Executive Assistant

Executive Assistant Director Finance (w/m/d)

für eine international tätige Unternehmensgruppe

#frankfurtjobs #vollzeit #executiveassistant #personalassistant #familienunternehmen #familyoffice #international #finance #stellefrei #wearehiring

ABOUT

Unser Kunde ist eine international tätige Unternehmensgruppe mit insgesamt rund 8.000 Mitarbeitenden. Als traditionsreiches Familienunternehmen mit einem diversifizierten Portfolio an namhaften Unternehmensbeteiligungen verbindet unser Kunde Werte wie Beständigkeit und Verlässlichkeit mit moderner Führungskultur, Dynamik und Innovationsgeist.

Im Zuge des weiteren Aufbaus der Holding-Struktur wird für das Frankfurter Office zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene, engagierte und zuverlässige Assistenz (m/w/d) gesucht, die die Executive Director Finance in allen administrativen und organisatorischen Belangen professionell unterstützt und als verlässliche SchnittstellenmanagerIn (w/m/d) fungiert.

BENEFITS

• Mitgestaltung im Aufbau der Konzernobergesellschaft eines renommierten Familienunternehmens
• Kurze Entscheidungswege und ein dynamisches Arbeitsumfeld
• Spannende Balance zwischen Konzernstruktur und Start-up-Mentalität im Aufbau
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Attraktive Benefits wie z. B. Deutschlandticket und betriebliche Altersvorsorge

AUFGABEN

• Strategische und operative Unterstützung
• Vorausschauende Organisation des Arbeitsalltags der Executive Director Finance
• Termin- und Aufgabenplanung sowie durchdachte Priorisierung von Anfragen, E-Mail-Bearbeitung und Stakeholder Management
• Enge Zusammenarbeit und Schnittstellenmanagement mit dem Finance Team (rund 10 KollegInnen), den KollegInnen des Family Office und den Geschäftsbereichen sowie externen Dienstleistern (Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Banken)

• Meetings & Reisen
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollführung und Follow-up
• Reiseplanung und -abrechnung

• Kommunikation & Dokumentenmanagement
• Erstellung und Bearbeitung von Unterlagen, Präsentationen und Reports
• Souveräne Korrespondenz in Deutsch und Englisch (u. a. über Outlook und MS Teams)
• Strukturierte Verwaltung und Ablage vertraulicher Informationen

• Prozesssteuerung & Schnittstellenfunktion
• Enge Abstimmung mit anderen Assistenzen der Unternehmensgruppe
• Steuerung externer Dienstleister und Partner
• Budgetübersicht für definierte Bereiche

• Sparringspartner & Prozessoptimierung
• "Manage-the-Manager": Übernahme von Verantwortung und Fristen-Tracking
• Kontinuierliche Optimierung von Abläufen und Prozessen

PROFIL

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz auf Executive-Level, idealerweise im internationalen Finance-Umfeld aus einem Family Office, einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft o. ä.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook und PowerPoint
• Muttersprachliches Deutschniveau und verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift
• Gutes Verständnis wirtschaftlicher und finanzieller Zusammenhänge sowie Begrifflichkeiten wie Abschlüsse, Bilanzen, Geschäftsberichte etc.

Persönlichkeit & Arbeitsstil

• Verantwortungsbewusst & eigenständig – Sie arbeiten zielgerichtet, mit einem sicheren Gespür für Prioritäten und behalten dabei stets das große Ganze im Blick.
• Verlässlich & diskret – Der vertrauliche Umgang mit sensiblen Informationen ist für Sie selbstverständlich. Sie treten souverän auf und wahren in jeder Situation den nötigen Überblick.
• Kommunikativ & teamorientiert – Sie verstehen es, mit unterschiedlichsten Ansprechpartnern auf Augenhöhe zu kommunizieren und bringen sich aktiv in die Zusammenarbeit mit internen und externen Schnittstellen ein.
• Strukturiert & vorausdenkend – Sie agieren mit einem klaren Plan, organisieren komplexe Abläufe effizient und denken stets einen Schritt voraus.
• Initiativ & lösungsorientiert – Sie lassen sich nicht so schnell aus der Ruhe bringen, verfolgen Ihre Ziele mit Beharrlichkeit und treiben Aufgaben konsequent voran.
• Anpassungsfähig & neugierig – Veränderungen begegnen Sie mit Offenheit. Sie haben Freude daran, neue Wege zu gehen und gestalten Wandel aktiv mit.
• Flexibel & belastbar – Auch in dynamischen Phasen bleiben Sie fokussiert und behalten Prioritäten im Blick.
• Repräsentativ & professionell – Ein gepflegtes Auftreten und ein sicheres Gespür für angemessene Kommunikation runden Ihr Profil ab.

GUT ZU WISSEN

Es handelt sich um die Beteiligungsgesellschaft eines renommierten Family Offices und den Support einer klar strukturierten, offenen und erfahrenen Führungskraft mit vielfältigem Verantwortungsbereich. Die Position ist als persönliche Assistenz der Director Finance angelegt, mit dem Ziel auf Basis fundierter Assistenzerfahrung spürbar zu entlasten, Prozesse zu strukturieren und den Arbeitsalltag effizient mitzugestalten. Gesucht wird eine Persönlichkeit, die gerne mitdenkt, Verantwortung übernimmt und mit organisatorischem Geschick sowie diplomatischem Auftreten einen echten Unterschied macht – in einem professionellen, anspruchsvollen und vertrauensvollen Umfeld.

Wenn Sie eine verantwortungsvolle Rolle suchen, idealerweise bereits Erfahrung aus dem Finance-Umfeld mitbringen und gerne als SchnittstellenmanagerIn agieren, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.