Assistenz (m / w / d) der Geschäftsführung

In Ihrer Rolle als „Assistenz der Geschäftsführung (m / w / d)“ im Team Corporate Office, Bereich Corporate & Shareholders Offices, unterstützen und entlasten Sie als erfahrene Assistenz gemeinsam mit Ihren Kolleginnen und Kollegen die Geschäftsführung der Heraeus Holding zuverlässig und verantwortungsbewusst. Durch das proaktive Management aller anfallenden administrativen und organisatorischen Aufgaben stellen Sie den effizienten Tagesablauf der Mitglieder der Geschäftsführung sicher. Das setzt, bei Bedarf, eine enge Abstimmung mit den Geschäftsführern, den Kolleginnen und Kollegen aus dem Bereich Corporate & Shareholders Offices, Ansprechpartnern aus allen sonstigen Einheiten der Heraeus-Gruppe oder externen Kontakten voraus. Ihre Fähigkeiten, richtige Prioritäten zu setzen, Entscheidungen zu treffen und komplexe Terminanfragen eigenverantwortlich zu erledigen sind dabei sehr ausgeprägt.

Zusätzlich übernehmen Sie das herausfordernde Reisemanagement der Geschäftsführung. Insbesondere für die Reisen zu unseren ausländischen Standorten beinhaltet dies die Planung der Reiseroute, die Koordination der Logistik, die Abstimmung und Vorbereitung der Meetings mit den Kolleginnen und Kollegen vor Ort, Vorbereitung und Bereitstellung der Unterlagen sowie die Reisekostenabrechnung.

Ein besonderes Thema kann ebenfalls Teil Ihrer Aufgaben sein: Die Verantwortung für den Corporate Calendar. Der Corporate Calendar spiegelt die Corporate Governance Meeting Structure wider, d.h. alle für den Konzern relevanten Meetings befinden sich in diesem Kalender. Sie übernehmen die jährliche Planung und Terminierung dieser Meetings (inkl. der Gremientermine) mit jeweils unterschiedlichem Teilnehmerkreis, Turnus und Dauer (ca. Meetings). Überdies achten Sie darauf, dass Änderungen zu den vorgenannten Details immer parallel auch im Corporate Calendar umgesetzt werden.

Selbstredend zählen auch die Bearbeitung und Erstellung der deutschen und englischen Korrespondenz in stellvertretender Funktion für die Geschäftsführung zu Ihren Aufgaben. Sie kooperieren mit anderen Schnittstellen im Konzern (national und international) und repräsentieren das Unternehmen im Kontakt mit externen Ansprechpartnern.

Zudem kann es sein, dass Sie den Vorsitzenden des Aufsichtsrats, den Vorsitzenden des Gesellschafterausschuss, den Geschäftsführer von Investmentgesellschaften der Gesellschafter oder ähnliche Personen als Assistent unterstützen und entlasten. Die Betreuung des Fleet-Management auf Seiten BMD kann ebenfalls zu Ihren Aufgaben gehören.

Aufgrund der geschilderten Tätigkeiten sind Sie im engen Austausch mit den genannten Geschäftsführern und Vorsitzenden. Auch die Übernahme von Sonderthemen, wie beispielsweise die Koordination und Vorbereitung des International Finance Calls oder adhoc-Projekte, können zu Ihren Aufgaben gehören.

Das bringen Sie mit :

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen durch einschlägige Berufserfahrung
• Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position im internationalen Umfeld
• Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten, um in einem dynamischen Umfeld mit heterogenen Stakeholdern und Schnittstellen schriftlich und mündlich sicher und effektiv zu kommunizieren. Zudem verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift
• Routinierter Umgang mit den aktuellen MS-Office-Anwendungen, IT-Affinität; SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Schnelle Auffassungsgabe, Strukturiertheit, Blick für das große Ganze, Problemlösungskompetenz, Eigeninitiative, Empathie und Hands-on-Mentalität
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, Flexibilität, Organisationsvermögen und Motivation
• Souveränes Auftreten sowie proaktives und umsichtiges Agieren gepaart mit einem hohen Maß an Diskretion und Loyalität
• Bereitschaft zur Arbeit in Randzeiten, sofern in Ausnahmen erforderlich. Flexibilität bezogen auf Präsenztage in Hanau

Worauf Sie sich bei Heraeus freuen können :

• Attraktive Vergütung – starkes Grundgehalt nach Chemie-Tarifvertrag, jährliche Einmalzahlungen (Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Zukunftsbetrag), Altersfreizeiten sowie Erweiterung der gesetzlichen Pflegeversicherung um eine Pflegezusatzversicherung
• Finanzielle Zusatzleistungen - Förderung der privaten Altersversorgung, Lebensphasenkonto für bezahlte Freistellungen (z.B. Sabbatical, früherer Eintritt in den Ruhestand), Bezuschussung ÖPNV, Rabatte in vielen (Online-)Shops
• Geregelte Arbeitszeiten - 37,5 Wochenstunden (bei Vollzeit), Freizeitausgleich für Überstunden, Altersfreizeiten, 30 Tage Jahresurlaub, Sonderurlaub für besondere Anlässe
• Gesundheit & Wohlbefinden - betriebsärztlicher Dienst mit umfassenden Vorsorgeuntersuchungen, Sportangebote, Sozialberatung und hauseigene Mitarbeiterkantine mit täglich frisch zubereiteten Speisen