Front Office Agent / Rezeptionist Administration (m/w/d) Training Akademie

Arbeitgeber: Vertex Professional Services GmbH

Einsatzort: 63526 Erlensee

Rezeptionist & Training Administration (m/w/d)

Anstellung ab 01.02.2025 bis 31.03.2026 befristet in Vollzeit (40 Std./Wo.)

Standort: Erlensee bei Hanau

Vertex Professional Services (VPS) ist ein Unternehmen mit mehr als 90 Jahren Erfahrung in der Bereitstellung von Lerndienstleistungen, das jährlich mehr als eine Million Nutzer in über 146 Ländern und 34 Sprachen unterstützt. VPS verfügt über umfassende Erfahrung in Entwicklung und Management von Lernlösungen in verschiedenen Branchen.

In dieser vielseitigen Position als Rezeptionist/Trainingsadministrator (m/w/d) sind Sie das Willkommensgesicht in einer modernen und hellen Automobil-Akademie. Sie sind Teil eines engagierten kleinen, lokalen Teams, welches in internationalem Umfeld agiert und vielseitige administrative Tätigkeiten mit Freude ausführt.

Aufgaben

1. Empfang von Besuchern, Entgegennahme von Telefonanrufen, Warenannahme
2. Ausgabe und Entgegennahme von Fahrzeugpapieren und Schlüsseln für Fahrzeuge
3. Grundordnung in der Welcome Area, in Trainingsräumen und im Materiallager gewährleisten
4. Verwaltung, Bestellung und Ausgabe von Trainings- und Büromaterialien
5. Pflege der trainingsbezogenen Datenbanken, LMS, ServiceNow, JIRA, Excel Tools usw. (User, Dealer, Kurse, Trainer, Räume usw.) und der Ablage (Schriftstücke in Papierform)
6. Erstellung von Berichten (aus LMS, BO, Excel) und anderen Quellen
7. Beantwortung von Kunden- und Händleranfragen, inkl. 1st-Level-Support für das LMS
8. Management der Online-Kurse, Klassenraumtrainings und Ausbildungsreihen inkl. Telefon- und Mailingaktionen (Auffüllen v. Kursen)
9. Unterstützung der Trainer und der Trainingskoordination bei administrativen Aufgaben
10. Erledigung von Schriftverkehr (E-Mail, Serienbriefe, Anschreiben etc.)
11. Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen
12. Andere allgemeine Administrationstätigkeiten bei Bedarf

Profil

1. Kaufmännische Ausbildungen wie Industriekaufmann (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Hotelfachmann (m/w/d) oder Hotelkaufmann (m/w/d).
2. Hohes Maß an Kundenorientierung und ausgeprägte Sozialkompetenz
3. Freundliches, sicheres und gepflegtes Auftreten
4. Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten
5. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie sichere MS-Office-Kenntnisse erforderlich
6. Organisationsfähigkeit, Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit
7. Hohe Flexibilität (wechselnde Dienstpläne zwischen 7:30 Uhr bis 18:00 Uhr, montags bis freitags)

Wir bieten: