Junior-Assistenz Anlagenbau

Diese Aufgaben erwarten Sie

Sie unterstützen die Teamleitung und Leitung Anlagenbau in allen Aufgaben, arbeiten pro aktiv und sorgen für einen reibungslosen Ablauf aller Prozesse und Arbeitsabläufe. Sie arbeiten nach einer ausführlichen Einweisung eigenständig und im Team mit weiteren Kolleginnen und Kollegen. Ihr Arbeitswelt ist modern, digital und wird durch definierte Workflows strukturiert. Zu Ihrem Aufgabengebiet gehört u.a.

• Postbearbeitung
  • Bearbeitung der täglichen Post und über Dokumentenscanner an die relevanten Ansprechpartner zuweisen
  • Fax und E-Mail-Postfach täglich prüfen und eingegangene Faxe bzw. E-Mails an die relevanten Ansprechpartner weiterleiten
• Stammdaten
  • Korrekte Erfassung und Pflege der Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Standorte, …)
• Bestellung/Auftrag
  • Systemseitige Erstellung/Erfassung des Auftrages/der Bestellung
  • Erstellung und Versand der Auftragsbestätigung
  • Erstellung und Bereitstellung der entsprechenden (Material-) Lieferscheine
• Projektanfragen-Anlagenbau
  • Telefonisch eingehende Anfragen aufnehmen, entsprechendes Ticket erstellen und an Verkauf (B2B / B2C) weiterleiten
• Planung – Anlagenbau
  • Teilnahme am „KickOff-Meeting“ zur Besprechung neuer Projekte
  • Teilnahme an „Projektsitzung“ zur Besprechung von Themen bei aktuell laufenden Projekten
  • Systemseitige Erstellung neuer Projekte, sowie Erstellung der jeweiligen Arbeitsaufträge und Abgleich dieser mit den jeweiligen Kundenangeboten
  • Schriftliche Abstimmung und Kommunikation mit allen Projektbeteiligten
  • Erstellung und Versand von Auftragsbestätigungen an Kunden
  • Erstellung und Versand von Werkverträgen sowie Archivierung relevanter Dokumente und Bestellungen im ERP-System
  • Vorbereitung der Projektmappen inkl. Massenliste und Systembeschreibung für die Obermonteure
• Abwicklung – Anlagenbau
  • Abstimmung und Vereinbarung von Ausführungsterminen mit allen Projektbeteiligten (B2B/B2C) nach interner Klärung inklusive Terminverlegung und/oder Absage falls erforderlich
  • Telefonische oder schriftliche Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen aller Projektbeteiligten zu Projektthemen (B2B/B2C)
  • Erstellung und Archivierung von Aktennotizen
  • Prüfung und Abgleich der Arbeitsaufträge auf sachliche Richtigkeit und korrekte Materialbuchungen, sowie Aufnahme/Bearbeitung von Mehrungen und Änderungen und Erstellung der Aufmaße je Auftrag
  • Erstellung und Druck von Anlagenlabels und Bedienungsanleitungen für Kunden
  • Überprüfung der Warenbewegungen im Projekt
• Dokumentation Anlagenbau
  • Zusammenstellung von Dokumentensätzen
  • Ergänzung der jeweiligen Pläne
  • Erstellung von Anlagenprüfbüchern und der jeweiligen Dokumentationsordner sowie Pflege der Anlagenstammdaten/Formulare
• Qualitätssicherung – Anlagenbau
  • Nachfrage bei Kunden zur Zufriedenheit mit der Abwicklung und Weitergabe der Rückmeldung an die jeweiligen Montageteams
• Sonstige Aufgaben
  • Unterstützung in Form von Zuarbeiten für Leiter Anlagenbau sowie der Teamleiter
  • Erstellung und Versand des KOS KLIMA – Kunden-Newsletters (Content erstellen, Bildmaterial anfertigen, Versand)
  • Annahme und Verteilung eingehender Anrufe über die Telefonzentrale
  • Annahme Paketservice und Lieferanten
  • Begrüßung und Versorgung Besucher

Womit Sie uns begeistern können

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekauffrau/-mann) mit umfangreicher Berufserfahrung (mind. 3-5 Jahre) im oben genannten Aufgabengebiet.
• Sie haben eine technische Affinität und Know-how in der Abwicklung von Projekten.
• Sie haben umfangreiche Erfahrung im Bereich der Projektassistenz in kleinen und mittelständischen Unternehmen.
• Sie gestalten Ihr Arbeitsumfeld aktiv mit und bringen hierfür Ihre Ideen und Vorschläge zur Verbesserung ein.
• Sie haben Kenntnisse in der Anwendung der gängigen MS Office Produkte (Word, Excel, Outlook).
• Sie gewinnen durch Kompetenz und Kundenorientierung das Vertrauen und den Respekt der Kunden (Kunden, Mitarbeiter, Kollegen).
• Sie können Sachverhalte einfach und verständlich erklären und geben Ihr Wissen adressatengerecht weiter.
• Sie beraten bedarfsorientiert und sind dabei authentisch, nutzen Ihre Erfahrung um Serviceleistungen am Kunden zu verbessern.
• Sie sind auch unter Belastung zuverlässig, verbindlich und freundlich, stehen zu Ihrem Wort und handeln stets im Sinne des Unternehmens.
• Sie übernehmen Verantwortung für übertragene Aufgaben, treffen eigene Entscheidungen im Rahmen Ihrer Vollmachten.
• Sie sind offen für Veränderungen, stellen sich auf neue Situationen schnell ein und verfolgen auch neue Aufgaben mit Energie, Elan und stets zielorientiert.
• Sie gehen strukturiert und methodisch vor, behalten auch bei steigender Komplexität den Überblick.
• Sie erkennen das Wesentliche sowie Zusammenhänge schnell und erarbeiten entsprechende Ergebnisse.
• Sie können mit Stress umgehen, sind belastbar und arbeiten auch in schwierigen Situationen ruhig und zuverlässig.