Executive Assistant & Office Manager (m/w/d)

Bei EP Equipment geht es nicht nur darum, elektrische Hubwagen und Gabelstapler zu bauen – wir revolutionieren eine ganze Branche!
Unser Start-up-Spirit, kombiniert mit der Stärke eines globalen Unternehmens, ermöglicht es uns, durch ein leistungsstarkes Partnernetzwerk weltweit außergewöhnliche Lösungen zu liefern. Innovation ist bei uns kein Buzzword, sondern Teil unseres täglichen Handelns. Agiles Arbeiten ist für uns keine Modeerscheinung – es ist fest in unserer DNA verankert.

Um unsere internen Abläufe zu stärken, unsere Kunden optimal zu betreuen und so zum Erfolg unseres Unternehmens beizutragen, suchen wir DICH als

Executive Assistant & Office Manager (m/w/d)
in Vollzeit (40 Stunden) oder Teilzeit für unser Headoffice in Köln, Mühlheim.

Deine Aufgaben als Executive Assistant & Office Manager (m/w/d):

Als Executive Assistant & Office Manager (m/w/d) nimmst du eine zentrale Rolle in unserer europäischen Organisation ein. Du unterstützt den Leiter unserer europäischen Business Unit nicht nur im alltäglichen Geschäft aber als elementarer Bestandteil unserer Organisation:

• Unterstützung der Geschäftsleitung: Organisation und Priorisierung von Terminen, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Koordination mit Führungskräften und Vertriebsteams.
• Office Management: Verantwortung für die Organisation und Koordination der Büroabläufe, Verwaltung von Arbeitsplätzen und Material sowie Sicherstellung eines strukturierten Büroalltags.
• Event- und Veranstaltungsmanagement: Unterstützung des Marketingteams bei der lokalen Planung von Events und Veranstaltungen.
• Reisemanagement: Koordination der Reiseplanung für unsere Gäste und die Planung und Umsetzung von Teamevents.
• HR-Unterstützung: Unterstützung bei administrativen HR-Prozessen wie Onboarding, Organisation von Schulungen und allgemeinen Personalthemen.
• Koordination: Enge Zusammenarbeit mit internen Teams wie Vertrieb, HR, Logistik und Finanzen, um eine effiziente Abwicklung von Aufgaben sicherzustellen.
• Projektunterstützung: Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Projekten zur Optimierung interner Abläufe.

Warum wir dich suchen und wie du beiträgst

Als Executive Assistant & Office Manager (m/w/d) bist du eine Schlüsselperson in unserem Unternehmen. Du unterstützt die Leitung Europa, stellst sicher, dass Prozesse effizient ablaufen, und sorgst dafür, dass unsere Kunden, Partner und Mitarbeitenden den bestmöglichen Service erhalten.

Deine strukturierte, proaktive und serviceorientierte Arbeitsweise trägt direkt zum Erfolg von EP Equipment bei – denn du bist die Verbindung zwischen der Geschäftsführung, dem Team und unseren externen Partnern.

Requirements

Dein Profil – Das bringst du mit:

Wir suchen eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit, die unsere Prozesse bereichert und unser Team optimal unterstützt:

• Erfahrung: Du hast bereits als Executive Assistant, Office Manager oder in einer ähnlichen Position gearbeitet.
• Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, bist detailorientiert und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick.
• Technisches Know-how: Vertrautheit mit MS Office
• Kommunikationsstärke: Du bist ein Kommunikationstalent mit einer klaren Kunden- und Teamorientierung.
• Reise- und Eventmanagement: Du bringst Erfahrung in der Organisation von Reisen, Buchungen und Veranstaltungsmanagement mit.
• Sprachkenntnisse: Fließende Deutschkenntnisse und konversationssicheres Englisch in Wort und Schrift sind ein Muss; weitere Sprachen sind ein Plus.

Benefits

• Dynamisches Arbeitsumfeld: Arbeite in einem innovativen Unternehmen mit internationalem Team und abwechslungsreichen Aufgaben.
• Top-Onboarding: Vom ersten Tag an wirst du optimal eingearbeitet, damit du dich wohlfühlst und erfolgreich durchstarten kannst.
• Verantwortung: Übernimm eigenständig deinen Bereich und trage aktiv zu unseren Erfolgen bei.
• Moderne Arbeitsplätze: In unserer neuen Zentrale in den Seiler Höfen, Köln-Mülheim arbeitest du in einem modernen Umfeld mit neuester Technologie.
• Exklusive Mitarbeitervorteile: Profitiere von attraktiven Rabatten über Corporate-Benefits.de – von Mode über Technik bis hin zu Reisen.
• Zukunftssicherheit: Mit unserer betrieblichen Altersvorsorge (bAV) durch DYNO planst du entspannt deine Zukunft.
• Steuerhilfe: Mit Taxfix machst du deine Steuererklärung einfach und günstig – dank unserer Partnerschaft.

Bereit, die Zukunft der Logistik mitzugestalten?

Dann bewirb dich jetzt mit deinem englischen Lebenslauf. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

P.S: Den klassichen Obstkorb findest du bei uns zwar nicht, dafür top Kaffee, der sogar von unseren italienischen Kollegen für gut befunden wurde