Werkstudent Office Management (w/m/d)

Einleitung

Als Werkstudent*in bist du Teil des Office Management Teams. Das Office Management Team spielt eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung des oberen Managements und unseres internationalen Teams, gewährleistet den reibungslosen Betrieb deines lokalen Büros und koordiniert mit den Unternehmensfunktionen. Wir sorgen für optimale organisatorische Effizienz, erleichtern die klare Kommunikation und halten die Sicherheitsstandards in der Büroumgebung aufrecht. Wir übernehmen auch administrative Aufgaben und tragen zur Verbesserung der Unternehmensverfahren und des täglichen Betriebs bei. Die Studierenden bekommen eine Chance, wertvolle Praxiserfahrung im Bereich der digitalen Arbeitsorganisation und -optimierung zu sammeln, indem sie aktiv an der Gestaltung und kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse mitwirken. Remote heißt für dich: Du hast die Möglichkeit, deutschlandweit mobil zu arbeiten. Maximal einmal monatlich triffst du deine Kolleg*innen zusätzlich vor Ort im Büro.

EnBW Energie Baden-Württemberg AG
Energie & Umwelt

Werkstudent Office Management (w/m/d)

Werkstudententätigkeit, Management & Beratung

Unser Angebot

Spannende und anspruchsvolle Aufgaben eröffnen vielfältige Perspektiven zur persönlichen Entwicklung. Kollegiale Zusammenarbeit im Team und moderne Arbeitsplätze zeichnen uns aus. Vielfältige Events bieten Austausch- und Netzwerkoptionen für unsere Studierenden im Rahmen des Studi-Energy-Programms. Flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen die Vereinbarkeit von Job und Studium. Attraktive Vergütungen eröffnen Möglichkeiten: 1.936,- EUR mtl. brutto bei allen Praktika und Abschlussarbeiten und ab 16,- EUR je Stunde brutto bei Werkstudierendentätigkeiten im Bachelorstudium bzw. ab 18,- EUR brutto im Masterstudium.

Vielfältige Aufgaben

1. Strukturierung von Eingangskanälen: Du unterstützt bei der Schaffung klarer und effizienter Strukturen für den digitalen Informationsfluss. Aktuelle Kommunikation läuft über E-Mail-Postfach; Ziel ist die Einführung eines Ticketing-Systems und die Automatisierung von Workflows.
2. Aufbau und Pflege einer SharePoint Office Management Seite: Beim Erstellen und regelmäßigen Aktualisieren der internen SharePoint-Seite wirkst du aktiv mit. Der Aufbau eines Self-Service für Mitarbeiter und Führungskräfte der Trading sowie die Verlinkung mit dem Trading-Portal gehören zu deinen Aufgaben.
3. Veröffentlichung von Beiträgen auf Viva Engage: Du unterstützt bei der Erstellung und Veröffentlichung von Beiträgen auf der internen Kommunikationsplattform.
4. Aufbereitung und Dokumentation von Vorgängen in OneNote und Automatisierung von Workflows: Du unterstützt bei der klaren und übersichtlichen Dokumentation von Prozessen und Informationen in OneNote. Im operativen Geschäft stehst du unterstützend zur Seite, z.B. bei der Vorbereitung von Gremienterminen (z.B. Trading Commercial Committee), der Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen (z.B. Trading Monthly), sowie der Erstellung und Verwaltung von unternehmensinternen Dokumenten (z.B. Delegation Agreements, Power of Attorney) und deren Einsteuerung zum Unterschriftenlauf über Adobe Sign. Du hilfst bei der Implementierung des Dokumentenmanagementsystems Ledox 365, einschließlich Vorbereitung für die Dokumentenmigration, Fehlerbehebung und Optimierungen, der Durchführung von Crash-Kursen und Ansprechpartner für Nutzer.
5. Datenpflege: Du pflegst die Daten für Equipment und Ausstattung (Savvy). Die Durchführung von Soll-/Ist-Abgleiche mit Programmen wie Excel und SAP gehört ebenfalls zu deinem Tätigkeitsbereich. Auch bei der Bereinigung von Daten (z.B. Kostenstellen, Pflege E-Mail-Verteiler) bist du aktiv tätig.
6. Organisatorische Themen: Du bearbeitest Bestellungen (Bücher, Büromaterial). Du unterstützt bei der Erstellung von Sitzplänen. Du bereitest, planst und führst Veranstaltungen der Geschäftseinheit Trading durch (z.B. Sommerfest, Weihnachtsaktion, Workshops und Veranstaltungen). Du übernimmst die Terminkoordination.

Überzeugendes Profil

Wir suchen eine engagierte Person, die Interesse an der Gestaltung und Optimierung von Prozessen hat und von den Möglichkeiten der Digitalisierung begeistert ist. Passende Studiengänge sind Geisteswissenschaften, Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik oder ein verwandtes Fachgebiet. Die Stelle ist auch für Studienanfänger geeignet, erforderliche Einarbeitung ist im Team sichergestellt. Die Kenntnisse im Umgang mit dem Einsatz von MS-Office Tools (PowerPoint, Excel, Word, Forms), SharePoint, Power Automate, Pflege von SharePoint-Listen sind wünschenswert. Notwendige Voraussetzungen sind gute englische Sprachkenntnisse und eine längerfristige Zusammenarbeit. Du bist immatrikulierte Studentin im Bereich Geisteswissenschaften, Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik oder in einem ähnlichen Studiengang. Du besitzt gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office Tools (PowerPoint, Excel, Word, Forms). Erfahrungen mit SharePoint, Power Automate, Pflege von SharePoint-Listen sind wünschenswert. Du besitzt gute englische Sprachkenntnisse. Du bist bereit, das Team langfristig zu unterstützen.