Manager:in Travel Services (m/w/d), Rhine-Ruhr 2025 FISU Games

Stellenausschreibung

Werde Teil des Teams des Rhine-Ruhr 2025 Organizing Committees (OC) und gestalte mit uns unvergessliche FISU WORLD UNIVERSITY GAMES.

SUMMER CUM LAUDE*

Ein Sommer mit Auszeichnung.

2025 kommt die Welt an Rhein und Ruhr, um Sport, Wissenschaft und Kultur zu feiern. In 6 Städten messen sich bis zu 8.500 Athlet:innen und Offizielle aus 150 Nationen zwölf Tage lang - und das in 18 Sportarten. Hier werden Maßstäbe gesetzt. Die dichteste Hochschullandschaft Europas trifft auf die meisten Sportvereine Deutschlands in einer außergewöhnlich sportbegeisterten Region.

Kurz gesagt: Der perfekte Ort für die FISU WORLD UNIVERSITY GAMES! Der perfekte Ort für dich.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum 1. Januar 2025 eine:n

Manager:in Travel Services (m/w/d)

In der Durchführungsgesellschaft der Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games
Vollzeit / 40 Stunden pro Woche / befristet mit Sachgrund bis Spätsommer 2025

Im Rahmen der 2025 World University Games wirst du ein entscheidendes Mitglied im Team, das eine Reihe von Teilnehmergruppen während der Spiele betreut. Als Manager:in Travel Services bist du verantwortlich für die Koordination und Durchführung der reiserelevanten Unterstützungsleistungen, damit alle Delegationen erfolgreich an den Spielen teilnehmen können. Dein Hauptaugenmerk liegt dabei auf der Visa-Unterstützung. Du arbeitest eng mit den Abteilungen Delegationsservices, FISU Relations, Sport und Akkreditierung zusammen und berichtest direkt an den Team Lead International Relations.

Folgende Aufgaben liegen schwerpunktmäßig in deinem Bereich:

• Erstellung von Plänen zur Verteilung von Visabestätigungen gemäß den Vorschriften des Bundesministeriums für Migration und Flüchtlinge für alle relevanten Personen, die an den Spielen teilnehmen.
• Organisation und Umsetzung des Prozesses zur Ausstellung von Visa-Bestätigungen für die entsprechenden Teilnehmergruppen.
• Vorbereitung von Informationsmaterial für die deutschen Konsulate und Botschaften zur Aufklärung über die 2025 Rhine Ruhr FISU World University Games.
• Zusammenstellung von Listen der Personen, die ein Visum für die Teilnahme an den Spielen benötigen, in Zusammenarbeit mit dem Akkreditierungs-Team, und Übermittlung der Liste an das Bundesministerium für Migration und Flüchtlinge.
• Entwicklung eines Visa-Support-Services, der eine effiziente und zeitgerechte Bearbeitung von Anfragen und Dokumentationsanforderungen sicherstellt, insbesondere im Zeitraum von drei Monaten vor den Spielen.
• Entwicklung von reiserelevanten Richtlinien und Vorgaben sowie Kommunikation dieser Richtlinien an die Teilnehmergruppen.
• Management der Kommunikation (einschließlich Antworten) zu Visa- und Reiseanfragen und Sicherstellung der zeitnahen Bearbeitung aller Anfragen.
• Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Erledigung von Aufgaben, die die Delegationen während der Spiele betreffen.

Folgende Fähigkeiten & Kenntnisse bringst du idealerweise mit:

• Abgeschlossenes Hochschulstudium im Bereich Event- oder Sportmanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im Bereich Reise- oder Visa-Support bei großen Veranstaltungen.
• Kenntnis der Visa-Anforderungen für ausländische Staatsangehörige, die nach Deutschland einreisen möchten, oder die Fähigkeit, sich dieses Wissen schnell anzueignen.
• Verständnis der Interaktion zwischen verschiedenen Funktionsbereichen in einer Multi-Sport-Event-Umgebung zur Erreichung gemeinsamer Ziele.
• Kulturelle und globale Sensibilität.
• Geduld und Empathie.
• Hohe Flexibilität sowie eine selbstständige Arbeitsweise.
• Problemlösungsorientierung und die Fähigkeit, Herausforderungen zu meistern.
• Exzellente Kommunikations- und Moderationsfähigkeiten.
• Fließende Englischkenntnisse. Weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil, aber nicht erforderlich.

Wir sind eine junge & wachsende Organisation im Herzen des Innovationshubs Rhein-Ruhr. Du wirst im OC eine tragende Rolle bei der erfolgreichen Planung & Durchführung der Spiele einnehmen.

Neben einem einzigartigen Team & großen Emotionen bieten wir:

• Eine abwechslungsreiche & spannende Tätigkeit mit Raum für kreative Ideen und eigenem Gestaltungsraum.
• Ein dynamisches & wachsendes Umfeld mit einer offenen & diversen Unternehmenskultur.
• Kurze Entscheidungswege mit Teamarbeit auf Augenhöhe.
• Eine leistungsgerechte Vergütung in Anlehnung an TV L mit einer Jahressonderzahlung.
• Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit für mobile Arbeit.
• 30 Tage Urlaubsanspruch pro Jahr.
• Zugang zu einem großen internationalen Netzwerk im Sport.

Der Arbeitsplatz wird bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen mit der Entgeltgruppe 10 TV L bewertet.

Wir sind mehr als eine gewöhnliche Sportgroßveranstaltung. Deshalb wollen wir dich in deiner Einzigartigkeit, so wie du bist, mit allen deinen Facetten. Bei uns kann jede Person so sein, wie sie möchte und wie sie ist.

Wir freuen uns über jede Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Als Durchführungsgesellschaft bemühen wir uns um eine gezielte Förderung von Frauen für Führungsfunktionen. Daher werden Frauen nachdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Klingt gut?

Dann sollten wir uns kennenlernen!

Bitte sende uns deine Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf & Motivationsschreiben) unter Angabe deines frühestmöglichen Einstiegstermins bis spätestens 25.11.2024 über folgenden Link:

https://rhineruhr-portal.rexx-systems.com/Managerin-Travel-Services-mwd-de-f84.html

Bei fachlichen und organisatorischen Rückfragen erreichst du uns per E-Mail unter careers@rhineruhr2025.com.

Bitte beachte, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden kann.