemeine Aufgaben im Sekretariats- und Institutsbetrieb. Dies umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:

• Auslösen, Nachverfolgen und Abwicklung von Bestellungen
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Neueinstellungen, Vertragsverlängerungen)
• Planung und Abrechnung von Dienstreisen
• Koordination von Prüfungsterminen
• Organisation von Veranstaltungen

Darüber hinaus übernehmen Sie die Verwaltung der Institutsfinanzen, d.h. insbesondere:

• Controlling der Drittmitteleinnahmen und -ausgaben
• Erstellung von Kostenberichten und Überwachung der Budgetplanung sowie Abgleichung der Daten aus dem SAP-System
• Kommunikation mit KIT-internen Fachabteilungen

Eintrittstermin

01.07.2025

Ihre Qualifikation

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement oder über eine vergleichbare Ausbildung, gerne jeweils mit dem Schwerpunkt Controlling/Finanzen.
• Sie bringen vorzugsweise eine mehrjährige Berufserfahrung in einem industriellen Umfeld mit.
• Sie sind sicher im Umfang mit MS Office und aufgeschlossenen gegenüber neuen Systemen.
• Idealerweise haben Sie bereits Erfahrungen im Bereich SAP-SRM.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir voraus.
• Ihre Qualifikation wird ergänzt durch eine selbstständige, ziel- und teamorientierte Arbeitsweise, ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit.
• Sie sind bereit, sich in vielfältige hochschulspezifische Arbeitsabläufe einzuarbeiten.

Die Stelle ist ggf. auch zum Wiedereinstieg geeignet.

Das bieten wir Ihnen

Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Entgelt

EG 8 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Vertragsdauer

unbefristet

Bewerbungsfrist bis

04.05.2025

Fachliche Ansprechperson

Fachliche Auskünfte erteilen Ihnen gerne Herr Prof. Dr. Sebastian Randel, Tel. +49 721 608- 42490 und Herr Prof. Dr. Christian Koos, Tel. +49 721 608/42491.

Bitte bewerben Sie sich online über den unten stehenden Button für die Ausschreibungsnummer 156/2025.

Ausschreibungsnummer: 156/2025

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung:
Personalservice (PSE) - Personalbetreuung
Herr Dolzinski
Telefon: +49 721 608-25030,

Karlsruher Institut für Technologie (KIT)
Hermann-von-Helmholtz-Platz 1
76344 Eggenstein-Leopoldshafen