Empfangsmitarbeiter*in für den Konferenzbereich (m/w/d)

Empfangsmitarbeiter*in für den Konferenzbereich (m/w/d)

Die Qualität unserer Arbeit ist unsere wertvollste Referenz.

Wir sind fest davon überzeugt, dass wir in unserer Branche durch Andersartigkeit begeistern – die Berufsglückfinder sind seit 2012 darauf spezialisiert, die richtigen Menschen mit den richtigen Kanzleien und Unternehmen in ganz Deutschland zu verbinden.

Dafür brennen wir und unser Erfolg gibt uns Bestätigung.

Wir gehen mit den Menschen Schritt für Schritt den Weg in ein neues Berufsglück.

Wir sind Stefanie, Franziska und Samia und wir sind mit unserer „Unit Kanzleien“ eingebettet in die große Orizon-Familie.

Insights: Deine Chance in der Welt der Anwaltskanzleien.

In der Personalvermittlung suchen wir für eine Wirtschaftskanzlei in Frankfurt einen freundlichen, aufgeschlossenen und serviceorientierten Menschen für den Empfang.

Eine engagierte Person mit dem "Gastgeber-Gen", die sich leidenschaftlich um den Empfangsbereich kümmert und für eine herzliche Atmosphäre sorgt.

Du freust Dich darauf, den Empfang mit Begeisterung zu füllen und arbeitest gerne mit Menschen zusammen?

Dann suchen wir Dich!

Deine Aufgaben am Empfang im Konferenz- und Veranstaltungsbereich:

• Vorbereitung: Du erstellst und verteilst die Teilnehmerlisten und Namensschilder und bereitest Konferenzmaterialien vor und richtest den Empfangsbereich entsprechend ein.
• Begrüßung und Check-in: Du begrüßt freundlich die zu empfangenden Gäste, registrierst sie und weist den Weg zur entsprechenden Konferenz.
• Information und Unterstützung: Du beantwortest Fragen zur Konferenz, zur Kanzlei selbst und bist bei technischen und organisatorischen Anliegen die erste Ansprechpartnerin.
• Koordination und Kommunikation: Du sprichst und arbeitest mit dem Veranstaltungsteam eng zusammen und kommunizierst eventuelle Änderungen im Konferenzablauf.
• Problemlösung und Sicherheit: Du bist für das Beschwerdenmanagement verantwortlich und überwachst die Sicherheitsrichtlinien und Zutrittskontrollen.
• Nachbereitung: Du sammelst nach jeder Konferenz oder Veranstaltung das Feedback der Teilnehmer*innen ein, dokumentierst dieses und unterstützt beim Abbau der Konferenz.

Resume:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Empfangs-, Verwaltungsbereich oder Hotellerie, idealerweise in einer Kanzlei oder einem ähnlichen professionellen Umfeld.
• Zusätzliche Schulungen oder Zertifikate in Eventmanagement oder Büroorganisation sind von Vorteil.
• Erfahrung in der Organisation und Durchführung von Konferenzen und Events.
• Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit zur effizienten Verwaltung von Terminen, Teilnehmerlisten und Konferenzmaterialien.
• Erfahrung im Umgang mit Konferenztechnik und Präsentationssoftware.
• Freundlichkeit und Professionalität: Höfliches und professionelles Auftreten gegenüber Mandanten und Konferenzteilnehmern.
• Fähigkeit, schnell auf unerwartete Situationen zu reagieren und Probleme effizient zu lösen.
• Genauigkeit bei der Verwaltung von Dokumenten und Terminen sowie bei der Durchführung von Check-ins und der Bearbeitung von Anfragen.
• Professioneller Empfang und Registrierung von Mandanten und Konferenzteilnehmern.
• Beantwortung von Fragen, Bereitstellung von Informationen und Unterstützung bei technischen und organisatorischen Anliegen.
• Zusammenarbeit mit dem internen Team und externen Dienstleistern zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs von Konferenzen und Veranstaltungen.
• Überwachung der Sicherheitsrichtlinien und Zutrittskontrollen, um die Sicherheit aller Beteiligten zu gewährleisten.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Prioritäten zu setzen.
• Verständnis für die Bedürfnisse und Erwartungen einer vielfältigen Klientel und internationaler Teilnehmer.

Dein Berufsglück und Transparenz in alle Richtungen, gehören zu unseren höchsten Werten.

Dein persönliches Berufsglück – ist unser Glück. Du lehnst Dich zurück – wir führen Dich auf dem Weg ins neue Berufsglück.

Was bedeutet das für Dich? Wir organisieren Vorstellungsgespräche für Dich. Nennen die Rahmenbedingungen. Verhandeln für Dich mit und stehen immer mit Rat und Tat zur Seite.

Kandidatenempfehlungen werden gezielt ausgesprochen und immer besprochen. Wir nehmen Dich jedes Mal mit auf die Reise.

Unsere Partner in den Kanzleien und Unternehmen natürlich auch und dies immer wieder gerne und in einem vertrauensvollen Miteinander.

Wir geben Einblicke in die Daten, die wir aus unserem gemeinsamen Interview erfahren haben.

Du kannst zu jeder Zeit Deine Wünsche der Veränderung äußern. Wir nehmen den Schutz Deiner personenbezogenen Daten ernst: www.orizon.de/de/datenschutz